Polityka monitoringu wizyjnego na terenie obiektu należącego do Narodowego Centrum Nauki

1. Niniejsza polityka określa cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego na terenie obiektu i nieruchomości (dalej łącznie: Obiekt) położonych w Krakowie  przy ulicy Twardowskiego 16, należących do Narodowego Centrum Nauki, miejsca instalacji kamer systemu na ich  terenie, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.
2. Administratorem urządzeń monitoringu wizyjnego jest Narodowe Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie.
3. Celem prowadzenia monitoringu wizyjnego jest zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrona osób i mienia na terenie Obiektu. Podstawą wprowadzenia monitoringu wizyjnego jest art. 5a ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. (Dz. U. poz. 2259 z późn.zm) o zasadach zarządzania mieniem.
4. Infrastruktura Obiektu , która może być objęta monitoringiem wizyjnym to:

wejścia i wyjścia, bramy wjazdowe, teren posesji wokół budynku oraz korytarze i portiernia;

5. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
6. Rejestracji i zapisaniu na nośniku fizycznym podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu.
7. System monitoringu wizyjnego funkcjonującego w Narodowym Centrum Nauki składa się z:

1. kamer rejestrujących zdarzenia wewnątrz i na zewnątrz budynku w rozdzielczości umożliwiających identyfikację osób;
2. urządzenia rejestrującego i zapisującego obraz na nośniku fizycznym;
3. monitorów pozwalających na podgląd rejestrowanych zdarzeń.

8. Elementy monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych są udoskonalane, wymieniane, rozszerzane.
9. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane stosownymi tabliczkami informacyjnymi.
10. Na tablicy ogłoszeń Narodowego Centrum Nauki umieszcza się informację zawierającą następującą klauzulę:

 „Monitoring prowadzony jest przez Narodowe Centrum Nauki w celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia i obejmuje wejścia i wyjścia z budynku, teren posesji wokół budynku oraz wnętrze budynku. Polityka monitoringu wizyjnego na terenie obiektu należącego do Narodowego Centrum Nauki jest dostępna na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki  oraz na recepcji Narodowego Centrum Nauki”.

11. Rejestrator wraz z monitorem monitorującym znajdują się w pomieszczeniach Narodowego Centrum Nauki, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. Dostęp do obrazu i zapisu monitoringu mają pracownicy firmy świadczącej usługi ochrony osób i mienia na podstawie umowy powierzenia danych osobowych  zawartej z Narodowy Centrum Nauki oraz Administrator Systemów Informatycznych Narodowego Centrum Nauki.
12. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony jedynie uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych, np. Policji, Sądom, Prokuraturze na ich pisemny wniosek.
13. Okres przechowywania danych wynosi do 30 dni, a następnie dane ulegają usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz.
14. W uzasadnionych przypadkach na podstawie wniosków organów, o których mowa w pkt 12, w szczególności, gdy urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia, okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
15. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się do Dyrektora Narodowego Centrum Nauki z pisemnym wnioskiem  o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. Prawidłowo złożony wniosek musi zawierać dokładną datę i miejsce, oraz przybliżony czas zdarzenia.
16. Ponieważ system monitoringu  nie jest synchronizowany z zewnętrznym źródłem czasu, między czasem rzeczywistym, a czasem uwidocznionym na materiale z monitoringu, mogą występować nieznaczne różnice .
17. Administrator Systemów Informatycznych Narodowego Centrum Nauki lub inna osoba upoważniona sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi:

1. numer porządkowy kopii;
2. okres, którego dotyczy nagranie;
3. źródło danych, np.: kamery na holu;
4. data wykonania kopii;
5. dane osoby, która sporządziła kopię.

Kopia przechowywana jest przez Zespół ds. Informatycznych w zamkniętym  i specjalnie do tego przystosowanym miejscu.

18. Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Rejestr zawiera następujące informacje:

1. numer porządkowy kopii;
2. okres, którego dotyczy nagranie;
3. źródło danych, np.: kamera nr …;
4. data wykonania kopii;
5. dane osoby, która sporządziła kopię;
6. podpis osoby, która sporządziła kopię;
7. informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii.

19. Kopia stworzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej zostaje zabezpieczone na okres nie dłuższy niż 4 miesiące i udostępniana jest jedynie uprawnionym instytucjom, np.: Policji. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji przez okres 4 miesięcy kopia podlega fizycznemu zniszczeniu.
20. Osoby, które mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
21. Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu jest realizowany za pośrednictwem strony internetowej Narodowego Centrum Nauki (adres www.ncn.gov.pl, zakładka „polityka prywatności”), a to na podstawie  art. 14 ust. 5 pkt. b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).