Raport końcowy – kwestie ogólne

Powrót do sekcji Raportowanie projektów z NCN

Raport końcowy – jest to raport podsumowujący całość realizacji projektu badawczego, stypendium doktorskiego lub stażu podoktorskiego.

1. Kiedy należy złożyć raport końcowy?

   Raport końcowy należy złożyć w terminie do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu określonej w umowie lub w aneksie do umowy.

   Raport końcowy ze stypendium doktorskiego ETIUDA należy złożyć w terminie 13 miesięcy od dnia zakończenia pobierania przez stypendystę stypendium.

   Niezłożenie raportu końcowego w terminie lub złożenie raportu niekompletnego stanowi podstawę do uznania umowy za niewykonaną i uprawnia Centrum do żądania od jednostki zwrotu środków.

2. Gdzie, w jakiej formie i w ilu egzemplarzach należy złożyć raport?

   Raport należy złożyć w wersji elektronicznej poprzez system OSF oraz w wersji papierowej. Wersję papierową wydrukowaną z systemu OSF oraz opatrzoną odpowiednimi pieczęciami i podpisami należy dostarczyć osobiście lub przesłać na adres Narodowego Centrum Nauki. Raport końcowy w wersji drukowanej wymagany jest w jednym egzemplarzu.

3. W jakim terminie można wygenerować formularz raportu końcowego w systemie OSF?

   Formularz raportu końcowego można wygenerować w systemie OSF już na 30 dni przed datą zakończenia realizacji projektu.

4. Jakie załączniki w wersji elektronicznej i papierowej należy dołączyć do raportu?

   W wersji elektronicznej raportu w systemie OSF należy dołączyć pliki PDF publikacji powstałych w wyniku realizacji projektu (jeśli niemożliwe jest uzyskanie bezpośredniego dostępu do pełnej wersji publikacji poprzez link). Do papierowej wersji raportu nie należy dołączać wydruków publikacji. Jeżeli w projekcie dokonano zmian za zgodą kierownika jednostki (patrz pyt. 6) należy dołączyć kopie tych zgód do papierowej wersji raportu. „Sprawozdanie merytoryczne” oraz „Popularyzatorski opis rezultatów projektu” drukowane są jako integralna część raportu końcowego.

   Do raportu końcowego z realizacji stypendium doktorskiego (konkurs ETIUDA) dołącza się ponadto:

   • potwierdzenie przez osobę upoważnioną do reprezentowania zagranicznego ośrodka naukowego faktu i terminu odbycia przez stypendystę stażu w ramach stypendium

   doktorskiego;

   • potwierdzenie uzyskania stopnia naukowego doktora przez stypendystę.

   Do raportu końcowego z realizacji stażu podoktorskiego (konkurs FUGA) dołącza się ponadto opinię opiekuna naukowego dotyczącą realizacji stażu podoktorskiego.

5. Jak przygotować raport, jeśli wprowadzono do umowy zmiany na drodze aneksu?

   Należy zadbać, aby wszystkie zmiany dokonywane za zgodą kierownika jednostki/NCN lub w drodze aneksu do umowy zostały w raporcie końcowym właściwie opisane i skomentowane.

   Zmiany wprowadzone aneksem należy wyjaśnić w poszczególnych sekcjach raportu np. zmianę jednostki, kierownika projektu, kosztorysu, aparatury czy zmiany merytoryczne. Jedyną zmianą wprowadzoną w drodze aneksu do umowy i aktualizowaną w systemie OSF przez pracowników NCN jest zmiana daty zakończenia realizacji projektu.

6. Czy wymagane jest załączanie zgód kierownika jednostki na zmiany dotyczące realizacji projektu? Jeśli tak, to w jaki sposób i czy w obydwu wersjach - elektronicznej i papierowej?

   Każda zmiana w realizacji projektu dokonana za zgodą kierownika jednostki powinna zostać opisana w odpowiedniej sekcji elektronicznej wersji raportu.

   Prosimy o dołączenie do papierowej wersji raportu kopii zgód kierownika jednostki na dokonanie zmian w następującym zakresie:

   • aparatury (dla poszczególnych konkursów zgodnie z zapisami umowy),
   • przesunięć kosztów do 15% między pozycjami kosztorysu (dla poszczególnych konkursów zgodnie z zapisami umowy).

   Prosimy o nie załączanie do raportu dokumentacji zawierającej dane wrażliwe np. zaświadczeń lekarskich, odpisów aktów urodzenia/małżeństwa/zgonu itp. Oświadczenie jest wystarczające.

7. Kto może wypełniać/edytować formularz raportu?

   Formularz raportu może być edytowany w systemie OSF i wysłany do NCN tylko przez tzw. redaktora głównego. Gdy kierownik projektu/stypendysta/stażysta nie jest redaktorem głównym istnieje możliwość samodzielnego przeniesienia uprawnień redaktora głównego na kierownika projektu/stypendystę/stażystę tylko w sytuacji, gdy jego dane osobowe były wprowadzone do wniosku z Bazy Wiedzy o Nauce Polskiej (BWNP). Warunkiem dokonania takiej zmiany jest posiadanie przez kierownika projektu/stypendystę/stażystę konta w systemie OSF. Jest to możliwe tylko jednorazowo, a wprowadzona zmiana jest nieodwracalna.

   W wyjątkowych okolicznościach, takich jak śmierć, choroba itp. dotychczasowego kierownika projektu/stypendysty/stażysty uniemożliwiających dostęp do systemu OSF, prosimy taką sytuację zgłosić do NCN.

8. Co oznaczają kratki z funkcją zaznaczenia (check box) w pierwszych trzech sekcjach raportu?

   Kratki wypełniane są automatycznie po zmianie danych w poszczególnych polach danej sekcji i nie są przeznaczone do edycji przez wnioskodawców. Nie należy ich wypełniać ręcznie na wersji papierowej wniosku. Stanowią one informację pomocniczą dla pracowników NCN sprawdzających raporty, mającą na celu wskazanie, w których polach nastąpiła korekta danych.

9. Jak powinien być sporządzony raport końcowy przez beneficjentów o statusie konsorcjów naukowych?

   We wszystkich konkursach konsorcja naukowe składają raporty poprzez system OSF. W konkursach OPUS 1, PRELUDIUM 1, SONATA 1, HARMONIA 1, MAESTRO 1, OPUS 2, PRELUDIUM 2, SONATA 2 raport końcowy składa lider w imieniu wszystkich członków konsorcjum. Wymagane jest podanie informacji dotyczących całego zakresu realizowanego projektu.

   W kolejnych konkursach raporty również należy składać poprzez system OSF wraz z dodatkowymi informacjami dotyczącymi realizacji projektu przez poszczególnych partnerów. W celu przekazania danych dotyczących wykonania projektu przez poszczególnych członków konsorcjum naukowego należy wypełnić „informację uzupełniającą”, której wzór jest dostępny do pobrania w sekcji „Zestawienie kosztów”. Po wypełnieniu, wydrukowaniu i podpisaniu przez osoby upoważnione poszczególnych części „informacji uzupełniającej” odnoszących się do właściwych podmiotów tworzących konsorcjum, należy dołączyć jej skan do elektronicznej wersji raportu, korzystając z opcji „załącz plik”. Jednocześnie prosimy o dołączenie podpisanej „informacji uzupełniającej” do papierowej wersji raportu.