Stanowisko NCN w sprawie not wewnętrznych

W związku z pojawiającymi się pytaniami dotyczącymi zasad planowania i rozliczania not wewnętrznych za wykonanie badań, wykorzystanie infrastruktury lub aparatury naukowo-badawczej będącej w posiadaniu podmiotu realizującego wyjaśniamy:

Koszty not wewnętrznych będą uznane przez Centrum jako koszty kwalifikowalne pod warunkiem, że składniki, uwzględnione w procedurze ustalenia ceny za wykonanie danej usługi/wykorzystanie aparatury naukowo-badawczej będącej w posiadaniu podmiotu realizującego projekt będą ustalone w sposób celowy i oszczędny oraz zgodny z Kosztami w projektach badawczych, które stanowią załącznik nr 2 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, w tym z kalkulacji tej wyłączone zostaną koszty, sfinansowane wcześniej przez Narodowe Centrum Nauki (np. w innych projektach). Pisemna kalkulacja kosztów, która ma stanowić podstawę not wewnętrznych, powinna być sporządzona w sposób przejrzysty i być dostępna dla zainteresowanych kierowników projektów i na żądanie dla NCN. Zasady kalkulacji takich kosztów powinny zostać uregulowane w podmiocie realizującym projekt.

Poniżej szczegółowo wyjaśniamy najczęściej pojawiające się pytania:

Wykorzystanie do realizacji projektu badawczego aparatury naukowo-badawczej będącej w posiadaniu podmiotu realizującego projekt

We wniosku kierownik podmiotu/osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu oświadcza, że „zadania badawcze objęte niniejszym wnioskiem nie są i nie były finansowane z NCN ani z innego źródła” oraz zobowiązuje się m.in. do „zapewnienia warunków do realizacji prowadzonych badań, w tym udostępnienia przestrzeni biurowej/laboratoryjnej oraz aparatury naukowo-badawczej niezbędnej do realizacji tych badań”.

W związku z powyższym w celu prawidłowej realizacji zadań badawczych, we wniosku można zaplanować koszty wykorzystania przestrzeni laboratoryjnej lub aparatury naukowo-badawczej będącej własnością podmiotu realizującego, z uwzględnieniem ogólnej zasady zakazu podwójnego finansowania kosztów oraz wykorzystania kosztów pośrednich tj. skalkulowany przez podmiot koszt użycia tej aparatury naukowo-badawczej oraz jej obsługi (jeżeli jest niezbędna), który sfinansowany ma zostać z grantu NCN, nie będzie zawierał składników kosztotwórczych świadczenia tej wewnętrznej usługi sfinansowanych pierwotnie ze środków NCN.

Koszty usługi wewnętrznej można planować w kategorii Koszty bezpośrednie – Inne koszty.

Wyceniając koszty wykorzystania do realizacji zadań w projekcie aparatury naukowo-badawczej należy rozróżnić źródło jej finansowania:

1. aparatura naukowo-badawcza zakupiona ze środków NCN, w ramach projektu który nadal jest realizowany może być wykorzystywana do realizacji zadań badawczych w innych projektach finansowanych przez NCN oraz innych celów (np. świadczenie usług podmiotom zewnętrznym), jednak sposób jej wykorzystania powinien mieć charakter niegospodarczy (tj. zgodnie z oświadczeniami o występowaniu/niewystępowaniu pomocy publicznej, składanych na etapie wnioskowania o przyznanie finansowania nie powinien być związany z działalnością gospodarczą podmiotu).

Wykorzystywanie aparatury naukowo-badawczej zakupionej ze środków NCN w ramach projektu, który nadal jest realizowany, do innych celów (np. świadczenie usług podmiotom zewnętrznym) nie może zakłócać pierwotnego celu zakupu, czyli do prowadzenia badań w ramach jeszcze realizowanego grantu NCN, ze środków którego została zakupiona.

2. aparatura naukowo-badawcza zakupiona ze środków NCN, w ramach projektu którego realizacja została zakończona – zgodnie z zapisami umowy o finansowanie i realizację projektów finansowanych przez NCN, po zakończeniu realizacji projektu aparatura naukowo-badawcza, urządzenia i oprogramowanie pozostają własnością podmiotu, a za sposób ich zagospodarowania odpowiedzialny jest Kierownik podmiotu. Jeżeli aparatura ta miałaby zostać wykorzystana do realizacji zadań badawczych w innym projekcie finansowanym ze środków NCN, do kalkulacji kosztu usługi wewnętrznej nie należy wliczać kosztów odtworzenia tej aparatury. Koszt odtworzenia aparatury zakupionej ze środków NCN będzie uznany za koszt niekwalifikowalny.

3. aparatura naukowo-badawcza zakupiona z innych środków publicznych - podmiot realizujący powinien samodzielnie lub w porozumieniu z instytucją/podmiotem finansującym tą aparaturę, zweryfikować czy jej odpłatne wykorzystanie do realizacji zadań w innym celu (w tym w projekcie NCN) nie będzie stanowiło podwójnego finansowania tej aparatury.

We wszystkich przypadkach opisanych w pkt. 1-3 ze środków projektu mogą być pokrywane przez użytkowników takiej aparatury ze środków NCN m.in. koszty wskazane w Katalogu kosztów kwalifikowalnych z kategorii Inne koszty bezpośrednie - Materiały i drobny sprzęt, a związane bezpośrednio z zapewnieniem prawidłowego działania tejże aparatury takie jak np.: koszty materiałów i odczynników wykorzystywanych w badaniach prowadzonych na aparaturze o ile nie zostały uwzględnione w kalkulacji usługi wewnętrznej.

W kategorii Usługi obce należy planować i finansować tylko usługi nabywane od podmiotów zewnętrznych (instytucjonalnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą).

Wykonywanie badań przez pracowników podmiotu realizującego z wyłączeniem niezbędnej obsługi aparatury określonej powyżej:

W przypadku, gdy do wykonania zadań badawczych w projekcie, mają być zaangażowani technicy/laboranci zatrudnieni w podmiocie realizującym projekt badawczy, osoby te należy włączyć do zespołu badawczego. Koszty wynagrodzenia za pracę tych osób, nie powinny być rozliczane w formie not wewnętrznych.

Zgodnie z Regulaminem finansowania projektów NCN dla członków zespołu badawczego można zaplanować wynagrodzenia w ramach puli wynagrodzeń etatowych albo dodatkowych. Członek zespołu badawczego, pobierający wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy, będzie mógł otrzymywać wynagrodzenie dodatkowe wyłącznie w innej formie niż na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Osoby pobierające wynagrodzenia oraz stypendia ze środków NCN w ramach projektu, nie mogą świadczyć usług obcych w tym projekcie (bezpośrednio lub pośrednio za pośrednictwem instytucji ich zatrudniających).

W kategorii Usługi obce należy planować i finansować tylko usługi nabywane od podmiotów zewnętrznych (instytucjonalnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą).