Realizacja projektów – najczęściej zadawane pytania

Numer rejestracyjny projektu ułatwia identyfikację danego projektu wskazując w kolejności: rok, w którym zakończył się nabór wniosków, numer edycji konkursowej, typ konkursu, panel, w którym wniosek został złożony oraz liczbę porządkową, pod jaką został zarejestrowany wniosek.

Przykładowy numer rejestracyjny: 2015/25/B/ST7/00001

• 2015 – rok złożenia wniosku
• 25 – numer edycji konkursowej
• B – typ konkursu
• ST7 – panel, w którym wniosek został złożony
• 00001 – liczba porządkowa, pod jaką został zarejestrowany wniosek

W związku ze zmianami dotyczącymi nowego modelu kształcenia doktorantów wprowadzonymi ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce przedstawiamy informację dyrektora NCN o interpretacji dotychczasowych przepisów związanych z przyznawaniem i wypłatą stypendiów naukowych NCN dla wykonawców projektów badawczych finansowanych przez Centrum.

Pytania ogólne

1. Jakie zasady obowiązują w zakresie przyznawania stypendiów naukowych NCN w poszczególnych typach konkursów?

   • Regulamin przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w projektach badawczych oraz regulamin przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w ramach stypendiów doktorskich ETIUDA finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki, wprowadzony uchwałą Rady NCN nr 50/2013 z dnia 3 czerwca 2013 r. (zwany dalej: Regulaminem przyznawania stypendiów I).

     Obowiązuje dla stypendiów naukowych finansowanych ze środków NCN przyznanych w projektach badawczych od 10 do 23 edycji konkursowej, w konkursach ogłoszonych od 14 czerwca 2013 r. do 15 września 2016 r. OPUS 6-12, SONATA 6-8, SONATA BIS 3-6, MAESTRO 5-8, HARMONIA 5-6, SYMFONIA 2-4, BEETHOVEN 2.

   • Regulamin przyznawania stypendiów naukowych w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki, wprowadzony uchwałą Rady NCN nr 96/2016 z dnia 27 października 2016 r. (zwany dalej: Regulaminem przyznawania stypendiów II).

     Obowiązuje dla stypendiów naukowych finansowanych ze środków NCN, przyznanych w projektach badawczych od 24 do 31 edycji konkursowej, w konkursach ogłoszonych od 15 grudnia 2016 r. do 14 września 2018 r. (OPUS 13-16, SONATA 13-14, SONATA BIS 7-8, MAESTRO 9-10).

   • Regulamin przyznawania stypendiów naukowych NCN w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki, wprowadzony uchwałą Rady NCN nr 85/2018 z dnia 26 września 2018 r. (zwany dalej: Regulaminem przyznawania stypendiów III). Obowiązuje dla stypendiów naukowych finansowanych ze środków NCN przyznanych w projektach badawczych zakwalifikowanych do finansowania w ramach konkursu CHIST-ERA2018 oraz QuantERA2019
   • Regulamin przyznawania stypendiów naukowych w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki, wprowadzony uchwałą rady NCN nr 25/2019 z dnia 14 marca 2019 r. (zwany dalej: Regulaminem przyznawania stypendiów IV).

     Obowiązuje dla stypendiów naukowych finansowanych ze środków NCN przyznanych w projektach badawczych zakwalifikowanych do finansowania od 33 edycji konkursowej, to jest w konkursie ogłoszonym 15 marca 2019 r. czyli w konkursie: OPUS 17, PRELUDIUM 17, MOZART.

2. Czy kierownik projektu może przyznać niezaplanowane we wniosku stypendium naukowe?

   Nie. Przyznanie stypendium naukowego jest możliwe tylko w sytuacji, gdy zostało ono zaplanowane we wniosku o finansowanie projektu badawczego.

3. Projekt został zakwalifikowany do finansowania. Kiedy kierownik projektu może ogłosić konkurs na stypendium naukowe NCN?

   Konkurs na stypendia naukowe NCN należy ogłosić nie wcześniej niż po opublikowaniu list rankingowych na stronie internetowej Centrum. Należy mieć na uwadze, że wszelkie koszty związane z realizacją projektu (w tym koszty rekrutacji) są kwalifikowalne od momentu uprawomocnienia się decyzji Dyrektora Centrum o przyznaniu środków finansowych.

4. W jaki sposób przyznaje się stypendium naukowe NCN?

   Stypendium może zostać przyznane wyłącznie w drodze otwartego konkursu, zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I, II, III, lub IV.

5. Gdzie powinno zostać opublikowane ogłoszenie o konkursie na stypendium naukowe NCN?

   Ogłoszenie konkursowe w sprawie stypendium naukowego NCN należy umieścić na stronie internetowej Centrum (link: https://www.ncn.gov.pl/baza-ofert/) oraz podmiotu, któremu przyznano środki na realizację projektu lub partnera podmiotu złożonego, który zaplanował stypendium naukowe we wniosku. Ogłoszenie może być również odpłatnie umieszczone w innych mediach, które gwarantują rozpowszechnienie informacji o konkursie.

6. Czy w trakcie realizacji projektu można zmienić budżet środków zaplanowanych we wniosku na stypendia naukowe?

   Nie, od 16 października 2015 r. , czyli daty opublikowania stanowiska Narodowego Centrum Nauki w sprawie stypendiów naukowych wypłacanych w projektach badawczych finansowanych przez NCN oraz zgodnie z zapisami późniejszych umów, budżet na stypendia naukowe nie może być zwiększony ani zmniejszony. Środki finansowe zaplanowane, a niewykorzystane na stypendia naukowe podlegają zwrotowi na rachunek Centrum.

7. Czy osoba otrzymująca stypendium naukowe NCN może jednocześnie pobierać stypendium finansowane z innych źródeł?

   Tak. Regulaminy przyznawania stypendiów I, II, III oraz IV nie przewidują ograniczeń w zakresie równoczesnego pobierania stypendium naukowego NCN oraz stypendium finansowanego z innych źródeł. Należy jednak sprawdzić, czy z innych regulacji nie wynikają w tym zakresie dodatkowe ograniczenia.

8. Czy jedna osoba może pobierać więcej niż jedno stypendium naukowe NCN?

   Tak, stypendia naukowe NCN można pobierać w ramach kilku projektów badawczych finansowanych ze środków NCN, przy założeniu, że łączna kwota pobieranych stypendiów naukowych nie przekracza 3000 zł miesięcznie (zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I), 4500 zł miesięcznie (zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów II i III), 5000 zł miesięcznie (zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów IV)

   Przykład 1: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 9 i OPUS 10. Wysokość pobieranych stypendiów nie może przekroczyć kwoty 3000 zł miesięcznie.

   Przykład 2: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 9, OPUS 10 i OPUS 13. Wysokość pobieranych stypendiów łącznie nie może przekroczyć kwoty 4500 zł miesięcznie, przy czym łączna wysokość stypendiów przyznanych w ramach konkursów OPUS 9 i OPUS 10 nie może przekroczyć kwoty 3000 zł miesięcznie.

   Przykład 3: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 10 i OPUS 13. Wysokość pobieranych stypendiów łącznie nie może przekroczyć kwoty 4500 zł miesięcznie, przy czym w OPUS 10 wysokość stypendium nie może przekroczyć kwoty 3000 zł miesięcznie.

   Przykład 4: Stypendia naukowe NCN zostały przyznane tej samej osobie w konkursie OPUS 15 i OPUS 16 Wysokość pobieranych stypendiów nie może przekroczyć kwoty 5000 zł miesięcznie.

   Przykład 5: Stypendium naukowe zostało przyznane tej samej osobie w OPUS 15 i w ramach wynagrodzeń oraz stypendiów dla studentów i doktorantów zostało jej wypłacone wynagrodzenie na podstawie umowy cywilno-prawnej. Wysokość pobieranych wynagrodzeń i stypendiów nie może przekroczyć 5000zł.

   Do kwoty 5000 zł (otrzymanej w ramach stypendiów naukowych, stypendiów doktoranckich i wynagrodzeń dla studentów i doktorantów) nie wlicza się wynagrodzenia otrzymanego w ramach Preludium 17 i późniejszych edycji tego konkursu.

9. Czy laureat konkursu ETIUDA może jednocześnie pobierać inne stypendium naukowe NCN, wynagrodzenie dla studentów i doktorantów?

   Tak, laureat konkursu ETIUDA może pobierać inne stypendium naukowe lub wynagrodzenie dla studentów i doktorantów w ramach „Wynagrodzeń oraz stypendiów dla studentów i doktorantów”. Do maksymalnej wysokości stypendium wskazanej w stosownym regulaminie przyznawania stypendiów naukowych NCN lub wynagrodzenie dla studentów i doktorantów w ramach „Wynagrodzeń oraz stypendiów dla studentów i nie doktorantów” nie wlicza się stypendium doktorskiego otrzymanego w konkursie ETIUDA

10. Czy można przedłużyć okres obowiązywania umowy stypendialnej?

    Tak, należy jednak sprawdzić, czy z innych regulacji (powszechnie obowiązujących przepisów prawa, wewnętrznych regulacji obowiązujących w podmiocie realizującym projekt itp.) nie wynikają w tym zakresie dodatkowe ograniczenia. Umowa stypendialna może zostać przedłużona pod warunkiem dysponowania przez podmiot środkami na wypłatę stypendiów naukowych NCN, bez stosowania przesunięć z innych pozycji kosztorysu. Umowę należy przedłużyć w trakcie jej obowiązywania.

    Przykład: Planowany okres realizacji projektu badawczego wynosi 36 miesięcy. Zaplanowano stypendium na 36 miesięcy, jednak wypłatę stypendium rozpoczęto od 7 miesiąca realizacji projektu podpisując umowę stypendialną do końca trwania projektu czyli na 30 miesięcy. Projekt został przedłużony o 6 miesięcy. W takim przypadku można również przedłużyć umowę stypendialną o 6 miesięcy (pod warunkiem dostępności środków przeznaczonych na wypłatę stypendiów oraz z zastrzeżeniem zapisów stosownego regulaminu przyznawania stypendiów naukowych NCN). Stypendium naukowe NCN nie może zostać przyznane na okres dłuższy niż 60 miesięcy zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I i II. Ograniczeń czasowych nie stosuje się w przypadku stypendiów wypłacanych zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów III i IV.

11. Czy po zakończeniu pobierania stypendium naukowego NCN, a przed końcem terminu realizacji projektu, wyjazdy naukowe stypendysty mogą być nadal finansowane z projektu?

    Tak, wyjazdy naukowe stypendysty mające ścisły związek z realizacją projektu lub upowszechnianiem uzyskanych podczas realizacji projektu wyników badań mogą zostać pokryte ze środków projektu.

12. Kto ogłasza konkurs na stypendia naukowe NCN w przypadku projektu badawczego realizowanego w ramach konsorcjum (grupy podmiotów)?

    Zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów naukowych NCN konkurs na stypendia naukowe NCN ogłasza kierownik projektu.

    Ważne: kierownik projektu może upoważnić do podejmowania decyzji w tym zakresie (tj. od ogłoszenia do rozstrzygnięcia konkursu) inną osobę ze strony Partnera konsorcjum/grupy podmiotów.

13. Czy stypendium doktoranckie może być wypłacone z kosztów projektu badawczego w okresie zawieszenia kształcenia doktoranta w szkole doktorskiej?

    W okresie zawieszenia kształcenia doktoranta w szkole doktorskiej, jeżeli nie są wykonywane zadania w projekcie, wypłatę stypendium doktoranckiego powinna przejąć szkoła doktorska.

    Finansowanie stypendium doktoranckiego w tym okresie ze środków NCN zostanie uznane jako koszt niekwalifikowalny.

14. Czy doktorant w konkursie PRELUDIUM BIS może pobierać stypendium doktoranckie w okresie zawieszenia kształcenia w szkole doktorskiej?

    W okresie zawieszenia kształcenia w szkole doktorskiej, jeżeli nie są wykonywane zadania w projekcie, wypłatę stypendium doktoranckiego powinna przejąć szkoła doktorska.

    Finansowanie stypendium doktoranckiego w tym okresie ze środków NCN zostanie uznane jako koszt niekwalifikowalny.

15. Czy osoba może pobierać wynagrodzenia i/lub stypendia naukowe NCN dla studentów i doktorantów, gdy następuje przerwa w realizacji zadań w projekcie przez doktoranta/studenta?

    Nie. Wynagrodzenia i/lub stypendia naukowe NCN dla studentów i doktorantów powinny być wypłacane gdy realizowane są zadania badawcze w projekcie.

W związku ze zmianami dotyczącymi nowego modelu kształcenia doktorantów wprowadzonymi ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce przedstawiamy informację dyrektora NCN o interpretacji dotychczasowych przepisów związanych z przyznawaniem i wypłatą stypendiów naukowych NCN dla wykonawców projektów badawczych finansowanych przez Centrum.

1. Czy można nadal wypłacać stypendium NCN, jeżeli stypendysta w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie był uczestnikiem studiów doktoranckich, ale w najbliższym czasie straci ten status (np. ze względu na obronę pracy doktorskiej)?

   Tak. W przypadku stypendiów naukowych NCN przyznanych zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I stypendium naukowe może być przyznane osobie, która w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

   • jest studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych II stopnia,
   • jest studentem co najmniej 4 roku studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych jednolitych studiów magisterskich,
   • jest doktorantem.

   W tym wypadku stypendysta będzie mógł nadal pobierać stypendium naukowe do końca podpisanej umowy o stypendium.

   UWAGA: w konkursach SONATA BIS 5-6, MAESTRO 5-8 oraz SYMFONIA 2-4 należy zwrócić uwagę na dodatkowe warunki konkursowe dotyczące konieczności zaangażowania doktoranta/doktorantów w realizację zadań w projekcie.

2. Czy w konkursie na stypendium naukowe NCN może wziąć udział osoba, która już zakończyła studia doktoranckie, ale dopiero po ich ukończeniu otworzyła przewód doktorski?

   Nie. Osoba ta nie spełnia kryteriów wskazanych w Regulaminie przyznawania stypendiów I.

3. W projekcie zaplanowano jedno stypendium naukowe NCN. Czy można wypłacić je dwóm osobom?

   W ramach jednego zaplanowanego we wniosku stypendium naukowego można przyznać środki finansowe więcej niż jednej osobie, o ile okres zaangażowania tych osób nie będzie się pokrywał czasowo i każda z nich zostanie wyłoniona w trybie konkursowym zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I. W realizację zadań badawczych w projekcie nie może być jednocześnie zaangażowana większa liczba stypendystów, niż liczba stypendiów naukowych zaplanowanych we wniosku.

   Przykład: We wniosku zaplanowano jedno stypendium naukowe na okres 33 miesięcy. Stypendium może zostać przyznanie jednej osobie na okres 12 miesięcy i drugiej osobie na okres 21 miesięcy pod warunkiem, że osoby te będą pobierały stypendium jedna po drugiej. Przypominamy, że zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I minimalny okres pobierania stypendium wynosi 6 miesięcy.

4. Czy jest możliwe łączenie stypendiów naukowych NCN? We wniosku zaplanowane zostały cztery stypendia naukowe. Czy kierownik projektu może zatrudnić dwóch stypendystów, łącząc przewidziane stypendia?

   Tak, łączenie w jedno kilku stypendiów naukowych zaplanowanych we wniosku jest możliwe pod warunkiem, że połączone stypendium naukowe będzie przyznane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów I tj. m.in. będzie przyznane w ramach otwartego konkursu oraz będzie spełniać zastrzeżone regulaminowo warunki czasowe (minimalnie 6 miesięcy, maksymalnie 60 miesięcy) i kwotowe (minimalnie 500 zł, maksymalnie 3000 zł miesięcznie).

   UWAGA: w konkursach SONATA BIS 5-6, MAESTRO 5-8 oraz SYMFONIA 2-4 należy zwrócić uwagę na dodatkowe warunki konkursowe dotyczące konieczności zaangażowania doktoranta/doktorantów w realizację zadań w projekcie.

5. W projekcie badawczym zaplanowano więcej niż jedno stypendium naukowe NCN. Czy w trakcie wypłaty stypendium można zwiększyć jego wysokość przesuwając niewykorzystane środki zaplanowane we wniosku na stypendia NCN?

   Tak. Środki przeznaczone na realizację jednego stypendium naukowego mogą zostać przesunięte na drugie stypendium w trakcie trwania projektu.

6. Przykład: We wniosku zaplanowano dwa stypendia naukowe w wysokości 2000 zł miesięcznie na 36 miesięcy każde. Stypendia zostały przyznane w drodze otwartego konkursu. Po 6 miesiącach jeden ze stypendystów zrezygnował z pobierania stypendium (lub drugie stypendium nie zostało przyznane). Wolne środki zaplanowane na stypendia naukowe mogą zostać przesunięte na drugiego stypendystę z uwzględnieniem maksymalnej kwoty 3000 zł miesięcznie określonej w Regulaminie przyznawania stypendiów I. Niewykorzystane środki zaplanowane na stypendia nie mogą być wykorzystane na inny cel i podlegają zwrotowi na rachunek Centrum.

7. Stypendysta będzie realizować zadania badawcze w projekcie przez pewien okres, następnie wyjeżdża na staż naukowy. Kierownik po jego powrocie planuje ponowne zaangażowanie tej samej osoby na stanowisku stypendysty. Czy w takim przypadku należy ponownie ogłosić konkurs czy też możliwe jest zawarcie jednej umowy?

   Dla każdego stypendysty wyłonionego w wyniku konkursu powinna być zawarta jedna umowa stypendialna wskazująca cały okres realizacji zadań badawczych w projekcie/wypłaty stypendium zgodnie z warunkami wskazanymi w ogłoszeniu o konkursie. Umowa może zawierać różne okresy wypłaty stypendium naukowego.

   Przykład: Stypendysta będzie realizował pierwsze i ostatnie zadanie w projekcie badawczym. Zatem umowa może określać wypłatę stypendium w okresie od 1 stycznia do 1 lipca 2018 r. oraz od 1 stycznia do 1 lipca 2019 r. Minimalny limit czasowy zatrudnienia (6 miesięcy) jest liczony łącznie.

8. Czy ta sama osoba może pobierać jednocześnie stypendium naukowe NCN i wynagrodzenie na podstawie umowy cywilno-prawnej wypłacane ze środków NCN?

   W przypadku stypendium naukowego NCN przyznanego w projektach badawczych finansowanych w ramach edycji konkursowych 10-16 (w konkursach ogłoszonych od 14 czerwca 2013 r. do 15 grudnia 2014 r. możliwe jest jednoczesne pobieranie stypendium naukowego w jednym projekcie i wynagrodzenia wypłacanego na podstawie umowy cywilno-prawnej z innego/innych projektów.

   W przypadku stypendium naukowego przyznanego w projektach badawczych finansowanych w ramach edycji konkursowej 17 i późniejszych (w konkursach ogłoszonych od 16 marca 2015 r.), w okresie pobierania stypendium naukowego NCN nie można jednocześnie pobierać wynagrodzenia w żadnej formie finansowanego ze środków NCN, a zawarcie przez jedną osobę różnych umów (stypendialna, cywilno-prawna, o pracę) jest dopuszczalne pod warunkiem, że okres pobierania stypendium lub wynagrodzenia w ramach tych umów nie będzie się pokrywał.

9. Osoba pobierająca stypendium naukowe NCN została kierownikiem w konkursie PRELUDIUM, w którym zaplanowała dla siebie wynagrodzenie. Czy po zakończeniu pobierania stypendium będzie mogła wypłacić wynagrodzenie ze środków projektu PRELUDIUM?

   W edycjach konkursowych 10-16 (w konkursach ogłoszonych od 14 czerwca 2013 r. do 15 grudnia 2014 r.) możliwe jest jednoczesne pobieranie stypendium naukowego i wypłata wynagrodzenia w konkursie PRELUDIUM.

   Od 17 edycji konkursowej (w konkursach ogłoszonych od 16 marca 2015 r.) wypłata wynagrodzenia przewidzianego w konkursie PRELUDIUM będzie możliwa dopiero po rozwiązaniu/zakończeniu umowy stypendialnej.

10. Czy w przypadku rezygnacji stypendysty można przyznać stypendium naukowe NCN kolejnej osobie? Jeśli tak to w jaki sposób?

    Tak, w przypadku rezygnacji stypendysty kolejne stypendium naukowe NCN może zostać przyznane z zachowaniem warunków określonych w Regulaminie przyznawania stypendiów I, w szczególności kierownik projektu powinien ogłosić konkurs na stypendium naukowe, z zachowaniem minimalnego, 6-miesięcznego okresu pobierania stypendium.

W związku ze zmianami dotyczącymi nowego modelu kształcenia doktorantów wprowadzonymi ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce przedstawiamy informację dyrektora NCN o interpretacji dotychczasowych przepisów związanych z przyznawaniem i wypłatą stypendiów naukowych NCN dla wykonawców projektów badawczych finansowanych przez Centrum.

1. Jeżeli stypendysta w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie był doktorantem studiów doktoranckich, ale w najbliższym czasie straci ten status (np. ze względu na obronę pracy doktorskiej) to czy można mu nadal wypłacać stypendium naukowe NCN?

   Tak, jednak nie dłużej niż przez 6 miesięcy. Jeżeli w okresie realizacji zadań w projekcie stypendysta przestanie spełniać kryterium kwalifikujące do wypłaty stypendium naukowego NCN, na podstawie którego przyznano mu stypendium naukowe i nie spełnia innych kryteriów kwalifikujących, to wówczas może pobierać przyznane stypendium naukowe NCN nie dłużej niż przez 6 miesięcy (liczonych od momentu, w którym dana osoba przestała spełniać kryterium uprawniające do otrzymywania stypendium).

   Stypendium naukowe NCN może być przyznane osobie, która w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

   UWAGA: w konkursach MAESTRO 9 oraz SONATA BIS 7 należy zwrócić uwagę na dodatkowe warunki konkursowe dotyczące konieczności zaangażowania doktoranta/doktorantów w realizację zadań w projekcie.

   • jest studentem studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych drugiego stopnia, realizowanych w uczelniach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
   • jest studentem co najmniej czwartego roku studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych jednolitych studiów magisterskich realizowanych w uczelniach na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
   • jest doktorantem, uczestnikiem studiów doktoranckich prowadzonych przez uprawnioną jednostkę organizacyjną uczelni, instytut naukowy Polskiej Akademii Nauk, instytut badawczy lub międzynarodowy instytut naukowy działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej utworzony na podstawie odrębnych przepisów,
   • jest uczestnikiem seminarium doktorskiego i pracuje nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej.

2. Czy w konkursie na stypendium naukowe NCN może wziąć udział osoba, która już zakończyła studia doktoranckie, ale dopiero po ich ukończeniu otworzyła przewód doktorski?

   Tak, jeśli kandydat jest uczestnikiem seminarium doktorskiego i pracuje nad przygotowaniem rozprawy doktorskiej, może wziąć udział w konkursie na stypendium naukowe NCN.

3. W projekcie zaplanowano jedno stypendium naukowe NCN. Czy można wypłacić je dwóm osobom?

   Tak. Liczba przyznanych stypendiów naukowych NCN zależy od wysokości budżetu stypendiów możliwych do sfinansowania w ramach środków projektu badawczego, który jest ustalany przez Radę dla poszczególnych konkursów.

   Stypendium naukowe może być zaplanowane na okres realizacji zadań w projekcie, nie dłuższy niż 60 miesięcy.

4. Czy jest możliwe łączenie stypendiów naukowych NCN? We wniosku zaplanowane zostały cztery stypendia naukowe. Czy kierownik projektu może zatrudnić dwóch stypendystów, łącząc przewidziane stypendia?

   Tak, łączenie w jedno kilku stypendiów naukowych zaplanowanych we wniosku jest możliwe pod warunkiem, że połączone stypendium naukowe będzie przyznane w ramach otwartego konkursu, zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów II tj. będzie spełniać zastrzeżone regulaminowo warunki czasowe (maksymalnie 60 miesięcy) oraz kwotowe (minimalnie 1000 zł, maksymalnie 4500 zł miesięcznie).

5. W projekcie badawczym zaplanowano więcej niż jedno stypendium naukowe NCN. Czy w trakcie wypłaty stypendium można zwiększyć jego wysokość przesuwając niewykorzystane środki zaplanowane we wniosku na stypendia NCN?

   Tak. Środki przeznaczone na realizację jednego stypendium naukowego NCN mogą zostać przesunięte na drugie stypendium naukowe NCN. Wysokość pojedynczego stypendium naukowego nie może przekroczyć 4500 zł miesięcznie.

6. Stypendysta będzie realizować zadania badawcze w projekcie przez pewien okres, następnie wyjeżdża na staż naukowy. Kierownik po jego powrocie planuje ponowne zaangażowanie tej samej osoby na stanowisku stypendysty. Czy w takim przypadku należy ponownie ogłosić konkurs czy też możliwe jest zawarcie jednej umowy?

   Dla każdego stypendysty wyłonionego w wyniku konkursu powinna być zawarta jedna umowa stypendialna wskazująca cały okres realizacji zadań badawczych w projekcie/wypłaty stypendium zgodnie z warunkami wskazanymi w ogłoszeniu o konkursie. Umowa może zawierać różne okresy wypłaty stypendium naukowego.

   Przykład: Stypendysta będzie realizował pierwsze i ostatnie zadanie w projekcie badawczym. Zatem umowa może określać wypłatę stypendium w okresie od 1 stycznia do 1 lipca 2018 r. oraz od 1 stycznia do 1 lipca 2019 r. Minimalny limit czasowy zatrudnienia (6 miesięcy) jest liczony łącznie.

7. Czy limity miesięcznych budżetów stypendiów naukowych NCN wskazane w dokumencie „Koszty w projektach badawczych finansowanych przez NCN” są obowiązujące na etapie realizacji projektów badawczych?

   Nie, limity te służą do obliczenia maksymalnego budżetu stypendiów w projekcie. Na etapie realizacji projektu badawczego limity te nie są obowiązujące i mogą zostać zmienione.

   Przykład: W konkursie OPUS 13 miesięczny limit budżetu na planowane stypendia naukowe wynosi 9000 zł. Limit ten nie jest obowiązujący na etapie realizacji projektu oraz wypłaty stypendiów naukowych i może zostać zmniejszony lub zwiększony.

   Przykład: We wniosku finansowanym w ramach konkursu OPUS 13 zaplanowano maksymalny budżet na stypendia naukowe 9000 zł miesięcznie na projekt trwający 36 miesięcy. Kierownik dysponuje kwotą 324 000 zł do wykorzystania na stypendia naukowe. Możliwe jest równoczesne finansowanie np. 3 stypendiów naukowych w maksymalnej wysokości 4500 zł miesięcznie z zastrzeżeniem, że stypendia muszą być przyznane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów II, a budżet zaplanowany na stypendia naukowe nie może zostać przekroczony.

1. W jaki sposób można finansować studentów i doktorantów zaangażowanych  w realizację projektu?

   Finansowanie studentów i doktorantów możliwe jest poprzez:

   1. stypendia naukowe NCN dla studentów i doktorantów - zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów IV, na podstawie otwartego konkursu,
   2. stypendia doktoranckie dla doktorantów - wymagania określone przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
   3. wynagrodzenia dla studentów i doktorantów - zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy bądź umowy cywilnoprawnej.

   Możliwe jest pobieranie jednocześnie stypendium naukowego NCN, stypendium doktoranckiego finansowanego ze środków NCN oraz wynagrodzenia dla studentów i doktorantów pod warunkiem nie przekroczenia łącznie 5 000 zł miesięcznie.

   Podstawą do wypłaty środków jest spełnienie kryteriów określonych dla każdego ww. rodzaju finansowania w dniu wypłaty tych środków.

   2. Czy kandydat do stypendium/wynagrodzenia z puli „Wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów” w ramach projektu badawczego  musi posiadać status studenta/doktoranta przed rozpoczęciem wypłaty stypendium/wynagrodzenia w szczególności czy musi spełniać powyższe kryterium w chwili przystąpienia do konkursu na stypendium naukowe?

   Nie, status studenta/doktoranta nie jest wymagany od osób biorących udział w konkursie na stypendium naukowe NCN wypłacane ze środków projektu. Natomiast taki status wybrany kandydat musi mieć w momencie wypłaty stypendium lub wypłaty wynagrodzenia z puli „Wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów”.

   3. Jeżeli stypendysta w chwili rozpoczęcia realizacji zadań w projekcie był doktorantem w szkole doktorskiej/studentem, ale w najbliższym czasie straci ten status to czy można mu nadal wypłacać stypendium naukowe NCN?

   Tak, jednak nie dłużej niż przez 6 miesięcy. Jeżeli w okresie realizacji zadań w projekcie stypendysta przestanie spełniać kryterium kwalifikujące do wypłaty stypendium naukowego NCN, na podstawie którego przyznano mu stypendium naukowe i nie spełnia innych kryteriów kwalifikujących, to wówczas może pobierać przyznane stypendium naukowe NCN nie dłużej niż przez 6 miesięcy (liczonych od momentu, w którym dana osoba przestała spełniać kryterium uprawniające do otrzymywania stypendium).

   Stypendium naukowe NCN może być przyznane osobie, która w dniu wypłaty stypendium spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

   • jest studentem studiów: pierwszego stopnia, drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich, realizowanych w uczelniach na terytorium Polski,
   • jest uczestnikiem studiów doktoranckich,
   • jest doktorantem w szkole doktorskiej.

   UWAGA: w konkursach MAESTRO oraz SONATA BIS należy zwrócić uwagę na dodatkowe warunki konkursowe dotyczące konieczności zaangażowania doktoranta/doktorantów w realizację zadań w projekcie.

   4. Czy w konkursie na stypendium naukowe NCN może wziąć udział osoba, która już zakończyła studia doktoranckie, ale dopiero po ich ukończeniu otworzyła przewód doktorski?

   Nie, osoba ta nie spełnia kryteriów wskazanych w Regulaminie przyznawania stypendiów IV.

   5. W projekcie zaplanowano jedno stypendium naukowe NCN. Czy można wypłacić je dwóm osobom?

   Tak, liczba przyznanych stypendiów naukowych NCN zależy od wysokości budżetu stypendiów możliwych do sfinansowania w ramach środków projektu badawczego.

   6. Czy możliwe jest łączenie stypendiów naukowych NCN? We wniosku zaplanowane zostały cztery stypendia naukowe. Czy kierownik projektu może zatrudnić dwóch stypendystów, łącząc przewidziane stypendia?

   Tak, łączenie w jedno kilku stypendiów naukowych zaplanowanych we wniosku jest możliwe pod warunkiem, że połączone stypendium naukowe będzie przyznane w ramach otwartego konkursu i jest zgodne z Regulaminem przyznawania stypendiów IV tj. będzie spełniać zastrzeżony regulaminowo warunek kwotowy (minimalnie 1000 zł, maksymalnie 5000 zł miesięcznie).

   7. W projekcie badawczym zaplanowano więcej niż jedno stypendium naukowe NCN. Czy w trakcie wypłaty stypendium można zwiększyć jego wysokość przesuwając niewykorzystane środki zaplanowane we wniosku na stypendia NCN?

   Tak. Środki przeznaczone na realizację jednego stypendium naukowego NCN mogą zostać przesunięte na drugie stypendium naukowe NCN. Wysokość pojedynczego stypendium naukowego nie może przekroczyć 5000 zł miesięcznie.

   8. Stypendysta będzie realizować zadania badawcze w projekcie przez pewien okres, następnie wyjeżdża na staż naukowy. Kierownik po jego powrocie planuje ponowne zaangażowanie tej samej osoby na stanowisku stypendysty. Czy w takim przypadku należy ponownie ogłosić konkurs czy też możliwe jest zawarcie jednej umowy?

   Dla każdego stypendysty wyłonionego w wyniku konkursu powinna być zawarta jedna umowa stypendialna, wskazująca cały okres realizacji zadań badawczych w projekcie/wypłaty stypendium, zgodnie z warunkami wskazanymi w ogłoszeniu o konkursie. Umowa może zawierać różne okresy wypłaty stypendium naukowego.

   9. Czy limity miesięcznych budżetów stypendiów naukowych NCN wskazane w dokumencie „Koszty w projektach badawczych finansowanych przez NCN” są obowiązujące na etapie realizacji projektów badawczych?

   Nie, limity te służą do obliczenia maksymalnego budżetu stypendiów w projekcie. Na etapie realizacji projektu badawczego limity te mogą zostać zmienione.

   Przykład: W konkursie OPUS 18 miesięczny limit budżetu na planowane stypendia naukowe wynosi 10 000 zł. Limit ten nie jest obowiązujący na etapie realizacji projektu oraz wypłaty stypendiów naukowych i może zostać zmniejszony lub zwiększony.

   Przykład: We wniosku finansowanym w ramach konkursu OPUS 18 zaplanowano maksymalny budżet na stypendia naukowe 10 000 zł miesięcznie na projekt trwający 36 miesięcy. Kierownik dysponuje kwotą 360 000 zł do wykorzystania na stypendia naukowe. Możliwe jest równoczesne finansowanie np. 3 stypendiów naukowych w maksymalnej wysokości 5000 zł miesięcznie z zastrzeżeniem, że stypendia muszą być przyznane zgodnie z Regulaminem przyznawania stypendiów IV, a budżet zaplanowany na stypendia naukowe nie może zostać przekroczony.

   10. Czy stypendium doktoranckie w szkole doktorskiej może być finansowane ze środków NCN?

   Tak, szkoły doktorskie mogą finansować ze środków NCN stypendia doktoranckie dla swoich doktorantów.

   Ponadto, stypendium doktoranckie można uzupełnić o dodatkowe środki z puli „stypendia i wynagrodzenia studentów i doktorantów” w ramach jednego lub więcej projektów badawczych NCN, uwzględniając maksymalną kwotę wskazaną w Regulaminie przyznawania stypendiów IV tj. 5 000 zł miesięcznie.

   11. Czy podmiot realizujący ma prawo opłacić składki pracodawcy ze środków przewidzianych w projekcie na stypendia (uznając kwotę stypendium jako wartość brutto brutto)?

   Tak, podmiot realizujący może wliczyć koszt pracodawcy do kosztów całego stypendium, ale może również pokryć te koszty z własnych środków lub kosztów pośrednich, które otrzymuje w związku z realizacją danego projektu. 

   12. Czy możliwe jest sfinansowanie ze środków projektu stypendium doktoranckiego przyznanego w szkole doktorskiej w kwocie wyższej niż minimalne miesięczne stypendium doktoranckie wskazane w ustawie?

   Tak, kwota stypendium doktoranckiego może być wyższa niż wartości wskazane w ustawie 2.0 tj. zgodnie z art. 209 ust.4 wysokość minimalnego miesięcznego stypendium doktoranckiego przyznanego doktorantowi w szkole doktorskiej wynosi 37% wynagrodzenia profesora - do miesiąca, w którym została przeprowadzona ocena śródokresowa i 57% wynagrodzenia profesora - po miesiącu, w którym została przeprowadzona ocena śródokresowa.  

   13. Czy możliwe jest zawarcie umowy na stypendium doktoranckie z osobą będącą uczestnikiem szkoły doktorskiej, która posiada już stopień naukowy doktora?

   Nie, doktorant w szkole doktorskiej, posiadający już stopnień naukowy doktora, nie może otrzymywać stypendium doktoranckiego wypłacanego w projektach badawczych. Zgodnie z ustawą 2.0 art. 209.1 „Doktorant nieposiadający stopnia doktora otrzymuje stypendium doktoranckie”. 

   14. Czy w czasie urlopu macierzyńskiego lub przebywania na zwolnieniu lekarskim można otrzymywać stypendium pracując zdalnie w projekcie? 

   Zgodnie z obowiązującym przepisami prawa pracy, przebywając na urlopie macierzyńskim można wykonywać pracę w projekcie i pobierać przyznane stypendium, natomiast w przypadku przebywania na zwolnieniu lekarskim stypendium nie można pobierać.

   15. Czy można równocześnie pobierać stypendium doktoranckie i stypendium naukowe NCN?

   Doktoranci ze szkół doktorskich, którzy mają finansowane stypendium doktoranckie (ze środków NCN) w trakcie realizacji zadań w projekcie, mogą otrzymywać dodatkowe środki z wynagrodzeń oraz stypendiów naukowych NCN w ramach jednego lub więcej projektów badawczych NCN łącznie do 5 000 zł miesięcznie.

   16. Czy można zatrudnić studenta na podstawie umowy cywilno-prawnej z puli  „Wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów”?

   Tak, można zatrudnić studenta na  podstawie umowy zlecenia lub o dzieło z puli „Wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów”, o ile nie jest on zatrudniony na umowę o pracę w podmiocie realizującym projekt. W przypadku gdy osoba taka jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę wynagrodzenie dla takiej osoby może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę lub w formie okresowego zwiększenia wynagrodzenia zasadniczego, wypłacanego na podstawie aneksu do umowy o pracę ze wskazaniem źródła finansowania.

   17. Jeżeli doktorant w szkole doktorskiej lub student straci status doktoranta/studenta w trakcie realizacji zadań w projekcie, to czy może nadal otrzymywać stypendium/wynagrodzenie z puli „wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów” wypłacane ze środków projektu?

   Tak, ale najwyżej 6 miesięcy (liczonych od momentu, w którym dana osoba przestała spełniać kryterium uprawniające do wypłaty wynagrodzenia z puli „wynagrodzeń oraz  stypendiów dla studentów i doktorantów”).

   W przypadku stypendium doktoranckiego powinno być ono wypłacane zgodnie z ustawą 2.0. W związku z tym doktorant, który złożył rozprawę doktorską w terminie wcześniejszym niż termin ukończenia kształcenia przewidziany w programie kształcenia, może pobierać stypendium doktoranckie do dnia, w którym upływa termin ukończenia kształcenia, jednak nie dłużej niż przez 6 miesięcy.

   UWAGA: z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pytaniu nr 18

   18. Jeżeli doktorant zrezygnuje z kształcenia w szkole doktorskiej czy może nadal otrzymywać stypendium doktoranckie z puli „wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów” wypłacane ze środków projektu?

   Nie, w takiej sytuacji doktorant nie może otrzymywać stypendium doktoranckiego z puli „wynagrodzenia oraz stypendia dla studentów i doktorantów”.

   19. Czy stypendium naukowe NCN można przyznać osobie, która posiada już stopień naukowy doktora i obecnie jest uczestnikiem szkoły doktorskiej tj. posiada status doktoranta?

   Tak. Stypendium naukowe NCN może być przyznane osobie, która w dniu wypłaty stypendium spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

   • jest studentem studiów: pierwszego stopnia, drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich, realizowanych w uczelniach na terytorium Polski,
   • jest uczestnikiem studiów doktoranckich,
   • jest doktorantem w szkole doktorskiej.

1. Czy można podwyższyć ze środków własnych podmiotu wynagrodzenie etatowe dla kierownika projektu/osoby na stanowisku typu post-doc/osoby na specjalistycznym stanowisku pomocniczym?

   Tak. Wynagrodzenia etatowe mogą być dofinansowane ze środków własnych podmiotu będącego miejscem realizacji projektu finansowanego przez NCN (w tym także z kosztów pośrednich projektów badawczych). Dofinansowania wynagrodzeń nie należy wykazywać w raportach rocznych/końcowym.

2. Ze względu na zatrudnienie kierownika projektu na krótszy okres niż zaplanowany we wniosku, trudności w zatrudnieniu osoby na stanowisku typu post-doc/osoby na specjalistycznym stanowisku pomocniczym wynagrodzenie będzie pobierane krócej niż zaplanowano we wniosku. Czy wynagrodzenie musi zostać proporcjonalnie zmniejszone?

   Tak, z uwzględnieniem przypadków, w których zaplanowane we wniosku wynagrodzenie etatowe jest niższe niż limit tego wynagrodzenia określony w katalogu kosztów kwalifikowalnych w danym konkursie. W takiej sytuacji możliwe jest proporcjonalne zwiększenie wynagrodzenia miesięcznego do określonego limitu. Kwota wypłaconego wynagrodzenia zależy od liczby miesięcy rzeczywistego okresu zatrudnienia. Pozostała kwota podlega zwrotowi na rachunek Centrum.

   Przykład 1: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 120 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 10 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 100 tys. zł (10 tys. zł x 10 = 100 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec proporcjonalnemu zmniejszeniu.

   Przykład 2: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 100 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 10 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 100 tys. zł (10 tys. zł x 10 = 100 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie nie ulega zmniejszeniu.

   Przykład 3: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 100 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 8 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 80 tys. zł (10 tys. zł x 8 = 80 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec zmniejszeniu.

   Przykład 4: Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 200 tys. zł na 24 miesiące. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 16 miesięcy. Wynagrodzenie zostało zwiększone do 10 tys. zł miesięcznie, więc w chwili ustania stosunku pracy wypłacono ze środków projektu 160 tys. zł. W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec zmniejszeniu.

   Dla kierownika projektu oraz osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym należy dokonać wyliczenia w analogiczny sposób.

   UWAGA! Od 37 edycji konkursowej Podmiot, w którym realizowany jest projekt zobowiązany jest do zatrudnienia Kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu na podstawie umowy o pracę na co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy. Nie dotyczy konkursów PRELUDIUM i PRELUDIUM BIS.

3. Czy budżet zaplanowany w ramach wynagrodzeń etatowych może zostać zmniejszony lub zwiększony?

   Od 17 do 25 edycji konkursowej zwiększenie budżetu wynagrodzeń etatowych jest niedopuszczalne. W tych konkursach możliwe jest przesunięcie środków finansowych z budżetu wynagrodzeń na inne koszty projektu za zgodą kierownika podmiotu wyrażoną w formie pisemnej w wysokości nie większej niż wskazana §3 ust. 1 lit. e umowy.

   Od 26 edycji konkursowej zmiana budżetu wynagrodzeń etatowych jest niedopuszczalna. Nie jest zatem możliwe zarówno zmniejszenie, jak i zwiększenie środków w tej kategorii budżetu.

   W obu przypadkach niewykorzystane środki podlegają zwrotowi na rachunek Centrum

   UWAGA!: W związku z pismem Dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r. w projektach badawczych zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 17. edycji konkursowej, w których obowiązywały regulacje Rady Narodowego Centrum Nauki w sprawie limitów wysokości środków na zatrudnienie, na stanowiskach typu post-doc i na specjalistycznych stanowiskach pomocniczych możliwa jest zmiana tych limitów z kosztów projektu w zakresie podwyższenia środków na zatrudnienie do kwoty 120 tys. zł rocznie dla osób na stanowiskach typu post-doc zaplanowanych we wniosku oraz podwyższenia środków na zatrudnienie do kwoty 85 tys. zł rocznie dla osób na specjalistycznych stanowiskach pomocniczych zaplanowanych we wniosku.

4. Czy dla osoby pobierającej wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych obowiązujący jest limit kwoty na wynagrodzenia przewidziany na rok czy na cały okres realizacji projektu?

   Obowiązujący jest limit przewidziany na cały okres realizacji projektu.

   Przykład: kierownik projektu w konkursie OPUS13 zaplanował dla siebie wynagrodzenie w wysokości 120 tys. zł na rok. Realizowany przez niego projekt trwa 36 miesięcy. Maksymalnym limitem wynagrodzenia będzie dla niego kwota 360 tys. zł (120 tys. zł x 3 lata), przy zatrudnieniu na okres 36 miesięcy. Kwota wypłacana z budżetu wynagrodzeń nie musi być jednakowa w każdym roku realizacji projektu badawczego. Możliwe jest zatem wypłacenie wynagrodzenia np. w wysokości 110 tys. zł, 120 tys. zł i 130 tys. zł w kolejnych latach. Różnice te mogą wynikać np. z obowiązujących w podmiocie przepisów regulujących podwyżki, dodatki stażowe lub wypłatę trzynastej pensji. Wyliczenie wysokości wynagrodzenia należy do podmiotu, w którym realizowany jest projekt badawczy.

5. Czy wykonawca (z wyłączeniem Kierownika projektu) pobierający wynagrodzenie w ramach jednego projektu, ale w różnych okresach, może pobierać wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych oraz budżetu wynagrodzeń dodatkowych?

   Tak, jeśli okresy zatrudnienia nie pokrywają się (z wyłączeniem Kierownika projektu).

   UWAGA! Od 17 edycji konkursowej kierownik projektu, który zaplanował swoje wynagrodzenie w ramach budżetu wynagrodzeń etatowych nie może w trakcie realizacji projektu pobierać wynagrodzenia z puli wynagrodzeń dodatkowych, nawet po wykorzystaniu środków zaplanowanych na własne wynagrodzenie.

6. Czy osoba, która w ramach projektu pobiera wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych może równocześnie pobierać wynagrodzenie na podstawie umowy cywilnoprawnej u jakiegokolwiek pracodawcy?

   Tak, pod warunkiem, że środki nie pochodzą z innego projektu finansowanego ze źródeł NCN.

7. Czy osoba, która w ramach projektu pobiera wynagrodzenie z budżetu wynagrodzeń etatowych może równocześnie pobierać wynagrodzenie na podstawie innej umowy o pracę u obecnego lub innego pracodawcy?

   Nie, w czasie pobierania tego wynagrodzenia nie może pobierać wynagrodzenia na podstawie innej umowy o pracę u innego pracodawcy. W przypadku wykonywania dodatkowych zadań w dodatkowym czasie u obecnego pracodawcy możliwe jest otrzymanie dodatkowego wynagrodzenia w ramach dodatku/aneksu do umowy o pracę.

8. Czy kierownik projektu musi być związany z Podmiotem, w którym realizowany jest projekt, umową o pracę lub umową cywilnoprawną przez cały okres realizacji projektu?

   W tym obszarze obowiązują różne regulacje w zależności od edycji konkursowej i rodzaju konkursu.

   W konkursach do 36 edycji, kierownik projektu nie musi być związany umową o pracę lub umową cywilnoprawną przez cały okres realizacji projektu z Podmiotem, w którym realizowany jest projekt, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Podmiotu.

   Od 37 edycji konkursowej Podmiot, w którym realizowany jest projekt zobowiązany jest do zatrudnienia Kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu na podstawie umowy o pracę na co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy. Nie dotyczy konkursów PRELUDIUM i PRELUDIUM BIS.

   Przebywanie kierownika projektu na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, tacierzyńskim czy rodzicielskim w trakcie realizacji projektu może zostać uznane za spełnienie powyższego warunku.

   Podmiot realizujący projekt jest zobowiązany do zawarcia pisemnej umowy z Kierownikiem projektu na czas pobierania przez niego wynagrodzenia ze środków projektu.

9. Czy kierownik projektu musi przebywać w Polsce przez cały okres realizacji projektu?

   W tym obszarze obowiązują różne regulacje w zależności od edycji konkursowej i rodzaju konkursu

   Do 20 edycji dokumentacja konkursowa nie reguluje czasu przebywania Kierownika projektu w Polsce.

   Od 21 do 31 edycji Kierownik projektu zobowiązany jest prowadzić działalność naukowo-badawczą w miejscu wskazanym jako miejsce realizacji projektu przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne dla realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane zbadaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend.

   Od 33 do 34 edycji Kierownik projektu, musi prowadzić działalność naukowo-badawczą w podmiocie realizującym projekt badawczy przez co najmniej 50% czasu jego trwania.

   Od 35 do 36 edycji Kierownik projektu musi prowadzić działalność naukowo-badawczą w podmiocie realizującym projekt badawczy przez co najmniej 50% czasu jego trwania, z wyłączeniem konkursu PRELUDIUM BIS.

   Od 37 do 40 edycji Kierownik projektu jest zobowiązany przebywać na terenie Polski przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne dla realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane z badaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend. Nie dotyczy konkursu PRELUDIUM BIS.

   Od 41 edycji Kierownik projektu zobowiązany jest do przebywania przez co najmniej 50% czasu trwania projektu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i pozostawania w dyspozycji podmiotu realizującego projekt. Do wymienionego czasu wlicza się udokumentowane delegacjami służbowymi wyjazdy mające bezpośredni związek z realizowanym projektem oraz urlopy regulowane przepisami prawa pracy. Nie dotyczy kierowników projektów w konkursie PRELUDIUM BIS.

   Przebywanie Kierownika projektu na urlopie macierzyńskim, tacierzyńskim lub rodzicielskim w trakcie realizacji projektu może zostać uznane jako spełnienie powyższego warunku. Do tego okresu nie wlicza się przebywanie kierownika projektu na urlopie bezpłatnym.

10. Jakie zmiany w obrębie wynagrodzeń poszczególnych wykonawców wymagają zgody Lidera w przypadku projektu realizowanego przez konsorcjum naukowe / grupę podmiotów?

    W przypadku projektu realizowanego przez konsorcjum naukowe/grupę podmiotów zgody Lidera wymagają jedynie zmiany wysokości wynagrodzeń poszczególnych wykonawców. Natomiast zmiana formy oraz okresu ich zatrudnienia wymagają, na wniosek Kierownika projektu, zgody kierownika Podmiotu, w którym dany wykonawca jest zatrudniony.

    Należy wziąć pod uwagę, że dokonywane zmiany muszą być zgodne z regulacjami obowiązującymi dla danego konkursu.

11. Czy kierownik projektu, wnioskujący jako osoba fizyczna, musi świadczyć pracę w podmiocie, w którym będzie realizowany projekt, w dniu podpisania umowy o finansowanie i realizację projektu badawczego z Narodowym Centrum Nauki?

    Tak, kierownik projektu wnioskujący jako osoba fizyczna jest zobowiązany świadczyć pracę w podmiocie realizującym projekt w dniu podpisania umowy o finansowanie i realizację projektu badawczego z Narodowym Centrum Nauki, o ile w dokumentacji konkursowej został zawarty warunek zatrudnienia kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu. Przebywanie Kierownika projektu na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, tacierzyńskim lub rodzicielskim w dniu podpisania umowy, może zostać uznane jako spełnienie powyższego warunku.

12. Czy w okresie przedłużenia projektu i dysponowania w tym okresie w projekcie środkami zaplanowanymi na wynagrodzenie etatowe kierownika projektu/osoby na stanowisku post-doc/ osoby na specjalistycznym stanowisku pomocniczym wynagrodzenie powinno być wypłacane zgodnie z warunkami konkursu?

    Tak, środki zaplanowane na wynagrodzenie etatowe powinny być wypłacane zgodnie z warunkami konkursu. W przypadku wykorzystania środków zaplanowanych na wynagrodzenie dla kierownika projektu, kierownik może być zatrudniony na warunkach obowiązujących w jednostce.

    Od 37 edycji konkursowej Podmiot, w którym realizowany jest projekt zobowiązany jest do zatrudnienia Kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu na podstawie umowy o pracę na co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy. Nie dotyczy konkursów PRELUDIUM i PRELUDIUM BIS.

1. Co należy rozumieć przez stanowisko typu post-doc?

   Przez stanowisko typu post-doc należy rozumieć pełnoetatowe stanowisko pracy dla osoby, która uzyskała stopień naukowy doktora nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie (z uwzględnieniem przerw określonych w definicji stanowiska typu post-doc zawartej w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich zwanym dalej regulaminem) i która została zatrudniona na to stanowisko w ramach otwartego konkursu. Mogą to być stanowiska typu post-doc finansowane ze środków przyznanych na realizację projektów NCN oraz z innych źródeł np. projekty finansowane przez FNP i inne.

2. W jakich przypadkach ulega przedłużeniu siedmioletni okres, liczony od uzyskania stopnia naukowego doktora, wymagany przy zatrudnieniu na stanowisko typu post-doc?

   Okres kwalifikacji do konkursu może być przedłużony:

   • o czas przebywania na długoterminowych (powyżej 90 dni) udokumentowanych zasiłkach chorobowych lub świadczeniach rehabilitacyjnych w związkuz niezdolnością do pracy (w trakcie siedmioletniego okresu liczonego od dnia uzyskania stopnia naukowego doktora)
   • o czas przebywania na urlopach związanych z opieką i wychowaniem dzieci udzielanych na zasadach określonych w Kodeksie pracy (zarówno przed jaki w trakcie siedmioletniego okresu liczonego od dnia uzyskania stopnia naukowego doktora)
   • w przypadku kobiet o 18 miesięcy, za każde urodzone bądź przysposobione dziecko, jeżeli taki sposób wskazania przerw w karierze naukowej jest bardziej korzystny (zarówno przed, jak i w trakcie siedmioletniego okresu liczonego od dnia uzyskania stopnia naukowego doktora)

   Przykład:

   Stanowisko typu post-doc dotyczy osoby, która uzyskała stopień naukowy doktora nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie, to oznacza, że do końca 2021 roku może ubiegać się o zatrudnienie na stanowisku typu post-doc osoba, która uzyskała stopień doktora w 2014 roku i w latach kolejnych po nim następujących.

   Gdy dana osoba w ciągu ostatnich 7 lat korzystała z urlopu macierzyńskiego wówczas siedmioletni okres, liczony od uzyskania stopnia naukowego doktora, ulega przedłużeniu o liczbę miesięcy wykorzystanego urlopu macierzyńskiego.

   Powyższą regułę należy zastosować również w przypadku przebywania na zwolnieniu lekarskim.

   Jeżeli nie wystąpił żaden z powyższych przypadków siedmioletni okres, liczony od uzyskania stopnia naukowego doktora, wymagany przy zatrudnieniu na stanowisko typu post-doc nie ulega przedłużeniu.

3. Jakie kryteria powinna spełniać osoba ubiegająca się o zatrudnienie na stanowisku typu post-doc?

   W tym obszarze obowiązują różne regulacje w zależności od edycji konkursowej.

   dla projektów od 35 edycji konkursowej

   Wynagrodzenie etatowe na stanowisku typu post-doc może być zaplanowane w ramach środków projektu badawczego w wysokości 120 tys. zł rocznie przy założeniu, że osoba przewidziana do zatrudniania na tym stanowisku spełni łącznie następujące warunki:

   a) będzie wybrana w ramach otwartego konkursu, przeprowadzonego przez komisję rekrutacyjną powołaną przez kierownika podmiotu realizującego projekt badawczy, złożoną z kierownika projektu jako przewodniczącego oraz przynajmniej dwóch wskazanych przez niego osób posiadających odpowiednie kwalifikacje naukowe lub zawodowe. Ocena kandydatów odbywa się na podstawie kryteriów przedstawionych w ogłoszeniu o konkursie, a wyniki konkursu podawane są do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy;
   
   b) stopień doktora nie został nadany przez podmiot, w którym planowane jest zatrudnienie na tym stanowisku;
   
   c) będzie zatrudniona na okres nie krótszy niż 6 miesięcy;
   
   d) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie będzie pobierać innego wynagrodzenia ze środków przyznanych w ramach kosztów bezpośrednich z projektów badawczych finansowanych w konkursach NCN;
   
   e) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie będzie pobierać wynagrodzenia u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę, w tym również u pracodawcy z siedzibą poza terytorium Polski.
   
   
   
   dla projektów od 31 do 34 edycji konkursowej

   Osoba na stanowisku typu post-doc może otrzymać z puli wynagrodzeń etatowych wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, o ile spełnia łącznie następujące warunki:
   
   
   
   a) została wybrana w ramach otwartego konkursu, przeprowadzonego przez trzyosobową komisję rekrutacyjną powołaną przez kierownika Podmiotu realizującego projekt badawczy, złożoną z kierownika projektu jako przewodniczącego oraz przynajmniej dwóch wskazanych przez niego osób posiadających odpowiednie kwalifikacje naukowe lub zawodowe. Ocena kandydatów odbywa się na podstawie kryteriów przedstawionych w ogłoszeniu o konkursie, a wyniki konkursu podawane są do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy,
   
   b) kierownik projektu nie był promotorem/promotorem pomocniczym w jej przewodzie doktorskim,
   
   c) w ciągu ostatnich dwóch lat przed podjęciem zatrudnienia w projekcie nie była zatrudniona na podstawie umowy o pracę w podmiocie, w którym będzie realizowany projekt badawczy,
   
   d) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia ze środków przyznanych w ramach kosztów bezpośrednich w konkursach NCN,
   
   e) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie jest zatrudniona na podstawie innej umowy o pracę,
   
   f) wysokość środków na zatrudnienie wynosi 120 tys. zł rocznie lub kwota wskazana we wniosku. Istnieje możliwość wskazania wyższej kwoty wynagrodzenia, o ile jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami przedstawionymi we wniosku. Zasadność podwyższenia wynagrodzenia podlega ocenie zespołu ekspertów,

   Dopuszcza się zatrudnienie w projekcie z puli wynagrodzeń etatowych na stanowisku typu post-doc jednej osoby niespełniającej kryterium wskazanego w pkt b).

   Przy ponownym ubieganiu się o zatrudnienie na stanowisku typu post-doc w tym samym podmiocie nie stosuje się warunku określonego w punkcie c). W tym samym podmiocie można ubiegać się o ponowne zatrudnienie na stanowisku typu post-doc tylko jeden raz.

   dla projektów do 30 edycji konkursowej

   Osoba na stanowisku typu post-doc może otrzymać z puli wynagrodzeń etatowych wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, o ile spełnia łącznie następujące warunki:

   a) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia ze środków przyznanych w ramach kosztów bezpośrednich w konkursach NCN;
   
   b) kierownik projektu nie był promotorem/promotorem pomocniczym w jej przewodzie doktorskim;
   
   c) została wybrana w ramach otwartego konkursu, przeprowadzonego przez trzyosobową komisję rekrutacyjną powołaną przez kierownika podmiotu realizującego projekt badawczy, złożoną z kierownika projektu jako przewodniczącego oraz przynajmniej dwóch wskazanych przez niego osób posiadających odpowiednie kwalifikacje naukowe lub zawodowe. Ocena kandydatów odbywa się na podstawie kryteriów przedstawionych w ogłoszeniu o konkursie, a wyniki konkursu podawane są do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy;
   
   d) w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie jest zatrudniona na podstawie innej umowy o pracę;
   
   e) wysokość środków na zatrudnienie wynosi 120 tys. zł rocznie. Istnieje możliwość wskazania wyższej kwoty wynagrodzenia, o ile jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami przedstawionymi we wniosku. Zasadność podwyższenia wynagrodzenia podlega ocenie zespołu ekspertów.

   Dopuszcza się zatrudnienie w projekcie z puli wynagrodzeń etatowych na stanowisku typu post-doc jednej osoby niespełniającej kryterium wskazanego w pkt b).

4. Czy na stanowisku typu post-doc należy ogłosić konkurs?

   Tak. Zatrudnienie na stanowisku typu post-doc powinno odbywać się w drodze otwartego konkursu, w którym kierownik projektu przewodniczy komisji rekrutacyjnej. Podmiot, w którym ma zostać zatrudniona osoba na stanowisku typu post-doc, musi zapewnić przeprowadzenie konkursu w oparciu o zasady wskazane w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich oraz zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami podmiotu, w którym realizowany jest projekt.

5. Czy osoba ubiegająca się w konkursie o stanowisko typu post-doc musi posiadać stopień naukowy doktora?

   Nie. Do konkursu może przystąpić osoba, która nie posiada stopnia naukowego doktora, ale w momencie podpisania umowy o pracę powinna spełniać taki warunek.

6. Czy w przypadku zatrudnienia osoby na stanowisku typu post-doc, osoba ta powinna zrezygnować z obowiązującej umowy o pracę z dotychczasowym pracodawcą czy wystarczy, że na czas pobierania wynagrodzenia etatowego projekcie nie będzie pobierała innego wynagrodzenia?

   Zgodnie z katalogiem „Koszty w projektach badawczych finansowanych przez NCN”:

   dla projektów od 35 edycji konkursowej

   osoba zatrudniona na stanowisku typu post-doc w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie będzie pobierać wynagrodzenia u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę, co oznacza, że taka osoba nie musi rezygnować i wypowiadać swojej umowy o pracę w miejscu gdzie jest zatrudniona, ważne jest aby na czas zatrudnienia w projekcie nie pobierała wynagrodzenia.

   dla projektów od 33 do 34 edycji konkursowej

   osoba zatrudniona na stanowisku typu post-doc w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie jest zatrudniona u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę, co oznacza że taka osoba powinna rozwiązać umowę o pracę w miejscu gdzie jest zatrudniona, by móc pobierać pełnoetatowe wynagrodzenie z projektu na podstawie umowy o pracę.

   dla projektów od 29 do 32 edycji konkursowej

   osoba zatrudniona na stanowisku typu post-doc w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie jest zatrudniona na podstawie innej umowy o pracę, co oznacza że taka osoba powinna rozwiązać lub aneksować umowy o pracę (jeśli zatrudnienie dotyczy Jednostki będącej miejscem realizacji projektu) w miejscu gdzie jest zatrudniona, by móc pobierać pełnoetatowe wynagrodzenie z projektu na podstawie umowy o pracę.

   dla projektów od 17 do 28 edycji konkursowej

   osoba zatrudniona na stanowisku typu post-doc w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę u jakiegokolwiek pracodawcy, co oznacza, że taka osoba nie musi rezygnować i wypowiadać swojej umowy o pracę w miejscu gdzie jest zatrudniona, ważne jest aby na czas zatrudnienia w projekcie nie pobierała wynagrodzenia w ramach umowy pierwotnej.

7. W Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich znajduje się definicja stanowiska typu post-doc, która określa, że na stanowisku tym może zostać zatrudniona osoba, która uzyskała stopień naukowy doktora nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie. Czy warunek ten należy spełniać przez cały okres zatrudnienia w projekcie?

   Nie. Warunek ten należy spełnić na dzień podpisania umowy o pracę na stanowisku typu post-doc.

8. Konkurs na stanowisko typu post-doc wygrała osoba dotychczas zatrudniona w podmiocie, w którym będzie realizowany projekt badawczy. Czy podmiot musi rozwiązać umowę o pracę, czy też może oddelegować taką osobę do pracy w projekcie?

   Podmiot realizujący projekt może oddelegować pracownika w ramach zawartej już z nim umowy o pracę do realizacji zadań w projekcie na stanowisku typu post-doc. W takim przypadku limit wynagrodzenia wypłacanego ze środków bezpośrednich projektu nie może przekroczyć 120 tys. na rok.

   UWAGA! Od 31 do 34 edycji konkursowej oddelegowanie pracownika na stanowisko typu post-doc nie jest możliwe. Osoba zatrudniana na tym stanowisku w ciągu ostatnich dwóch lat przed podjęciem zatrudnienia w projekcie nie może być zatrudniona na podstawie umowy o pracę w Podmiocie, w którym będzie realizowany projekt badawczy (z zastrzeżeniem wyjątku, o którym mowa w pytaniu 3).

9. W projekcie zaplanowano jedno stanowisko typu post-doc. Czy można zatrudnić więcej niż jedną osobę na tym stanowisku?

   Tak, pod warunkiem, że zatrudnienie każdej z osób na tym stanowisku nie będzie krótsze niż sześć miesięcy oraz łączne wynagrodzenie nie przekroczy limitu środków zaplanowanych we wniosku na zatrudnienie tych osób (możliwe jest zarówno zatrudnienie osób jedna po drugiej, jak i jednoczesne zatrudnienie kilku osób).

10. Czy osoby zatrudnione na stanowisku typu post-doc mogą występować z wnioskiem o finansowanie projektu w konkursach NCN?

    Tak, z zastrzeżeniem, że w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie będą pobierać innego wynagrodzenia ze środków przyznanych w ramach kosztów bezpośrednich z projektów badawczych finansowanych w ramach konkursów NCN.

    Mogą pełnić rolę kierownika projektu lub wykonawcy w innych projektach NCN, nie pobierając w ich ramach wynagrodzenia.

11. Czy kierownik projektu może przeznaczyć środki finansowe niewykorzystane na wynagrodzenia etatowe w projekcie na utworzenie dodatkowego/dodatkowych stanowisk typu post-doc?

    Tak. Jeżeli środki zaplanowane we wniosku w obrębie budżetu wynagrodzeń etatowych nie są pobierane przez cały planowany okres lub z innych przyczyn nie są wykorzystane, mogą zostać przeznaczone na wynagrodzenie etatowe w ramach utworzenia dodatkowego/dodatkowych stanowisk typu post-doc z zastrzeżeniem warunków określonych w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich.

    Przykład 1: W projekcie zaplanowano wynagrodzenie etatowe kierownika oraz jedno stanowisko typu post-doc. Kierownik zatrudnia jedną osobę na stanowisku post-doc oraz rezygnuje ze swojego wynagrodzenia etatowego i przeznacza te środki na utworzenia drugiego stanowiska typu post-doc.

    Przykład 2: W projekcie zaplanowano wynagrodzenie etatowe kierownika, a nie zaplanowano stanowisk typu post-doc. Kierownik rezygnuje ze swojego wynagrodzenia etatowego i przeznacza te środki na utworzenie stanowiska typu post-doc.

    Uwaga! Środki finansowe niewykorzystane na wynagrodzenia etatowe mogą być wykorzystane również na wynagrodzenie etatowe dla osoby już zatrudnionej na stanowisku post-doc w ramach przedłużenia okresu zatrudnienia na tym stanowisku przy zachowaniu limitów wysokości wynagrodzenia określonych w Regulaminie.

12. Czy można zwiększyć wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc do kwoty 120 tys. zł/rok ze środków niewykorzystanych na wynagrodzenia etatowe dla Kierownika projektu lub na wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym?

    Tak. Środki niewykorzystane na wynagrodzenia etatowe dla Kierownika projektu i na wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym mogą zostać wykorzystane na zwiększenie wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc do kwoty 120 tys. zł/rok.

13. Czy można zwiększyć wynagrodzenie dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc do 120 tys. zł/rok poprzez skrócenie jej okresu zatrudnienia?

    Tak, z zastrzeżeniem, że sposób wyliczenia wynagrodzenia dla tej osoby będzie zgodny z przykładami podanymi poniżej.

    Przykład 1:Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 120 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 10 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 100 tys. zł (10 tys. zł x 10 = 100 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec proporcjonalnemu zmniejszeniu.

    Przykład 2:Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 100 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 10 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 100 tys. zł (10 tys. zł x 10 = 100 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie nie ulega zmniejszeniu.

    Przykład 3:Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 100 tys. zł na 12 miesięcy. Ze względu na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 8 miesięcy. Wynagrodzenie, jakie może zostać wypłacone dla tej osoby, to 80 tys. zł (10 tys. zł x 8 = 80 tys. zł). W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec zmniejszeniu.

    Przykład 4:Osoba na stanowisku typu post-doc miała zaplanowane wynagrodzenie 200 tys. zł na 24 miesiące. Ze względu np. na trudności w zatrudnieniu będzie realizować projekt przez 16 miesięcy. Wynagrodzenie zostało zwiększone do 10 tys. zł miesięcznie, więc w chwili ustania stosunku pracy wypłacono ze środków projektu 160 tys. zł. W tym przypadku kwota zaplanowana na wynagrodzenie musi ulec zmniejszeniu.

    W sposób analogiczny można przeliczyć wynagrodzenie zaplanowane dla osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym.

14. W jaki sposób można zwiększyć wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc?

    Zwiększenie wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej na stanowisku post-doc jest możliwe tylko do kwoty ustalonego limitu, tj. 120 tys. zł rocznie.

    Na zwiększenie wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej na stanowisku typu post-doc można przeznaczyć środki niewykorzystane na wynagrodzenia etatowe dla kierownika projektu, środki niewykorzystane na wynagrodzenia innego post-doca lub osoby zatrudnionej na specjalistycznym stanowisku pomocniczym, środki zaplanowane na wynagrodzenie dodatkowe.

    Na zwiększenie wynagrodzenia mogą być również przeznaczone środki pochodzące z innych kosztów bezpośrednich projektu lub z kosztów pośrednich projektu. Sposób wyliczenia wynagrodzenia dla tej osoby powinien być zgodny z przykładami podanymi w pytaniu 11 i 13.

    Ponadto na zwiększenie wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej na stanowisku post-doc mogą być również przeznaczone środki pochodzące ze środków własnych podmiotu. W przypadku zwiększenia wynagrodzenia ze środków własnych podmiotu nie obowiązuje limit 120 tys. zł rocznie. Środki te nie powinny być wykazywane w raportach z realizacji projektu.

15. Czy w związku z koniecznością podwyższenia wynagrodzeń, wynikającą z wejścia w życie regulacji ustawowych, możliwe jest zwiększenie tych wynagrodzeń ze środków projektu?

    Nie, podwyższenia wynagrodzeń można dokonać jedynie ze środków własnych Podmiotu realizującego dany projekt; z uwzględnieniem zmian dopuszczalnych pismem Dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r.

1. Czy kierownik projektu musi być związany z Podmiotem, w którym realizowany jest projekt, umową o pracę lub umową cywilnoprawną przez cały okres realizacji projektu?

   W tym obszarze obowiązują różne regulacje w zależności od edycji konkursowej i rodzaju konkursu.

   W konkursach do 36 edycji, kierownik projektu nie musi być związany umową o pracę lub umową cywilnoprawną przez cały okres realizacji projektu z Podmiotem, w którym realizowany jest projekt, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Podmiotu.

   Od 37 edycji konkursowej Podmiot, w którym realizowany jest projekt zobowiązany jest do zatrudnienia Kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu na podstawie umowy o pracę na co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy. Nie dotyczy konkursów PRELUDIUM i PRELUDIUM BIS.

   Przebywanie kierownika projektu na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, tacierzyńskim czy rodzicielskim w trakcie realizacji projektu może zostać uznane za spełnienie powyższego warunku.

   Podmiot realizujący projekt jest zobowiązany do zawarcia pisemnej umowy z Kierownikiem projektu na czas pobierania przez niego wynagrodzenia ze środków projektu.

2. Czy kierownik projektu musi przebywać w Polsce przez cały okres realizacji projektu?

   W tym obszarze obowiązują różne regulacje w zależności od edycji konkursowej i rodzaju konkursu.

   Do 20 edycji dokumentacja konkursowa nie reguluje czasu przebywania Kierownika projektu w Polsce.

   Od 21 do 31 edycji Kierownik projektu zobowiązany jest prowadzić działalność naukowo-badawczą w miejscu wskazanym jako miejsce realizacji projektu przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne dla realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane zbadaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend.

   Od 33 do 34 edycji Kierownik projektu, musi prowadzić działalność naukowo-badawczą w podmiocie realizującym projekt badawczy przez co najmniej 50% czasu jego trwania.

   Od 35 do 36 edycji Kierownik projektu musi prowadzić działalność naukowo-badawczą w podmiocie realizującym projekt badawczy przez co najmniej 50% czasu jego trwania, z wyłączeniem konkursu PRELUDIUM BIS.

   Od 37 do 40 edycji Kierownik projektu jest zobowiązany przebywać na terenie Polski przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne dla realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane z badaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend. Nie dotyczy konkursu PRELUDIUM BIS.

   Od 41 edycji Kierownik projektu zobowiązany jest do przebywania przez co najmniej 50% czasu trwania projektu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i pozostawania w dyspozycji podmiotu realizującego projekt. Do wymienionego czasu wlicza się udokumentowane delegacjami służbowymi wyjazdy mające bezpośredni związek z realizowanym projektem oraz urlopy regulowane przepisami prawa pracy. Nie dotyczy kierowników projektów w konkursie PRELUDIUM BIS.

   Przebywanie Kierownika projektu na urlopie macierzyńskim, tacierzyńskim lub rodzicielskim w trakcie realizacji projektu może zostać uznane jako spełnienie powyższego warunku. Do tego okresu nie wlicza się przebywanie kierownika projektu na urlopie bezpłatnym.

3. Czy kierownik projektu wnioskujący jako osoba fizyczna jest zobowiązany świadczyć pracę w podmiocie, w którym będzie realizowany projekt, w dniu podpisania umowy o finansowanie i realizację projektu badawczego z Narodowym Centrum Nauki?

   Tak, kierownik projektu wnioskujący jako osoba fizyczna jest zobowiązany świadczyć pracę w podmiocie realizującym projekt w dniu podpisania umowy o finansowanie i realizację projektu badawczego z Narodowym Centrum Nauki, o ile w dokumentacji konkursowej został zawarty warunek zatrudnienia kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu. Przebywanie Kierownika projektu na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, tacierzyńskim lub rodzicielskim w dniu podpisania umowy, może zostać uznane jako spełnienie powyższego warunku.

4. Czy wypłata środków zaplanowanych jako „wynagrodzenia dodatkowe” oznacza obowiązek wypłaty tych środków w ramach wynagrodzeń dodatkowych do zawartej już umowy o pracę?

   Określenie „wynagrodzenia dodatkowe” obowiązuje od 17 edycji konkursowej . W Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich znajdują się szczegółowe wytyczne dotyczące limitów tych wynagrodzeń w poszczególnych konkursach. Ze środków na wynagrodzenie dodatkowe oprócz umów cywilnoprawnych może być finansowane również zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy) oraz oddelegowanie pracownika do wykonywania zadań (czynności) w projekcie.

   Ważne: Od 27 edycji konkursowej członek zespołu naukowego zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie dla takiej osoby może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę lub w formie okresowego zwiększenia wynagrodzenia zasadniczego, wypłacanego na podstawie aneksu do umowy o pracę ze wskazaniem źródła finansowania. Uwaga! Możliwa jest wypłata wynagrodzenia jednocześnie w części w formie dodatku do umowy o pracę i w części w formie okresowego zwiększenia wynagrodzenia zasadniczego, wypłacanego na podstawie aneksu do umowy o pracę ze wskazaniem źródła finansowania, o ile jest to zgodne z regulacjami w podmiocie.

   Na podstawie umów cywilnoprawnych można wypłacać wynagrodzenia wykonawcom projektu, którzy nie są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt.

5. Czy istnieje możliwość zmiany wysokości miesięcznego wynagrodzenia w projektach realizowanych w ramach konkursów ogłoszonych przed 17 edycją konkursową zachowując całościowy limit wskazany w kosztorysie projektu?

   Tak, zwiększenie miesięcznego limitu wynagrodzenia dla poszczególnych wykonawców realizujących projekt w ramach konkursów ogłoszonych przed 17 edycją konkursową jest dopuszczalne

6. Czy kierownik projektu może zwiększyć wysokość swojego wynagrodzenia zaplanowanego w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych w przypadku rezygnacji wykonawcy z udziału w projekcie?

   Tak, z zastrzeżeniem, że kierownik projektu nie może otrzymać wynagrodzenia wyższego niż określone jest w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich. Zwiększenie wysokości wynagrodzenia Kierownika projektu nie może powodować zwiększenia budżetu wynagrodzeń dodatkowych.

   Przykład: w konkursie OPUS 12 wynagrodzenie dla kierownika projektu, który nie zaplanował dla siebie wynagrodzenia etatowego może wynieść maksymalnie 90 tys. zł na okres 36 miesięcy.

7. W jakiej formie kierownik projektu powinien uzyskać zgodę kierownika podmiotu na zmiany w wysokości wynagrodzeń wykonawców projektu?

   Każdy dokument określający zakres wykonania pracy, okres jej wykonania oraz kwotę wynagrodzenia podpisany przez kierownika podmiotu lub osobę upoważnioną (np. dziekan, kierownik instytutu, zakładu, projektu itp.) jest dopuszczalny. Dokumentami takimi mogą być np.:

   • Zaakceptowany wniosek o umowę o pracę/dodatku do umowy o pracę
   • Umowa o pracę/aneks do umowy o pracę
   • Zaakceptowany wniosek o umowę cywilnoprawną
   • Umowa cywilnoprawna
   • Inne

   W powyższych przypadkach nie jest wymagana dodatkowa zgoda kierownika podmiotu na dokonanie zmian. Taka zgoda wymagana jest jedynie w przypadku, jeśli kierownik podmiotu lub osoba upoważniona nie podpisuje żadnych wymienionych dokumentów. Centrum nie wymaga przesyłania powyższych zgód pod warunkiem, że dokonane zmiany zostaną opisane i uzasadnione w najbliższym raporcie (rocznym lub końcowym) z wyraźnym wskazaniem, że dokonano ich za zgodą kierownika podmiotu np. w formie: „Za zgodą kierownika podmiotu dokonano następujących zmian: (tu wymienić zmiany)”. Jeśli powyższy warunek nie będzie spełniony odpowiednie zgody należy przesyłać do Centrum.

8. Czy kierownik projektu może zmniejszyć wysokość swojego wynagrodzenia zaplanowanego w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych na rzecz zwiększenia wynagrodzeń innych wykonawców projektu?

   Tak. Kierownik projektu dysponuje budżetem wynagrodzeń dodatkowych i za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może modyfikować wysokość wynagrodzeń członków zespołu projektowego.

9. Czy w ramach wynagrodzeń dodatkowych możliwe jest wypłacanie kierownikowi projektu/ wykonawcom wynagrodzeń w kwotach innych niż miesięczne limity wynagrodzeń obowiązujące na etapie konstruowania budżetu?

   Tak. Kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może dokonać zmiany wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla poszczególnych członków zespołu projektowego względem zaplanowanego na etapie sporządzania wniosku o finansowanie projektu pod warunkiem, że nie przekroczy zaplanowanego we wniosku budżetu na wynagrodzenia dodatkowe i limitu wynagrodzeń dodatkowych obowiązujących kierownika projektu.

10. Czy w przypadku rezygnacji wykonawcy z realizacji zadań w projekcie możliwa jest wypłata zaplanowanego dla niego wynagrodzenia pozostałym członkom zespołu?

    Tak. Kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu realizującego projekt może dokonać zmiany wysokości wypłacanego wynagrodzenia dla poszczególnych członków zespołu projektowego względem zaplanowanego na etapie sporządzania wniosku o finansowanie projektu, nie przekraczając zaplanowanego we wniosku budżetu na wynagrodzenia dodatkowe.

11. Czy istnieje możliwość wypłaty wynagrodzenia z budżetu wynagrodzeń dodatkowych dla jednego wykonawcy w różnych formach (np. umowa o pracę, umowa cywilno-prawna) w ramach jednego projektu?

    Tak, jest to dopuszczalne, pod warunkiem, że zakres zadań badawczych w tych umowach jest inny lub umowy nie pokrywają się czasowo.

    Ważne: od 27 edycji konkursowej członek zespołu naukowego zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę.

12. Czy budżet wynagrodzeń dodatkowych może zostać zwiększony w trakcie realizacji projektu?

    Nie. Zwiększenie budżetu wynagrodzeń dodatkowych jest niedopuszczalne.

13. Czy budżet wynagrodzeń dodatkowych może zostać zmniejszony w trakcie realizacji projektu?

    Tak, zmniejszenie budżetu wynagrodzeń dodatkowych jest możliwe ale powinno być ono zgodne z zapisami umów o realizację i finansowanie projektów badawczych w poszczególnych edycjach.

14. Jakie zmiany w obrębie wynagrodzeń poszczególnych wykonawców wymagają zgody Lidera w przypadku projektu realizowanego przez konsorcjum naukowe / grupę podmiotów?

    W przypadku projektu realizowanego przez konsorcjum naukowe / grupę podmiotów zgody Lidera wymagają jedynie zmiany wysokości wynagrodzeń poszczególnych wykonawców. Natomiast zmiana formy oraz okresu ich zatrudnienia wymagają, na wniosek Kierownika projektu, zgody kierownika Podmiotu, w którym dany wykonawca jest zatrudniony.

    Należy wziąć pod uwagę, że dokonywane zmiany muszą być zgodne z regulacjami obowiązującymi dla danego konkursu.

15. Czy dopuszczalne jest jednoczesne zatrudnienie tego samego wykonawcy zarówno u Lidera konsorcjum (grupy podmiotów) jak i u Partnera?

    Tak, jednoczesne zatrudnienie tego samego wykonawcy zarówno przez Lidera, jak i Partnera jest możliwe. Należy postępować zgodnie z Kodeksem Pracy i regulacjami wewnętrznymi podmiotów, które tworzą konsorcjum (grupę podmiotów). Informację o takim zatrudnieniu należy zamieścić w  raporcie rocznym / końcowym.

1. Dla kogo można zaplanować środki na obniżenie pensum dydaktycznego?

   Środki finansowe na obniżenie pensum dydaktycznego można zaplanować wyłącznie dla kierownika projektu w konkursach SONATA lub SONATA BIS, który jest zatrudniony w podmiocie jako pracownik naukowo-dydaktyczny na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.

2. W projekcie SONATA BIS zaplanowano obniżenie pensum dydaktycznego na cały okres realizacji projektu. Czy można nie obniżać pensum dydaktycznego w najbliższym semestrze, a zacząć od następnego?

   Tak, środki finansowe zaplanowane na obniżenie pensum dydaktycznego mogą być wydatkowane w dowolnym okresie trwania projektu, pod warunkiem, że w całym okresie realizacji projektu badawczego obniżenie nie przekroczy 50% całego pensum dydaktycznego kierownika projektu.

3. Na jakiej zasadzie rozlicza się obniżenie pensum dydaktycznego?

   Zasady, na jakich jest rozliczane pensum dydaktyczne zależą od polityki rachunkowej w podmiocie oraz obowiązujących przepisów prawa.

4. Czy niewykorzystane przez kierownika projektu środki na obniżenie pensum dydaktycznego mogą zostać przeznaczone na obniżenie pensum dydaktycznego innego wykonawcy w projekcie?

   Nie, środki finansowe na obniżenie pensum dydaktycznego dotyczą jedynie kierownika projektu.

5. W jaki sposób udokumentować (wykazać) wykorzystanie środków? Czy wystarczająca będzie informacja, że pensum dydaktyczne zostało obniżone?

   W projektach, w których zaplanowane były środki na obniżenie pensum dydaktycznego poniesione koszty wykazać należy w odpowiedniej pozycji w zestawieniu kosztów planowanych i poniesionych raportu rocznego i końcowego.

6. Czy ze środków projektu można sfinansować obniżenie pensum dydaktycznego jeśli nie było zaplanowane we wniosku?

   Nie, środki finansowe na obniżenie pensum dydaktycznego można wykorzystać jedynie, jeśli ta pozycja była zaplanowana we wniosku.

7. Czy środki zaoszczędzone w ramach pensum dydaktycznego można przeznaczyć na inny cel?

   Nie, środki finansowe przeznaczone na obniżenie pensum dydaktycznego nie mogą być wykorzystane na inne cele w projekcie. Niewykorzystane środki na obniżenie pensum dydaktycznego należy zwrócić do Centrum.

8. W jaki sposób jednostka realizująca projekt może wydatkować środki przyznane na obniżenie pensum dydaktycznego?

   Środki zaplanowane w projekcie na obniżenie pensum kierownika projektu, jednostka powinna przeznaczyć na finansowanie zajęć dydaktycznych prowadzonych w zastępstwie za kierownika projektu. Za każdą zaplanowaną godzinę obniżenia pensum dydaktycznego kierownika projektu, jednostka otrzyma środki w wysokości 100 zł/godz., niezależnie od tego jaki jest faktycznie poniesiony koszt zastępstwa.

   W przypadku gdyby powyższe rozwiązanie kolidowało z wewnętrzną polityką kadrowo-płacową jednostki, możliwe jest zmniejszenie kierownikowi projektu etatu o część odpowiadającą obniżonemu pensum, a następnie dopłacenie tej różnicy ze środków projektu przeznaczonych na obniżenie pensum.

   UWAGA! Jednostka realizująca projekt nie może być beneficjentem środków przeznaczonych na obniżenie pensum dydaktycznego.

1. Dla projektów zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 26 edycji konkursowej, (MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7, SONATA 13) koszt kwalifikowalny to wydatek, który został poniesiony od dnia uprawomocnienia się decyzji dyrektora Centrum o przyznaniu środków finansowych do dnia zakończenia realizacji projektu badawczego. Jak obliczyć termin uprawomocnienia się decyzji?

   Decyzja o przyznaniu środków finansowych podmiotowi staje się prawomocna w momencie upływu terminu na wniesienie odwołania przez stronę, której to prawo przysługuje. Wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji Dyrektora Centrum do Komisji Odwoławczej Rady Narodowego Centrum Nauki w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji jej adresatowi (wpływu na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) podmiotu, któremu zostały przyznane środki finansowe).

   W przypadku nieodebrania decyzji w terminie 14 dni od jej wpływu na ESP podmiotu, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. okresu.

   Powyższy tryb nie ma zastosowania w przypadku decyzji wydanych przez Komisję Odwoławczą Rady NCN.

   Ważne: w przypadku gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna, koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne w momencie uprawomocnienia się decyzji Dyrektora Centrum o przyznaniu finansowania.

2. Czy ze środków projektu można ponieść koszty serwisu, kalibracji i naprawy aparatury naukowo-badawczej?

   Tak, możliwe jest pokrycie ze środków projektu (w ramach „Innych kosztów bezpośrednich”) kosztów serwisu, kalibracji bądź naprawy aparatury naukowo-badawczej, o ile aparatura ta jest wykorzystywana w projekcie do realizacji zaplanowanych zadań badawczych.

3. Czy kierownik projektu lub jeden z członków zespołu projektowego mogą odpłatnie świadczyć usługi w ramach kategorii kosztorysu „inne koszty bezpośrednie”?

   Od 1 stycznia 2021 r. kierownik projektu lub członek zespołu projektowego nie mogą odpłatnie świadczyć usług w ramach kategorii kosztorysu „inne koszty bezpośrednie” (usługi zewnętrzne). W przypadku wyczerpania środków zaplanowanych na wynagrodzenie dla kierownika projektu lub jednego z członków zespołu projektowego, Podmiot, w którym realizowany jest projekt, może zatrudnić go ze środków własnych.

4. Czy jest możliwy zakup lub współfinansowanie z kosztów bezpośrednich projektu/ów NCN aparatury, która spełnia definicję dużej infrastruktury badawczej?

   Niemożliwy jest zakup lub współfinansowanie aparatury z kosztów projektu/ów NCN, która spełnia definicję dużej lub strategicznej infrastruktury badawczej.

   Duża infrastruktura badawcza to aparatura naukowo-badawcza w tym infrastruktura informatyczna o wartości przekraczającej:

   dla projektów do 32 edycji konkursowej

   - 150 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej,

   - 500 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i inżynierskich oraz grupie nauk o życiu.

   dla projektów od 33 edycji konkursowej

   - 500 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i inżynierskich, nauk o życiu oraz nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej.

   Strategiczna infrastruktura badawcza to duża infrastruktura badawcza oraz infrastruktura budowlana ujęta w wykazie przedsięwzięć w zakresie strategicznej infrastruktury badawczej, która stanowi Polską Mapę Drogową Infrastruktury Badawczej.

5. Czy koszt modernizacji i amortyzacji aparatury należy brać pod uwagę przy obliczaniu maksymalnego limitu jej wartości?

   Wartość księgowa aparatury wraz z kosztem jej modernizacji i amortyzacji nie może przekroczyć limitów wskazanych w pytaniu nr 4.

6. W jakim okresie można ponosić wydatki w ramach projektu aby można je było uznać za kwalifikowane?

   Za koszty kwalifikowalne w projekcie uznaje się wydatki dotyczące zdarzeń mających miejsce w trakcie trwania projektu (wyjątek stanowią koszty publikacji i konferencji), o ile operacje będące konsekwencją tych zdarzeń (zapłata, udokumentowanie kosztu) będą miały miejsce w okresie trwania projektu lub w okresie raportowania projektu.

   Raportowanie projektu – to okres do 60 dni od daty zakończenia projektu lub do dnia złożenia raportu końcowego, jeśli został złożony wcześniej niż 60 dni od daty zakończenia projektu.

7. Czy można opłacić koszty, związane z wydaniem publikacji po dacie zakończenia projektu?

   Za koszty kwalifikowalne uznaje się wydatki dotyczące publikacji, o ile zdarzenie polegające na zawarciu z wydawcą umowy, której przedmiotem jest publikacja, nastąpi w trakcie trwania projektu, jak również będące konsekwencją tej umowy operacje (zapłata zaliczki, zapłata zobowiązania), będą miały miejsce w trakcie trwania projektu lub w okresie raportowania projektu.

   O przyjęciu publikacji do druku, jak również o jej opublikowaniu jednostka jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić Centrum.

   W przypadku nieprzyjęcia publikacji do druku, jak również nieopublikowaniu publikacji, wydatki poniesione na publikacje podlegają zwrotowi na rachunek Centrum.*

   * Od 38 edycji koszty publikacji mogą być poniesione z kosztów pośrednich Open Access które mogą być przeznaczone wyłącznie na koszty związane z udostępnieniem publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie,

   Koszty pośrednie OA związane z udostępnieniem publikacji lub danych badawczych w otwartym dostępie rozliczane są ryczałtem i traktowane są jako poniesione.

   Koszty bezpośrednio związane z udostępnieniem publikacji w otwartym dostępie powinny być udokumentowane (do wglądu w podmiocie realizującym projekt)) i wykazane w raporcie rocznym/ końcowym.

8. Kiedy udział w konferencji i jakie wydatki z tym związane mogą zostać uznane za koszty kwalifikowalne w danym projekcie?

   Za koszty kwalifikowalne uznaje się wydatki dotyczące udziału w konferencji: opłaty konferencyjne, koszty przejazdów, noclegi, diety oraz inne wydatki niezbędne do zrealizowania udziału w konferencji, również w przypadku kiedy operacje gospodarcze dotyczące konferencji (zapłata należności, zapłata zaliczki) mają miejsce w okresie trwania projektu lub w okresie raportowania projektu tj. do 60 dni od daty zakończenia projektu, natomiast samo zdarzenie w postaci konferencji ma miejsce w całości lub części w okresie rozliczenia projektu tj. do dnia złożenia raportu końcowego.

   Gdyby udział w konferencji nie doszedł do skutku, wówczas wydatki z nim związane podlegają zwrotowi do Centrum.

   Koszt udziału w konferencji może być pokryty z kosztów bezpośrednich projektu jeśli jest to czynny udział w konferencji związany z prezentacją wyników uzyskanych w projekcie.

9. Czy koszty pracodawcy związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi stanowią koszty kwalifikowalne w projekcie?

   Tak, w przypadku gdy osoby zatrudnione do realizacji projektów finansowanych przez Centrum przystąpią do Pracowniczych Planów Kapitałowych, koszty po stronie pracodawcy powinny być ponoszone ze środków, które zostały zaplanowane na wynagrodzenia (brutto brutto) lub z kosztów pośrednich, lub innych kosztów podmiotu, w którym realizowany jest projekt.

10. Czy możliwe jest pokrycie ze środków projektu kosztów wykonania testów w kierunku COVID-19 lub/oraz kosztów związanych z odbywaniem przymusowej kwarantanny poza miejscem zamieszkania (koszty noclegów oraz dieta wyjazdowa) oraz kosztów ubezpieczenia podróży na konferencję od skutków Covid-19?

    Tak, jeśli wyjazd członków zespołu badawczego jest bezpośrednio związany z realizacją projektu, wówczas koszty wykonania testów w kierunku COVID-19, koszty związane z odbywaniem przymusowej kwarantanny oraz koszty ubezpieczenia podróży na konferencję od skutków Covid-19 zostaną uznane jako kwalifikowalne.

11. Czy koszty obowiązkowych ubezpieczeń związanych z prowadzonymi badaniami w ramach projektów mogą być ponoszone z kosztów bezpośrednich projektu?

    Nie, takie koszty mogą być ponoszone wyłącznie z kosztów pośrednich projektów. Ubezpieczenia te są jedną z form ubezpieczeń majątkowych, które nie są kwalifikowalne z kosztów bezpośrednich projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki.

1. Jaki jest maksymalny okres przedłużenia realizacji projektu badawczego?

   Łączny okres przedłużenia realizacji projektu badawczego na mocy aneksu do umowy i za zgodą kierownika podmiotu nie może przekroczyć 24 miesięcy. W przypadku przerw w pracy kierownika projektu związanych z przebywaniem na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim lub urlopie rodzicielskim, udzielanych na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, okres realizacji projektu badawczego może być dodatkowo przedłużony o okres odpowiadający czasowi przebywania na tych urlopach. W wyjątkowych przypadkach sprawy rozpatrywane są indywidualnie.

2. Czy można przedłużyć projekt za zgodą kierownika podmiotu po wcześniejszym podpisaniu aneksu zmieniającego termin realizacji projektu badawczego?

   Tak, pod warunkiem, że łączny okres przedłużenia realizacji projektu (w drodze aneksu i za zgodą kierownika podmiotu) nie będzie przekraczał 12 miesięcy od pierwotnego terminu jego zakończenia (wyrażone w pełnych miesiącach).

   Przypominamy że przedłużenie okresu realizacji projektu do 12 miesięcy za zgodą kierownika podmiotu jest możliwe zgodnie z pismem dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r. (od 1 do 25 edycji konkursowej).

   Przykład 1: Kierownik projektu skorzystał już z przedłużenia realizacji projektu o 7 miesięcy na drodze aneksu. Chce przedłużyć okres realizacji projektu o kolejne 4 miesiące. W takim wypadku przedłużenia można dokonać za zgodą kierownika podmiotu.

   Przykład 2: Kierownik projektu skorzystał już z możliwości przedłużenia realizacji projektu o 7 miesięcy na drodze aneksu. Chce przedłużyć okres realizacji projektu o kolejne 6 miesięcy. W takim wypadku przedłużenia można dokonać wyłącznie w drodze aneksu.

3. Czy w przypadku przedłużenia okresu realizacji projektu o 12 miesięcy na mocy aneksu nadal można przedłużyć projekt za zgodą kierownika podmiotu?

   Nie, w przypadku gdy okres realizacji projektu został przedłużony o 12 miesięcy na mocy aneksu do umowy, kolejne przedłużenie musi być procedowane w ten sam sposób. Nie ma już możliwości ponownego przedłużenia okresu realizacji projektu za zgodą kierownika podmiotu.

4. Kierownik projektu planuje przedłużenie realizacji projektu badawczego o 18 miesięcy w odniesieniu do pierwotnego terminu zakończenia. Czy kierownik projektu powinien najpierw uzyskać zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie o 12 miesięcy, a następnie przygotować aneks przedłużający realizację projektu o kolejne 6 miesięcy? Czy można przesłać do Centrum aneks uwzględniający cały okres przedłużenia?

   Obydwa rozwiązania są możliwe. Kierownik projektu może przesłać do Centrum aneks do umowy uwzględniający całe przedłużenie realizacji projektu o 18 miesięcy lub najpierw uzyskać zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie o 12 miesięcy, a następnie przygotować aneks przedłużający realizację projektu o kolejne 6 miesięcy.

5. Aneks przedłużający realizację projektu badawczego o 18 miesięcy w odniesieniu do pierwotnego terminu zakończenia nie został zaakceptowany przez Centrum. Czy kierownik podmiotu nadal może wyrazić zgodę na przedłużenie realizacji projektu o 12 miesięcy?

   Tak, kierownik podmiotu nadal może wyrazić zgodę na przedłużenie realizacji projektu o 12 miesięcy.

   Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

6. Co powinno zawierać pismo dotyczące przedłużenia okresu realizacji projektu badawczego zawierające zgodę kierownika podmiotu?

   Pismo dotyczące przedłużenia okresu realizacji projektu powinno zawierać dane służące do zidentyfikowania projektu (nr rejestracyjny lub tytuł), okres przedłużenia wyrażony w pełnych miesiącach, nową datę zakończenia, podpis kierownika podmiotu (Lidera w przypadku konsorcjum/grupy podmiotów) i kierownika projektu. Każde pismo powinno zawierać wyjaśnienie, którego zasadność będzie podlegała ocenie na etapie rozliczenia projektu.

7. Do kiedy należy przesłać zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie realizacji projektu?

   Zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu (wyrażone w pełnych miesiącach) należy wysłać do Centrum najpóźniej miesiąc przed zakończeniem dotychczasowego okresu jego realizacji.

8. W jakiej formie należy dostarczyć zgodę kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu badawczego dla konkursów, których obsługa administracyjna odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej (od 24 edycji konkursowej)?

   Zgoda powinna być przesłana w formie elektronicznej. Dokument zawierający zgodę musi być podpisany przez kierownika podmiotu (Lidera w przypadku grupy podmiotów) i kierownika projektu kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES i dostarczony do Centrum najpóźniej w terminie miesiąca przed zakończeniem pierwotnego okresu realizacji.

9. Czy można wstrzymać realizację projektu badawczego/stażu?

   Nie, należy przedłużyć okres realizacji projektu. Jedynie w konkursie FUGA, w wyjątkowych przypadkach, istnieje możliwość wstrzymania realizacji stażu.

10. Czy można wysłać do NCN propozycję aneksu w wersji elektronicznej?

    W przypadku projektów zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 24 edycji konkursowej (SONATINA1, ETIUDA5, UWERTURA1), konieczne jest przesłanie propozycji aneksu w wersji elektronicznej, podpisanego przez kierownika projektu i kierownika podmiotu, podpisem elektronicznym w standardzie PAdES.

    Ze względu na sytuację spowodowaną pandemią COVID-19, Centrum dopuszcza przesłanie w formie elektronicznej propozycji aneksu również do wcześniejszych edycji konkursowych.

11. W jakiej formie jest możliwa rezygnacja ze zmiany wprowadzanej aneksem lub za zgodą kierownika podmiotu?

    Dla zmian dokonanych za zgodą Centrum w drodze aneksu wymagane jest ponowne aneksowanie umowy.

    Natomiast rezygnacja ze zmian wprowadzonych za zgodą kierownika podmiotu wymaga jedynie skierowania pisma informacyjnego od kierownika projektu do Centrum oraz kierownika podmiotu (jeśli wewnętrzne regulacje podmiotu nie stanowią inaczej).

    UWAGA! W przypadku wycofania zgody kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu konieczne jest skierowanie do Centrum wniosku o aneksowanie umowy.

Przypominamy, że zgodnie z pismem Dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. kierownik projektu w projektach badawczych do 25 edycji konkursowej oraz zgodnie z zapisami umowy w projektach badawczych od 26 edycji konkursowej, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami jednostki, może dokonać zmian w wykazie zaplanowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania w ramach kwoty zaplanowanej we wniosku. Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

1. Czy jest możliwy zakup lub współfinansowanie z kosztów bezpośrednich projektu/ów NCN aparatury, która spełnia definicję dużej infrastruktury badawczej?

   Niemożliwy jest zakup lub współfinansowanie aparatury z kosztów projektu/ów NCN, która spełnia definicję dużej lub strategicznej infrastruktury badawczej.

   Duża infrastruktura badawcza to aparatura naukowo-badawcza w tym infrastruktura informatyczna o wartości przekraczającej:

   dla projektów do 32 edycji konkursowej

   - 150 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej,

   - 500 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i inżynierskich oraz grupie nauk o życiu.

   dla projektów od 33 edycji konkursowej

   500 000 zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i inżynierskich, nauk o życiu oraz nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej.

   Strategiczna infrastruktura badawcza to duża infrastruktura badawcza oraz infrastruktura budowlana ujęta w wykazie przedsięwzięć w zakresie strategicznej infrastruktury badawczej, która stanowi Polską Mapę Drogową Infrastruktury Badawczej.

2. Czy w okresie kwalifikowalności kosztów projektu możliwe jest kredytowanie przez podmiot zakupu zaplanowanej w projekcie aparatury, w przypadku gdy sytuacja wymagała jej niezwłocznego zakupienia?

   Tak. Podmiot, w którym realizowany jest projekt może wyrazić zgodę na kredytowanie zakupu aparatury. Działania takie powinny być zgodne z wewnętrznymi regulacjami podmiotu, w którym realizowany jest projekt. Wyjaśnienie zaistniałej sytuacji powinno być zamieszczone w najbliższym raporcie rocznym.

3. Czy podmiot, w którym realizowany jest projekt badawczy może dofinansować zakup aparatury ze środków własnych?

   Tak, podmiot, w którym realizowany jest projekt może dofinansować zakup aparatury ze środków własnych, w tym również z kosztów pośrednich projektu z zastrzeżeniem limitu finansowego wskazanego w pytaniu nr 1. W raporcie rocznym nie wykazuje się kwoty dofinansowania.

4. Zakupiona ze środków projektu badawczego aparatura naukowo-badawcza zaplanowana w sekcji „Aparatura naukowo-badawcza, urządzenia i oprogramowanie” została zaksięgowana w podmiocie w kategorii „Materiały i drobny sprzęt” (kategoria kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”). Czy taka sytuacja jest rozumiana przez Centrum jako rezygnacja z zakupu aparatury?

   Tak. Jeśli zaplanowano daną pozycję we wniosku w sekcji „Aparatura naukowo-badawcza, urządzenia i oprogramowanie” powinna ona również być sprawozdawana w raportach w części dotyczącej tej sekcji. Jeżeli dana pozycja zostanie zaplanowana we wniosku w sekcji „Aparatura”, a koszty jej zakupu wykazane w kategorii kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”, będzie to traktowane jako rezygnacja z zakupu danej pozycji aparaturowej.

   Zgodnie z pismem dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. w projektach badawczych do 25 edycji konkursowej oraz zgodnie z zapisami umowy w projektach badawczych od 26 edycji konkursowej, jeśli zakup aparatury z innej kategorii niż pierwotnie zaplanowano we wniosku wiąże się z przesunięciami środków finansowych pomiędzy pozycjami kosztorysu w łącznej wysokości do 15% (ale nie większej niż 100 000 zł) kosztów bezpośrednich z kolumny Razem tabeli kosztorysu, konieczne jest uzyskanie zgody kierownika podmiotu wyrażonej w formie elektronicznej lub pisemnej. Jeśli przesunięcie kosztów przekracza 15% (lub 100 000 zł) kosztów bezpośrednich z kolumny Razem tabeli kosztorysu, zmiana wymaga akceptacji Centrum.

5. Czy zakup innego modelu tej samej aparatury zaplanowanej we wniosku (np. nowszy model komputera) jest rozumiane przez Centrum jako zmiana aparatury?

   Nie. Centrum dopuszcza taką zmianę w zakresie aparatury naukowo-badawczej, o ile jej funkcjonalność odpowiada tej zaplanowanej we wniosku.

6. Czy zakup aparatury innej niż zaplanowanej we wniosku, ale pełniącej te same funkcje jest rozumiane przez Centrum jako zmiana?

   Tak. Kierownik projektu (o ile jest to zgodne z regulacjami w jednostce) lub kierownik jednostki/podmiotu na wniosek kierownika projektu może dokonać takiej zmiany zgodnie z zapisami umowy w projektach finansowanych od 26 edycji konkursowej.

   W projektach finansowanych w ramach wcześniejszych edycji konkursowych kierownik projektu (o ile jest to zgodne z regulacjami w jednostce) lub kierownik jednostki/podmiotu na wniosek kierownika projektu może dokonać takiej zmiany na podstawie pisma dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. Skorzystanie z tego rozwiązania oznacza jednocześnie zgodę jednostki i kierownika projektu na ocenę przez Narodowe Centrum Nauki zasadności dokonanych zmian na etapie rozliczenia końcowego projektu bądź podczas ewentualnej kontroli. W przypadku braku takiej zgody, zmian należy dokonywać w sposób określony w umowach o realizację i finansowanie projektów badawczych, tj. poprzez zawarcie stosownego aneksu.

7. Czy niezakupienie części składowych aparatury zaplanowanej we wniosku, w ramach jednej pozycji, jest rozumiane przez Centrum jako rezygnacja?

   Dyrektor Centrum pismem z dnia 6 lutego 2018 r. dopuszcza wprowadzenie zmian w planowanej we wniosku aparaturze (w konkursach od 1 edycji) zgodnie z zasadami obowiązującymi od 26 edycji konkursowej: https://ncn.gov.pl/sites/default/files/pliki/2018_02_06_pismo_dyrektora_...

   W sytuacji gdy wewnętrzne regulacje Podmiotu nie pozwalają na zastosowanie uproszczonego sposobu wprowadzania zmian na podstawie ww. pisma Dyrektora Centrum, niezakupienie jednej z części składowych/komponentów aparatury zaplanowanej we wniosku w ramach jednej pozycji, jest rozumiane przez Centrum jako rezygnacja.

   • W przypadku konkursów do 16 edycji, można dokonać rezygnacji z aparatury do 15% wartości pozycji „Aparatura”. Wówczas należy wyliczyć wartość części składowej aparatury i ocenić, czy rezygnacja przekracza dopuszczalny limit.
   • W przypadku konkursów od 17 do 24 edycji można dokonać rezygnacji z aparatury do kwoty 10 tys. zł. Wówczas należy wyliczyć wartość części składowej aparatury i ocenić, czy rezygnacja przekracza dopuszczalną wartość
   • W przypadku konkursu z edycji 25 można dokonać rezygnacji z aparatury do kwoty 30 tys. zł. Wówczas należy wyliczyć wartość części składowej aparatury i ocenić, czy rezygnacja przekracza dopuszczalną wartość.
   • Od 26 edycji konkursowej Kierownik projektu, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Podmiotu, może samodzielnie wprowadzić zmianę w zaplanowanej do zakupienia lub wytworzenia aparaturze naukowo-badawczej, urządzeniach i oprogramowaniu.

   Ponadto, jeśli wewnętrzne regulacje podmiotu nie dopuszczają możliwości samodzielnego dokonywania zmian w aparaturze, kierownik projektu jest zobowiązany uzyskać pisemną zgodę kierownika podmiotu na dokonanie zmian. Zasadność powyższych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego lub w trakcie kontroli.

8. W jakiej formie jest możliwa rezygnacja ze zmiany wprowadzanej aneksem lub za zgodą kierownika podmiotu?

   Dla zmian dokonanych za zgodą Centrum w drodze aneksu wymagane jest ponowne aneksowanie umowy.

   Natomiast rezygnacja ze zmian wprowadzonych za zgodą kierownika podmiotu wymaga jedynie skierowania pisma informacyjnego od kierownika projektu do Centrum oraz kierownika podmiotu (jeśli wewnętrzne regulacje podmiotu nie stanowią inaczej).

   UWAGA! W przypadku wycofania zgody kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu konieczne jest skierowanie do Centrum wniosku o aneksowanie umowy.

9. Czy można w ramach projektu zakupić używaną aparaturę badawczą?

   Tak. Centrum dopuszcza zakup lub wynajęcie używanej aparatury badawczej ze środków realizowanego projektu; z zastrzeżeniem limitu finansowego wskazanego w pytaniu nr 1.

10. Czy, jeśli zgodnie z Polityką rachunkowości, obowiązującą w Podmiocie realizującym projekt, aparatura i sprzęt zostaną zakwalifikowane do niskocennych środków trwałych, to koszt ich zakupu powinien być poniesiony z "Innych kosztów bezpośrednich"?

    Tak, jeśli zgodnie z Polityką rachunkowości, obowiązującą w Podmiocie realizującym projekt, aparatura i sprzęt zostaną zakwalifikowane do niskocennych środków trwałych, to koszt ich zakupu powinien być poniesiony z "Innych kosztów bezpośrednich".

1. W jakiej formie kierownik projektu powinien uzyskać zgodę kierownika podmiotu na zmianę formy zatrudnienia, składu osobowego lub wysokości wynagrodzeń wykonawców projektu?

   Każdy dokument określający zakres wykonania pracy, okres jej wykonania, nr projektu oraz kwotę wynagrodzenia podpisany przez kierownika podmiotu lub osobę do tego upoważnioną jest dopuszczalny. Dokumentami takimi mogą być np.:

   1. Zaakceptowany wniosek o umowę o pracę/dodatek do umowy o pracę
   2. Umowa o pracę/aneks do umowy o pracę
   3. Zaakceptowany wniosek o umowę cywilnoprawną
   4. Umowa cywilnoprawna
   5. Inne

   W powyższych przypadkach nie jest wymagana dodatkowa zgoda kierownika podmiotu na dokonanie zmian. Taka zgoda wymagana jest jedynie w przypadku, jeśli kierownik podmiotu lub osoba upoważniona nie podpisuje wymienionych dokumentów.

   Centrum nie wymaga przesyłania powyższych zgód pod warunkiem, że dokonane zmiany zostaną opisane i uzasadnione w najbliższym raporcie (rocznym lub końcowym) z wyraźnym wskazaniem, że dokonano ich za zgodą kierownika podmiotu np. w formie: „Za zgodą kierownika podmiotu dokonano następujących zmian: (tu wymienić zmiany)”. Jeśli powyższy warunek nie będzie spełniony odpowiednie zgody należy przesłać do Centrum.

2. Kierownik projektu planuje zatrudnić do realizacji zadania badawczego dodatkową osobę. Czy wymagane jest uzyskanie zgody kierownika podmiotu na rozszerzenie zespołu badawczego?

   Zmiany w składzie osób pełniących w projekcie rolę wykonawców możliwe są po uzyskaniu zgody kierownika podmiotu (patrz pkt. 1), przy zachowaniu warunków określonych w „Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez NCN”.

3. Czy w przypadku zmiany formy zatrudnienia członka zespołu projektowego wymagana jest zgoda kierownika podmiotu?

   Dla projektów realizowanych w ramach konkursów ogłoszonych do 15 grudnia 2014 r. tj. do 16 edycji konkursowej w celu zmiany formy zatrudnienia w stosunku do zaplanowanej we wniosku o finansowanie projektu badawczego, należy uzyskać zgodę kierownika podmiotu (patrz pkt. 1).

   Ważne: zmiana formy zatrudnienia polegająca na zmianie umowy zlecenie na umowę o dzieło i odwrotnie nie wymaga dodatkowej zgody kierownika podmiotu.

   Dla projektów realizowanych w ramach konkursów ogłoszonych od 16 marca 2015 r. tj. od 17 edycji konkursowej wypłata wynagrodzenia etatowego na innej podstawie niż planowana we wniosku umowa o pracę jest niedopuszczalne.

   W odniesieniu do osób zatrudnionych w ramach kategorii „wynagrodzenia dodatkowe”, kierownik projektu za zgodą kierownika podmiotu może dokonać zmian w obrębie tej kategorii, jednakże z uwzględnieniem zasad zawartych w dokumencie „Koszty w projektach badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki" w wersji obowiązującej dla danego konkursu.

4. W ramach danego stanowiska została zatrudniona kolejna osoba (przy rezygnacji poprzedniej). Czy niniejsza zmiana wymaga zgody kierownika podmiotu?

   Nie, zmiana ta nie jest traktowana jako zatrudnienie dodatkowego wykonawcy i nie wymaga zgody kierownika podmiotu. W raportach rocznych/końcowym należy taką sytuację dokładnie opisać wskazując, że nie jest to poszerzenie zespołu.

5. W jaki sposób należy poinformować Centrum o zmianie danych osobowych kierownika projektu?

   Kierownik projektu informuje Centrum o zmianie swoich danych osobowych poprzez przesłanie podpisanego przez siebie oświadczenia pocztą tradycyjną bądź podpisanie oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłanie go na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej ESP Centrum (/ncn/SkrytkaESP).

1. Jaką część środków pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu można przenieść za zgodą kierownika podmiotu, a jaką za zgodą Centrum?

   Zgodnie z pismem dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r.  za zgodą kierownika podmiotu wyrażoną w formie elektronicznej  lub pisemnej można dokonać przesunięcia środków finansowych pomiędzy zaplanowanymi we wniosku pozycjami kosztorysu w łącznej wysokości do 15% (ale nie większej niż 100 000 zł) „Kosztów bezpośrednich” z kolumny Razem tabeli kosztorysu (w stosunku do pierwotnej kwoty wskazanej w kosztorysie w pozycji „Koszty bezpośrednie (Razem)”).

   W przypadku konsorcjów przesunięcia można dokonać osobno dla każdego z jego członków w odniesieniu do odpowiadających im kosztorysów. W realizowanych projektach zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 17 edycji konkursowej, czyli od konkursów ogłoszonych w dniu 16 marca 2015 r., zwiększenie puli wynagrodzeń jest niedopuszczalne z wyłączeniem § 1 pkt. 1a wspomnianego pisma. Planując przesunięcia zawsze należy mieć na względzie ograniczenia związane ze zmianami w wynagrodzeniach.

   Zmiany przekraczające łączną wysokość 15% kosztów bezpośrednich z kolumny „Razem” tabeli kosztorysu lub kwotę 100 000 zł wymagają zgody Centrum.

   Zwracamy uwagę, że pomimo zapisów pisma dyrektora NCN z dnia 6 lutego 2018 r. zmiany mogą być również wprowadzane w oparciu o zapisy umowy.

   Przykład: jak wyliczyć 15% kosztów?

    

   	(...)	Razem
   Koszty bezpośrednie realizacji projektu, w tym:	(...)	500 000
   wynagrodzenia	(...)	200 000
   koszty aparatury	(...)	100 000
   inne koszty bezpośrednie	(...)	200 000
   Koszty pośrednie	(...)	160 000
   Koszty realizacji projektu ogółem	(...)	660 000

   W powyższym przypadku należy obliczyć 15% z 500 000 zł. Wynik to 75 000 zł. Taka kwotę kierownik projektu może przesuwać pomiędzy kategoriami kosztorysu za zgodą kierownika podmiotu i zgodnie z regulacjami obowiązującymi w danym konkursie. Należy zwrócić uwagę, na ograniczenia wynikające z zapisów umowy związane z brakiem możliwości zwiększania pewnych pozycji kosztorysu (np. wynagrodzeń, kosztów pośrednich) oraz na konieczność pomniejszenia kosztów pośrednich, jeśli zwiększeniu uległa wysokość środków w pozycji „Aparatura”.

2. Kierownik projektu zaplanował wyjazd na konferencję w ramach kategorii kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”. W trakcie realizacji projektu kierownik wyjedzie na konferencję inną niż pierwotnie planowana oraz zakupi dodatkowe materiały. Czy Centrum wymaga zgody kierownika podmiotu na zmiany tego rodzaju?

   Nie. Centrum nie wymaga zgody kierownika podmiotu na zmiany dokonywane w ramach kategorii kosztorysu „Inne koszty bezpośrednie”. Kierownik projektu, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami jednostki, może dokonać zmian w obrębie tej kategorii samodzielnie. Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

3. Czy zmiany w obrębie poszczególnych pozycji w ramach kategorii inne koszty bezpośrednie wymagają zgody Centrum lub kierownika podmiotu?

   Takie zmiany nie wymagają zgody Centrum. Jeśli jest to zgodne z regulacjami obowiązującymi w danym podmiocie nie wymagają one również zgody kierownika podmiotu.

   Zasadność wprowadzonych zmian zostanie oceniona podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli.

4. W jakiej formie jest możliwa rezygnacja ze zmiany wprowadzanej aneksem lub za zgodą kierownika podmiotu?

   Dla zmian dokonanych za zgodą Centrum w drodze aneksu wymagane jest ponowne aneksowanie umowy.

   Natomiast rezygnacja ze zmian wprowadzonych za zgodą kierownika podmiotu wymaga jedynie skierowania pisma informacyjnego od kierownika projektu do Centrum oraz kierownika podmiotu (jeśli wewnętrzne regulacje Podmiotu nie stanowią inaczej).

   UWAGA! W przypadku wycofania zgody kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu konieczne jest skierowanie do Centrum wniosku o aneksowanie umowy.

1. Czy kierownik projektu może zmienić zadanie badawcze planowane we wniosku lub dodać dodatkowe?

   Tak. Kierownik może dokonać takiej zmiany zgodnie ze stosownym zapisami umowy w projektach finansowanych od 17 edycji konkursowej.

   W projektach finansowanych w ramach wcześniejszych edycji konkursowych kierownik może dokonać takiej zmiany na podstawie pisma dyrektora Narodowego Centrum Nauki z dnia 6 lutego 2018 r. Skorzystanie z tego rozwiązania oznacza jednocześnie zgodę jednostki i kierownika projektu na ocenę przez Narodowe Centrum Nauki zasadności dokonanych zmian na etapie rozliczenia końcowego projektu bądź podczas ewentualnej kontroli. W przypadku braku takiej zgody, zmian należy dokonywać w sposób określony w umowie o realizację i finansowanie projektu badawczego, tj. poprzez zawarcie stosownego aneksu.

2. W jakiej formie jest możliwa rezygnacja ze zmiany wprowadzanej aneksem lub za zgodą kierownika podmiotu?

   Dla zmian dokonanych za zgodą Centrum w drodze aneksu wymagane jest ponowne aneksowanie umowy.

   Natomiast rezygnacja ze zmian wprowadzonych za zgodą kierownika podmiotu wymaga jedynie skierowania pisma informacyjnego od kierownika projektu do Centrum oraz kierownika podmiotu (jeśli wewnętrzne regulacje podmiotu nie stanowią inaczej).

   UWAGA! W przypadku wycofania zgody kierownika podmiotu na przedłużenie okresu realizacji projektu konieczne jest skierowanie do Centrum wniosku o aneksowanie umowy.

1. Czy doktorant realizujący projekt PRELUDIUM BIS może dodatkowo pobierać inne wynagrodzenie lub stypendium?

   W okresie pobierania przez doktoranta stypendium doktoranckiego PRELUDIUM BIS, nie można pobierać stypendiów i innego wynagrodzenia ze środków przyznanych w ramach kosztów bezpośrednich z innych projektów badawczych finansowanych w konkursach NCN, z wyłączeniem wynagrodzenia kierownika projektu w konkursie PRELUDIUM.

2. Kiedy i w jaki sposób można ogłosić konkurs na stypendystę w projekcie realizowanym w ramach konkursu PRELUDIM BIS?

   Konkurs na stypendystę może zostać ogłoszony najwcześniej w dniu uprawomocnienia się decyzji dyrektora Centrum o przyznaniu środków finansowych. Przykład dotyczący obliczenia terminu uprawomocnienia się decyzji został przedstawiony w odpowiedzi na pytanie nr 1 w sekcji „Kwalifikacja kosztów w projektach”.

   Zalecamy aby informacja o ogłoszeniu konkursu na stypendium doktoranckie PRELUDIUM BIS została zamieszczona na stronie internetowej podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy oraz na stronie internetowej NCN. Ogłoszenie o konkursie powinno zawierać w szczególności informacje o wymaganiach stawianych kandydatom, warunkach przyznawania stypendium naukowego, terminie przyjmowania zgłoszeń oraz terminie rozstrzygnięcia konkursu.

3. Czy doktorant pobierający stypendium w ramach projektu PRELUDIUM BIS może otrzymać stypendium z puli środków rektorskich w ramach Szkoły Doktorskiej?

   PRELUDIUM BIS to elitarna ścieżka finansowania doktorantów poza limitem obowiązującym w szkołach doktorskich. Zgodnie z regulaminem konkursu stypendium doktoranckie w ramach PRELUDIUM BIS otrzymywane jest na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

   Narodowe Centrum Nauki nie będzie kwestionować podwyższenia tego stypendium z innych źródeł.

   Centrum nie posiada kompetencji do rozstrzygnięcia czy możliwe jest wypłacanie drugiego stypendium doktoranckiego (finansowanego np. z subwencji) tej samej osobie.

4. Czy doktorant realizujący pracę doktorską może być uczestnikiem nowoutworzonej szkoły doktorskiej, która nie była powołana na etapie składania wniosku o dofinasowanie?

   Do konkursu mogą przystąpić osoby, które nie posiadają stopnia naukowego doktora oraz osoby, które nie są uczestnikami szkoły doktorskiej. W związku z tym w konkursie na doktoranta w przypadku PRELUDIUM BIS 1 nie mogą brać udziału doktoranci, którzy rozpoczęli kształcenie w szkołach doktorskich w roku akademickim 2019/2020. Konkurs na doktorantów, którzy będą realizować PRELUDIUM BIS 1 jest adresowany do osób, które planują rozpocząć kształcenie w szkole doktorskiej w roku 2020/2021.

5. Od kiedy wybrany doktorant w PRELUDIUM BIS może pobierać wynagrodzenie?

   Podmiot zobowiązuje się do wypłaty doktorantowi przyznanych mu środków finansowych tytułem stypendium doktoranckiego począwszy od dnia 1 października 2020 r. w wysokości: a) 5 000 zł miesięcznie do miesiąca, w którym została przeprowadzona ocena śródokresowa doktoranta w szkole doktorskiej, b) 6 000 zł miesięcznie po miesiącu, w którym została przeprowadzona ocena śródokresowa doktoranta w szkole doktorskiej.

   UWAGA: wskazane kwoty obejmują dodatkowe koszty np. ZUS i inne koszty pracodawcy, przy czym decyzje w sprawie rozliczania kosztów pracodawcy Centrum pozostawia podmiotom realizującym.

6. Czy w przypadku projektów realizowanych w ramach konkursu PRELUDIUM BIS 1 możliwe jest opóźnienie realizacji projektu o rok?

   Konkurs PRELUDIUM BIS 1 jest adresowany do osób, które planują rozpocząć kształcenie w szkole doktorskiej w roku 2020/2021. Zgodnie z zapisami umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego, który uzyskał finansowanie w ramach konkursu PRELUDIUM BIS 1 dzień rozpoczęcia realizacji projektu ustalony został na 1 października 2020 r. W szczególnych przypadkach niemożliwych do przewidzenia na etapie składania wniosku zmiana w tym zakresie będzie rozpatrywana indywidualnie.

7. Co w przypadku, jeżeli wybrany doktorant zrezygnuje z realizacji projektu?

   Warunkiem realizacji projektu badawczego, który uzyskał finansowanie w ramach konkursu PRELUDIUM BIS jest udział doktoranta, uczestnika szkoły doktorskiej, który realizuje projekt badawczy w ramach planowanej rozprawy doktorskiej.

   W przypadku rezygnacji doktoranta umowa nie może być realizowana z uwagi na niespełnienie jej warunków, zatem umowa taka powinna zostać rozwiązana.

   Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia stron, na wniosek sporządzony przez Podmiot oraz Kierownika projektu tylko w przypadku wystąpienia okoliczności, za które strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie umowy.

8. Czy stypendium doktoranckie PRELUDIUM BIS jest opodatkowane i oskładkowane?

   Stypendia doktoranckie PRELUDIUM BIS w wysokości określonej w Regulaminie przyznawania środków otrzymywane są na zasadach uregulowanych przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, o ile doktorant został wybrany w drodze konkursu uwzględniającego zasady określone w Regulaminie przyznawania środków.

9. Jak należy postąpić w przypadku, gdy do konkursu na stypendium doktoranckie PRELUDIUM BIS przystąpi kandydat z bardzo dobrym dorobkiem ale niekoniecznie w temacie grantu? Czy w takiej sytuacji należy wybrać kandydata z gorszym dorobkiem ale w tematyce grantu?

   Konkurs przeprowadza komisja powołana przez kierownika podmiotu będącego wnioskodawcą, w którym będzie realizowany projekt badawczy, złożona z kierownika projektu jako przewodniczącego oraz przynajmniej dwóch wskazanych przez niego osób posiadających odpowiednie kwalifikacje naukowe lub zawodowe, które mogą bezpośrednio łączyć się z tematyką grantu, ale nie muszą. Komisja ocenia kandydatów w skali punktowej, biorąc pod uwagę kompetencje do realizacji określonych zadań w projekcie badawczym oraz dotychczasowy dorobek naukowy kandydata, opracowując na tej podstawie ranking kandydatów wg kryteriów określonych w Załączniku nr 2 do Regulaminu finansowania projektów NCN.

10. Co w przypadku, jeżeli wybrany kandydat nie dostanie się do szkoły doktorskiej? Czy wchodzi kolejna osoba z listy rankingowej, spełniająca wymogi?

    Decyzję o wyborze kandydata podejmuje komisja zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie. Jeżeli wybrany kandydat nie dostał się do szkoły doktorskiej Kierownik projektu poodejmuje decyzję czy zaangażuje do realizacji projektu kolejnego kandydata z listy rankingowej czy rezygnuje z realizacji projektu.

11. Co w przypadku, jeżeli doktorant nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, pobiera wynagrodzenie ale nie realizuje zadań lub gdy doszło do sytuacji konfliktu między doktorantem a promotorem?

    W każdej z wyżej wymienionych sytuacji jak również w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji umowy lub innych okoliczności zagrażających jej prawidłowej realizacji, w tym sporu pomiędzy Podmiotem a Kierownikiem projektu lub doktorantem zagrażającego prawidłowej realizacji projektu, Podmiot lub Kierownik projektu mają obowiązek niezwłocznie zawiadomić Centrum o tym fakcie.

    Centrum może wstrzymać finansowanie projektu do czasu wyjaśnienia wątpliwości.

12. Czy można zwiększać/zmniejszać wynagrodzenie Kierownika projektu w ramach zaplanowanych środków na ten cel?

    Za zgodą kierownika podmiotu możliwe jest przesunięcie środków finansowych pomiędzy zaplanowanymi we wniosku wynagrodzeniami dodatkowymi oraz kosztami kierownika projektu. Suma poniesionych wydatków na wynagrodzenie Kierownika projektu oraz na inne koszty Kierownika Projektu nie może przekroczyć 40 tys. zł.

13. Czy wysokość wypłacanego stypendium doktoranckiego wypłacanego ze środków projektu w konkursie PRELUDIUM BIS Bis może ulec zwiększeniu/zmniejszeniu?

    Wysokość stypendium doktoranckiego PRELUDIUM BIS wypłacanego ze środków projektu została określona w Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych i wynosi:

    • 5 tys. zł do miesiąca, w którym została przeprowadzona ocena śródokresowa doktoranta w szkole doktorskiej,
    • 6 tys. zł po miesiącu, w którym została przeprowadzona ocena śródokresowa doktoranta w szkole doktorskiej,

    Stypendium wypłacane jest na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, o ile doktorant zostanie wybrany w drodze konkursu opisanego powyżej.

14. Czy w projekcie realizowanym w ramach konkursu PRELUDIUM BIS można zmienić zakres merytoryczny grantu i tym samym temat rozprawy doktorskiej?

    Kierownik projektu, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Podmiotu, może dokonać zmian merytorycznych, pod warunkiem, że są one uzasadnione zakresem badań oraz zadaniami planowanymi w projekcie i służą osiągnięciu jego celów. Zasadność dokonanych zmian oceniona zostanie podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli. Temat rozprawy doktorskiej może zostać zmieniony zgodnie z zasadami przyjętymi w Podmiocie realizującym projekt.

15. Czy doktorant może wyjechać w trakcie „roku akademickiego” na inne stypendium za granicę np. w ramach programu Erasmus? Czy przysługuje mu wówczas stypendium doktoranckie PRELUDIUM BIS?

    Doktorant może wyjechać w trakcie „roku akademickiego" na inne stypendium, pod warunkiem że wewnętrzne przepisy szkoły doktorskiej nie stanowią inaczej. Na okres wyjazdu należy zawiesić wypłacanie stypendium doktoranckiego PRELUDIUM BIS.

16. Czy doktorant podpisuje umowę stypendialną na wypłatę stypendium, jak to jest w stypendiach naukowych NCN? We wzorze umowy PRELUDIUM BIS jest zapis: „Podmiot dokonuje wypłaty wynagrodzeń finansowanych ze środków projektu na podstawie umów zawartych w formie pisemnej”. Czy to dotyczy, doktoranta i kierownika projektu?

    Wypłata wynagrodzenia Kierownikowi projektu powinna być dokonana przez Podmiot na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej.

    Stypendium doktoranckie PRELUDIUM BIS otrzymywane powinno być na zasadach uregulowanych przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, z uwzględnieniem zasad określonych w Regulaminie finansowania projektów NCN.

17. W jaki sposób podmiot realizujący powinien powiadomić Centrum o wybranym doktorancie - stypendyście przyjętym do szkoły doktorskiej?

    Stosowne pismo, z informacją o wybranym doktorancie - stypendyście przyjętym do szkoły doktorskiej, podpisane przez kierownika podmiotu oraz kierownika projektu należy przesłać na ePUAP Centrum w terminie do 31 października 2020 r., podając dane doktoranta wskazane w umowie tj. imię, nazwisko oraz nr PESEL. W przypadku gdy doktorant nie posiada nr PESEL należy podać datę urodzenia doktoranta. Nieprzekazanie informacji o wyborze doktoranta lub brak wyboru doktoranta uprawnia Centrum do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Osoba doktoranta nie może ulec zmianie.