Zasady etyczne Ekspertów Narodowego Centrum Nauki

§ 1. Pojęcia

Objaśnienie pojęć:

1. Centrum – Narodowe Centrum Nauki (NCN).
2. Dyrektor – dyrektor Centrum.
3. Ekspert – członek Zespołu Ekspertów, o którym mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy lub ekspert zewnętrzny niebędący członkiem Zespołu Ekspertów, o którym mowa w art. 22 ust. 2 Ustawy lub ekspert, o którym mowa w art. 22 ust. 3 Ustawy lub ekspert będący członkiem Zespołu Kontrolującego, o którym mowa w art. 34 ust. 3 pkt 2 Ustawy.
4. Kierownik – kierownik finansowanego przez Centrum projektu badawczego, osoba, której przyznano finansowany przez Centrum staż po uzyskaniu stopnia naukowego doktora, osoba, której przyznano finansowane przez Centrum stypendium doktorskie, osoba realizująca finansowane przez Centrum działanie naukowe.
5. Kierownik wskazany we Wniosku – kierownik wnioskowanego do finansowania projektu badawczego, kandydat na staż, kandydat na stypendium doktorskie, osoba przewidziana do realizacji wnioskowanego do finansowania działania naukowego.
6. Konkursy NCN – konkursy ogłaszane i przeprowadzane przez Centrum.
7. Kontroler kierujący kontrolą – pracownik Centrum będący członkiem Zespołu Kontrolującego, m.in. odpowiadający za organizację pracy tego Zespołu.
8. Koordynator Dyscyplin – pracownik Centrum, odpowiadający za organizację prac Zespołów Ekspertów i przeprowadzanie konkursów na realizację projektów badawczych w jednej dyscyplinie naukowej lub w grupie kilku dyscyplin naukowych, w tym w szczególności za zapewnienie ich właściwego, bezstronnego i rzetelnego przebiegu.
9. Ocena – indywidualna opinia sporządzana przez Eksperta, na podstawie Regulaminu wykonywania przez Ekspertów czynności zleconych przez Centrum, której przedmiotem jest ocena:
   
   1. Wniosków złożonych w konkursach organizowanych przez Centrum lub
   2. merytoryczna związana z rozliczeniem grantów lub
   3. związana z realizacją innych zadań Centrum, w szczególności wynikających z art. 35a Ustawy.
10. Przedstawiciel Centrum – pracownik Centrum wysyłający Zaproszenie do Eksperta i wskazany do kontaktu i koordynacji wykonania zleconych Ekspertowi czynności w zakresie konkretnego Zaproszenia, którym jest Koordynator dyscyplin lub Kontroler kierujący kontrolą lub inny pracownik właściwy do wykonania ww. czynności.
11. Raport – raport końcowy projektu badawczego, stażu po uzyskaniu stopnia naukowego doktora, stypendium doktorskiego, działania naukowego stanowiący podstawę rozliczenia finansowego i merytorycznego.
12. Wniosek – wniosek składany w Konkursach NCN.
13. Wnioskodawca – podmiot składający wniosek w konkursach Centrum zgodnie z zapisami art. 27 ust. 1 pkt 1-7 i 9 (z wyłączeniem osoby fizycznej) Ustawy.
14. Grant – środki finansowe przyznane przez Centrum w ramach stypendium doktorskiego, na realizację projektu badawczego, stażu po uzyskaniu stopnia naukowego doktora lub działania naukowego.
15. Wykonawca – inna osoba, nie będąca Kierownikiem, wskazana w Raporcie lub Wniosku jako wykonująca prace na rzecz realizacji projektu badawczego.
16. Zaproszenie – propozycja sporządzenia oceny wysłana do Eksperta drogą elektroniczną lub w formie pisemnej.
17. Zespół – należy przez to rozumieć powoływany przez Dyrektora Zespół Ekspertów do oceny wniosków składanych w Konkursach NCN lub do dokonywania ocen merytorycznych raportów końcowych związanych z rozliczeniem przyznanych środków finansowych lub Zespól Kontrolujący.
18. Ustawa – Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010r. o Narodowym Centrum Nauki (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 947).

§ 2. Zasady poufności

1. Wykonanie Oceny przez Eksperta odbywa się z zachowaniem zasady poufności i ochrony danych.
2. Mając na uwadze powyższe Ekspertom zabrania się:

1. przekazywania lub ujawniania jakichkolwiek dokumentów pozyskanych z Centrum w celu wykonania Oceny osobom trzecim;
2. ujawniania informacji pozyskanych z tych dokumentów osobom, które nie zostały oficjalnie wyznaczone do udziału w pracach Zespołu;
3. kontaktowania się z członkami Zespołu między posiedzeniami w celu dzielenia się informacjami lub opiniami o Wnioskach lub Raportach;
4. wykorzystywania informacji zawartych we Wniosku lub innych dokumentach pozyskanych w celu sporządzenia Oceny dla osobistej korzyści swojej lub osób trzecich;
5. bezpośredniego kontaktowania się z Wnioskodawcą, Kierownikiem wskazanym we Wniosku lub Kierownikiem w sprawach związanych ze sporządzaną oceną;
6. udzielania komukolwiek dostępu do systemu ZSUN/OSF;
7. ujawniania komukolwiek, kto nie został powołany do Zespołu, w jakikolwiek sposób informacji pozyskanych w trakcie prac Zespołu dotyczących przebiegu samego spotkania, dyskusji, oceny;
8. ujawniania informacji o końcowej ocenie Wniosku lub ocenie związanej z rozliczeniem grantu Wnioskodawcy, Kierownikowi wskazanemu we Wniosku, Kierownikowi lub innym osobom przed oficjalnym przekazaniem decyzji lub informacji w tej sprawie przez Centrum;
9. wykorzystywania przyznanego dostępu do systemu ZSUN/OSF w celach innych niż wykonanie czynności zleconych przez Centrum;
10. uczestniczenia w pracach Zespołu lub wykonania Oceny bez uprzedniego:

• potwierdzenia przez Eksperta zapoznania się z niniejszymi Zasadami Etycznymi oraz zobowiązania się przez Eksperta do ich przestrzegania,
• zobowiązania się przez Eksperta do niezwłocznego poinformowania Centrum o wszelkich okolicznościach mogących powodować konflikt interesów z Wnioskodawcą, Kierownikiem wskazanym we Wniosku lub Kierownikiem lub Wykonawcami lub mogących budzić wątpliwości co do bezstronności Eksperta.

3. W przypadku nieprzestrzegania przez Eksperta powyższych zasad Centrum dbając o rzetelność procesu peer review, w zależności od konkretnych okoliczności, może podjąć następujące sankcje w stosunku do Eksperta:

1. odwołać Eksperta z funkcji członka Zespołu;
2. zgłosić zdarzenie do Komisji ds. Rzetelności Badań Naukowych w Centrum, zgodnie z zapisami Kodeksu Narodowego Centrum Nauki dotyczącego rzetelności badań naukowych i starania o fundusze na badania.

4. Sankcje określone w ust. 3 mogą być stosowane łącznie.
5. Działania, o których mowa w ust. 3 , wszczyna się na wniosek Koordynatora Dyscyplin lub Kontrolera kierującego kontrolą, skierowany do Dyrektora.
6. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji:
   
   1. które są częścią domeny publicznej w momencie ujawnienia;
   2. które zostały uzyskane przez Eksperta, ze źródła innego niż Centrum, pod warunkiem, że Ekspert wszedł w posiadanie informacji w sposób zgodny z prawem i nie istnieje żadna przeszkoda prawna do ujawnienia tych informacji;
   3. w stosunku do której przepisy prawa powszechnie obowiązującego wymagają jej ujawnienia.

§ 3. Konflikt interesów

1. Eksperci powinni dążyć do unikania sytuacji, w której wcześniejsze relacje lub doświadczenia mogą świadomie lub nieświadomie uprzedzać osąd i utrudniać sporządzenie obiektywnej Oceny.
2. Za konflikt interesów uważa się sytuację, w której Ekspert nie może podjąć obiektywnej decyzji z powodu rzeczywistej lub postrzeganej za rzeczywistą stronniczości, która może wynikać z zależności indywidualnej lub instytucjonalnej Eksperta z Wnioskodawcą, Kierownikiem wskazanym we Wniosku lub Kierownikiem.
3. Konflikt interesów, o którym mowa w ust. 2. może wynikać w szczególności z następujących relacji:

1. stosunku małżeństwa, pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia włącznie;
2. pozostawania, w ostatnich trzech latach przed podjęciem Oceny, w stosunku prawnym, który może mieć wpływ na jego prawa i obowiązki;
3. współpracy naukowej, w tym wspólnego publikowania wyników badań, w ostatnich trzech latach przed podjęciem Oceny;
4. relacji osobistych;
5. posiadania odmiennych poglądów naukowych lub faktu bezpośredniego rywalizowania w danej dyscyplinie naukowej;
6. osiągnięcia osobistych lub instytucjonalnych korzyści lub strat finansowych, jak również możliwości ich osiągnięcia;
7. faktu zaangażowania w przygotowanie Wniosku;
8. faktu zaangażowania w realizację projektu badawczego, stypendium doktorskiego, działania naukowego lub stażu po otrzymaniu stopnia naukowego doktora;
9. innych ważnych przesłanek mogących ograniczać rzetelność i bezstronność oceny Eksperta.

4. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów Ekspert powinien niezwłocznie powiadomić Przedstawiciela Centrum.
5. Przedstawiciel Centrum może wyłączyć Eksperta z postępowania w sprawie sporządzenia Oceny w sytuacji zagrożenia konfliktem interesów.
6. Koordynator Dyscyplin może wyłączyć Eksperta z postępowania w sprawie sporządzenia Oceny w sytuacji uzasadnionego podejrzenia stronniczego działania.
7. Decyzja o całkowitym lub częściowym wyłączeniu Eksperta z prac Zespołu lub procesu oceny poszczególnych Wniosków, merytorycznej lub finansowej oceny związanej z rozliczeniem poszczególnych grantów podejmowana jest na podstawie analizy ogólnie dostępnych informacji oraz wewnętrznej dokumentacji Centrum.
8. W przypadku całkowitego wyłączenia Eksperta z prac Zespołu, Dyrektor, na wniosek Przedstawiciela Centrum, odwołuje Eksperta.

§ 4. Sporządzanie oceny

1. Ocena Wniosków oraz Ocena związana z rozliczeniem grantów odbywa się w drodze dyskusji w trakcie prac Zespołu lub jest sporządzana z wykorzystaniem systemu OSF lub w formie pisemnej.
2. W trakcie prac Zespołu Ekspert powinien:

1. wystrzegać się wygłaszania przemówień i stawiania pytań retorycznych;
2. zadawać zwięzłe pytania, a jego uwagi powinny być jednoznaczne i konstruktywne;
3. zachowywać się w sposób wyrażający szacunek i zrozumienie względem wszystkich osób biorących udział w pracach Zespołu.

3. Koordynator Dyscyplin lub Kontroler kierujący kontrolą w przypadku naruszenia przez Eksperta zapisów, o których mowa w ust. 2 lit. c ma prawo:

1. do upomnienia Eksperta;
2. poprosić Eksperta o opuszczenie posiedzenia Zespołu,
3. wnioskować, wraz z uzasadnieniem, do Dyrektora o upomnienie Eksperta w formie pisma upominającego lub odwołania Eksperta z funkcji członka Zespołu.

4. Środki, o których mowa w ust. 3 mogą być stosowane łącznie.
5. Oceny i komentarze Ekspertów wyrażone na piśmie są podstawową informacją przekazywaną Wnioskodawcy, Kierownikowi wskazanemu we Wniosku lub Kierownikowi dlatego powinny one być merytoryczne, rzetelne, konkretne, celowe, kierunkowe i neutralne.
6. Podczas przygotowania Oceny Ekspert powinien przestrzegać następujących wytycznych:

• Używać jasnych, analitycznych i jednoznacznych sformułowań;
• Formułować opinie i komentarze w formie zdań oznajmiających;
• Formułować opinie w sposób wyrażający szacunek wobec Wnioskodawcy, osoby wskazanej jako Kierownika we Wniosku lub Kierownika lub dziedziny nauki;
• Używać poprawnych językowo zdań, unikać sformułowań potocznych lub żargonu;
• Identyfikować mocne i słabe strony zaproponowanych we Wniosku lub będących w realizacji zadań badawczych;
• Unikać podkreślania niewystarczającej wiedzy Kierownika wskazanego we wniosku lub Kierownika na temat ocenianego obszaru badań;
• Unikać przedstawiania osobistych opinii związanych z formą lub stylem przygotowania Wniosku lub Raportu;
• Nie odnosić się do wieku, narodowości, płci lub jakichkolwiek aspektów życia prywatnego Kierownika wskazanego we Wniosku, Kierownika lub Wykonawców;
• Unikać opisywania części Wniosku lub Raportu lub powtarzania jego treści;
• Unikać odniesień do własnej działalności naukowej w taki sposób, że tożsamość Eksperta nie zostaje zachowana;
• Unikać wskazań co do obszaru swojej ekspertyzy naukowej.

7. Za ocenę rzetelności i bezstronności Oceny przygotowanych przez Ekspertów odpowiedzialny jest Koordynator dyscyplin lub Kontroler kierujący kontrolą, który w przypadku stwierdzenia sformułowań obraźliwych lub nierzetelnych przesyła Ekspertowi Ocenę do poprawy.

Oświadczenie

Ja, niżej podpisana/podpisany………………………………………..……………………………. oświadczam, że:

1. zapoznałam/zapoznałem się z Regulaminem wykonywania przez Ekspertów czynności zleconych przez Narodowe Centrum Nauki i zobowiązuję się do jego przestrzegania przy wykonywaniu zleconych mi przez Centrum czynności,
2. zapoznałam/zapoznałem się i rozumiem zasady określone w Zasadach Etycznych Ekspertów Narodowego Centrum Nauki, w szczególności zasady dotyczące obowiązku zachowania poufności i zobowiązuję się do przestrzegania tych zasad przy wykonywaniu zleconych mi przez Centrum czynności,
3. zobowiązuję się do niezwłocznego poinformowania Centrum o wystąpieniu okoliczności mogących powodować powstanie konfliktu interesów z Wnioskodawcą, Kierownikiem wskazanym we Wniosku lub Kierownikiem lub Wykonawcami w rozumieniu ww. Zasad Etycznych Ekspertów Narodowego Centrum Nauki lub okoliczności mogących budzić wątpliwości co do mojej bezstronności przy wykonywaniu zleconych mi przez Centrum czynności.