Instrukcja wypełniania raportu końcowego dla pojedynczego działania naukowego w ramach konkursu MINIATURA

Raport końcowy – kwestie ogólne

Kiedy należy złożyć raport końcowy?
Raport końcowy z realizacji działania naukowego należy złożyć najpóźniej w ciągu 13 miesięcy od momentu rozpoczęcia działania. Raport końcowy może zostać złożony wcześniej, tj. przed upływem 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji działania i jest to jednoznaczne z wcześniejszym zakończeniem jego realizacji.
UWAGA: środki finansowe niewykorzystane na realizację działania podlegają zwrotowi w terminie do 30 dni od dnia zakończenia jego realizacji. W przypadku wcześniejszego złożenia raportu końcowego (przed upływem 13 miesięcy od momentu rozpoczęcia działania) środki finansowe niewykorzystane na realizację działania podlegają zwrotowi nie później niż w dniu złożenia raportu końcowego.
Od środków niewykorzystanych zwróconych po terminie nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu ww. środków.
Gdzie i w jakiej formie należy złożyć raport końcowy?
- Jednostka składa raport końcowy w Centrum w wersji elektronicznej w systemie ZSUN/OSF, korzystając z przycisku „Wyślij raport do NCN” oraz obowiązkowo przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ePUAP).
- Wygenerowany PDF raportu, przed wysłaniem do NCN, musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym w standardzie PAdES przez osobę/osoby upoważnioną/-e do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą.
W jakim terminie można wygenerować formularz raportu końcowego w systemie OSF?
Formularz raportu końcowego może zostać wygenerowany w każdej chwili, począwszy od momentu rozpoczęcia realizacji działania.

Raport końcowy – informacje podstawowe

Dane jednostki realizującej działanie naukowe oraz dane osoby realizującej działanie naukowe importowane są automatycznie z wniosku poprzez system ZSUN/OSF. W przypadku zmiany danych zawartych w tych sekcjach, należy je zaktualizować w raporcie końcowym.

Aktualizacja danych osoby realizującej działanie naukowe możliwa jest po kontakcie z opiekunem po stronie NCN (telefonicznie, mailowo, pisemnie), który następnie w sekcji „Dane osoby realizującej działanie naukowe” odblokuje do edycji rekord z danymi. Po dokonaniu zmiany danych, opiekun po stronie NCN powinien zostać o tym fakcie poinformowany, aby rekord został ponownie zablokowany.

Raport końcowy – sprawozdanie merytoryczne

Co powinno zawierać sprawozdanie merytoryczne?
Sprawozdanie merytoryczne powinno zawierać:
- Opis celu działania naukowego
- Opis realizacji działania naukowego
- Opis efektów realizacji działania naukowego
- Odpowiedź na pytanie: „W jaki sposób realizacja działania naukowego wpłynęła na rozwój kariery naukowej osoby realizującej działanie naukowe?”
Jak obszerne powinno być sprawozdanie merytoryczne?
Sprawozdanie merytoryczne powinno mieć objętość maksymalnie 2 stron zdefiniowanego maszynopisu (rozmiar strony A4, typ czcionki Times New Roman, wielkość czcionki – przynajmniej 11 pkt., interlinia – pojedyncza, marginesy boczne– 2 cm, górny i dolny – 1,5 cm).
W jakim języku należy sporządzić sprawozdanie merytoryczne?
Sprawozdanie merytoryczne należy sporządzić w języku polskim.

Raport końcowy – popularyzatorski opis rezultatów działania naukowego

Opis zrozumiały dla szerokiego grona odbiorców, przygotowany w językach polskim i angielskim. Maksimum 1 strona zdefiniowanego maszynopisu. W opisie należy uwzględnić: zrealizowane działanie naukowe, znaczenie działania dla rozwoju dyscypliny, stan istniejącej wiedzy i dane osoby realizującej działanie.

Raport końcowy – publikacje

Jakie publikacje można wykazywać w raporcie?
W raporcie można wykazać wyłącznie publikacje, które powstały w wyniku realizacji działania. Jednostka zobowiązana jest zapewnić Centrum dostęp do pełnej treści ewentualnych publikacji wykazanych w raporcie końcowym. Jednostka zobowiązana jest do zapewnienia umieszczenia we wszystkich publikacjach powstałych wskutek realizacji działania oraz opracowaniach związanych z działaniem pełnej nazwy Centrum w języku polskim („Narodowe Centrum Nauki”) lub angielskim („National Science Centre, Poland”) oraz poprawnego numeru rejestracyjnego działania. Do wszystkich publikacji należy załączyć link lub PDF oraz podać numer DOI (jeśli go posiada).
Jak w systemie ZSUN/OSF dołączyć do raportu publikacje?
Publikacje prezentujące wyniki zrealizowanego działania należy zamieścić używając przycisku „Dodaj” i wypełniając dane dotyczące publikacji. Publikację załącza się do raportu poprzez podanie linku (w przypadku publikacji elektronicznych dostępnych online), który będzie odnośnikiem do trwałego miejsca zdeponowania pełnej wersji publikacji i zapewni do niej dostęp podczas weryfikacji i oceny raportu. Powinny to być przykładowo: strona internetowa wydawcy lub platforma publikacyjna, serwis abstraktowy/indeksujący (np. PubMed), strona internetowa uczelni/instytucji lub autora.
Zalecamy podawanie linków w uniwersalnym formacie dostępnym dla publikacji posiadających numer DOI (Digital Object Identifier) – http://dx.doi.org/<nr-DOI>. Przykładowo dla artykułu o nr DOI 10.1007/s11107-011-0336-9, adres artykułu należy wskazać w formacie: http://dx.doi.org/10.1007/s11107-011-0336-9.
Drugą opcją umożliwiającą dołączenie publikacji do raportu jest załączenie pliku PDF. Należy tak postąpić w przypadku każdej pracy finansowanej ze środków Narodowego Centrum Nauki, do której nie można uzyskać dostępu za pośrednictwem Internetu.
W przypadku braku pewności, czy pełna wersja publikacji będzie dostępna pod wskazanym linkiem, sugerujemy załączenie pliku PDF.
Jakie publikacje należy wykazywać w raporcie (złożone do recenzji /przyjęte do druku/opublikowane)?
W raporcie końcowym można ująć publikację, jeżeli w momencie składania raportu posiada co najmniej status „złożona” do redakcji/recenzji (wyłącznie za potwierdzeniem redakcji). Przede wszystkim należy wykazać prace przyjęte do druku oraz opublikowane. Nie należy wykazywać prac będących w przygotowaniu. Status poszczególnych publikacji wybiera się z listy rozwijanej.
Czy i w jakiej formie należy przesyłać do NCN potwierdzenie przyjęcia publikacji do druku?
W przypadku otrzymania potwierdzenia przyjęcia publikacji do druku, należy zamieścić tę informację w wersji elektronicznej raportu poprzez dołączenie do pliku PDF publikacji listu od redakcji.
Jaką datę należy wprowadzić w formularzu raportu końcowego, wykazując i dołączając publikacje?
Dla publikacji ze statusem „złożona” i „przyjęta” należy podać planowaną datę publikacji (rok), natomiast dla publikacji ze statusem „opublikowana” – rzeczywistą datę publikacji (rok).
Jak wypełnić pola z danymi bibliograficznymi publikacji, jeśli któreś z nich nie dotyczy danej publikacji np. tom?
Należy wpisać „nie dotyczy”.
W jaki sposób wypełnić pole z danymi bibliograficznymi dotyczącymi Impact Factor w przypadku opublikowania pracy w czasopiśmie bez przyznanego wskaźnika Impact Factor?
Należy wpisać „0”.
Jaką wartość Impact Factor należy wykazać?
Ze względu na fakt, że wartości IF za dany rok kalendarzowy publikowane są w Journal Citation Reports w roku kolejnym, sugerujemy wskazanie IF obowiązującego dla czasopisma w roku ukazania się publikacji lub wskaźnika pięcioletniego.
Czy istnieje możliwość zmiany linku/pliku z załączoną publikacją w przypadku zmiany statusu publikacji?
Aktualizacja linku lub pliku z publikacją jest możliwa po złożeniu raportu końcowego, po wcześniejszym kontakcie z opiekunem po stronie NCN.

Raport końcowy – zestawienie kosztów planowanych i poniesionych

Rodzaje wydatków wraz z planowanymi kwotami importowane są automatycznie z wniosku poprzez system ZSUN/OSF. W raporcie końcowym należy uzupełnić kolumnę „Koszty poniesione” wykazując rzeczywisty stan poniesionych wydatków.

W przypadku niewykorzystania lub nieprawidłowego wykorzystania środków finansowych stanowiących podstawę wyliczenia kosztów pośrednich podlegają one proporcjonalnemu zmniejszeniu i zwrotowi na rachunek bankowy Centrum.

UWAGA: środki finansowe niewykorzystane na realizację działania podlegają zwrotowi w terminie do 30 dni od dnia zakończenia jego realizacji. W przypadku wcześniejszego złożenia raportu końcowego (przed upływem 13 miesięcy od momentu rozpoczęcia działania) środki finansowe niewykorzystane na realizację działania podlegają zwrotowi nie później niż w dniu złożenia raportu końcowego.

Od środków niewykorzystanych zwróconych po terminie nalicza się odsetki ustawowe jak za opóźnienie, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu ww. środków.

Wszelkie rozbieżności w poniesionych wydatkach należy opisać i wyjaśnić w polu edytowalnym pod zestawieniem kosztów planowanych i poniesionych.

Wysyłka raportu końcowego krok po kroku

Należy uzupełnić wszystkie zakładki raportu końcowego. Po zakończeniu wprowadzenia danych kompletność raportu można sprawdzić za pomocą przycisku „Sprawdź kompletność”.
Jeśli któraś z zakładek nie została w pełni uzupełniona, należy powrócić do edycji sekcji wskazanej w komunikacie i wprowadzić dane.
Mając pewność, że raport jest kompletny, a wprowadzone dane są poprawne należy zablokować wersję raportu do NCN za pomocą przycisku „Zablokuj wersję do NCN”.
Po zablokowaniu wersji raportu do NCN nadal istnieje możliwość powrotu do edycji raportu za pomocą przycisku „Powrót do edycji”. UWAGA! Należy pamiętać o ponownym zablokowaniu poprawnej wersji raportu do NCN.
Należy wygenerować PDF raportu końcowego.
Po wygenerowaniu raportu w wersji PDF raport należy wysłać w systemie ZSUN/OSF, używając przycisku "Wyślij do NCN". Kompletne wykonanie procedury zostanie potwierdzone zmianą statusu raportu na „wysłany” w nagłówku raportu.
W systemie ZSUN/OSF nie ma możliwości załączenia wersji PDF raportu końcowego. Podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym raport końcowy należy dołączyć i wysłać przez skrzynkę ePUAP.
Uwaga: po wykonaniu tej operacji nie będą możliwe żadne zmiany treści raportu.
Uwaga: nie należy wysyłać wersji papierowej raportu do Narodowego Centrum Nauki. Raporty należy wysłać wyłącznie drogą elektroniczną tj. za pomocą skrzynki ePUAP.
Wysyłka raportu przez skrzynkę ePUAP:
- Należy wygenerować raport końcowy w wersji PDF w systemie ZSUN/OSF (patrz punkt 5).
- Wygenerowany plik PDF raportu należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w standardzie PAdES przez osobę/osoby upoważnioną do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą.
- Podpisany plik należy załączyć i wysłać poprzez skrzynkę ePUAP.
UWAGA: nie można dołączyć skanu dokumentu podpisanego odręcznie.
Po każdym odblokowaniu raportu (przyciskiem „powrót do Edycji”), PDF raportu należy pobrać z systemu i raz jeszcze podpisać elektronicznie. Podpisany elektronicznie PDF raportu musi dotyczyć OSTATECZNEJ wersji.