Raport roczny – zestawienie kosztów

Powrót do sekcji Raportowanie projektów z NCN

1. Czy w „Zestawieniu kosztów” jest możliwość wprowadzenia zmian w kosztach planowanych, np. w drodze aneksu do umowy, zgody kierownika jednostki na przesunięcia środków?

   W raportach rocznych koszty planowane są polem/polami nieedytowalnymi, a wartości kosztów planowanych pobierane są automatycznie z kosztorysu do umowy.

2. Dlaczego w „Zestawieniu kosztów” w raporcie rocznym nie są widoczne wszystkie lata, na które został zaplanowany kosztorys projektu/stażu podoktorskiego, a mimo to pole „Razem planowane” stanowi suma środków na cały okres realizacji projektu?

   W raporcie rocznym udostępnione zostały do edycji te lata realizacji projektu/stażu podoktorskiego, których dotyczy dany okres sprawozdawczy, a kwoty wprowadzone w kolumnie „poniesione” za dany okres sprawozdawczy przenoszą się automatycznie do raportu końcowego. Pole „Razem planowane” stanowi punkt odniesienia i umożliwia porównanie sumy dotychczas wydatkowanych środków z całością środków zaplanowanych na cały okres realizacji projektu/stażu podoktorskiego.

3. Czy w „Kosztach poniesionych ze środków projektu” należy wykazywać kwoty z groszami?

   Tak.

4. Czy w przypadku projektów realizowanych w ramach konkursów OPUS 1, PRELUDIUM 1, SONATA 1, HARMONIA 1 i MAESTRO 1 w sekcji „Zestawienie kosztów” należy uwzględnić w kosztach planowanych koszty planowanej do zakupienia/wytworzenia aparatury?

   Nie, koszty planowane są polem/polami nieedytowalnymi. Należy natomiast wydzielić koszty poniesione na aparaturę, mimo że w kosztorysie do umowy koszty te ujęte były w kategorii „Inne koszty bezpośrednie”. Wykazane poniesione koszty na aparaturę w poszczególnych latach oraz w kolumnie „Razem poniesione” muszą być zgodne z kosztami aparatury wykazanymi w sekcji „Wykaz aparatury” (w poszczególnych latach oraz w kolumnie „Razem”).

5. W jakich sytuacjach należy udzielić odpowiedzi „Nie” na pytanie o zgodność kosztów poniesionych w trakcie realizacji projektu/ stażu podoktorskiego z kosztami planowanymi w umowie o realizację i finansowanie projektu/stażu?

   Odpowiedzi negatywnej należy udzielić w przypadku zmian wprowadzonych za zgodą Narodowego Centrum Nauki (w drodze aneksu do umowy), za zgodą kierownika jednostki lub przez kierownika projektu. W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „Nie” w komentarzu należy opisać zakres wprowadzonych zmian.

   Począwszy od konkursów SONATA 13, SONATA BIS 7, MAESTRO 9, HARMONIA 9, OPUS 14, PRELUDIUM 14, SONATINA 2 zmiany w projektach ramach innych kosztów bezpośrednich mógł wprowadzić kierownik projektu o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami Jednostki.

   We wszystkich realizowanych projektach zgodnie z pismem Dyrektora NCN z 6 lutego 2018 r. (regulacje obowiązujące od 1 lutego 2018 r.) kierownik projektu, o ile nie jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami jednostki, mógł dokonać zmian w obrębie innych kosztów bezpośrednich. Zasadność dokonanych zmian zostanie oceniona na etapie rozliczenia końcowego projektu, bądź podczas ewentualnej kontroli.

   Jednostka i kierownik projektu zobowiązani są do poinformowania Centrum o wszystkich zmianach w raporcie rocznym obejmującym rok dokonania danej zmiany oraz w raporcie końcowym.

   W sytuacji, gdy suma kosztów wydatkowanych jest niższa niż 50% kosztów planowanych, również zaleca się udzielenie odpowiedzi negatywnej i przedstawienie wyjaśnień w polu tekstowym, gdyż niski procent wydatkowania środków może świadczyć o zaistnieniu przeszkód w realizacji projektu/stażu podoktorskiego.

6. W jaki sposób wypełnić część dotyczącą wydatków poniesionych na realizację badań naukowych w ramach stażu podoktorskiego (dotyczy konkursu FUGA)?

   W części dotyczącej wydatków poniesionych na realizację badań naukowych w ramach stażu podoktorskiego należy wpisać realnie poniesione koszty na planowane wydatki. Ewentualne rozbieżności należy opisać w polu tekstowym.

   Jeżeli w ciągu roku sprawozdawczego dokonano w drodze aneksu zmiany w zakresie planowanych wydatków, wówczas przygotowując raport roczny, nowy/zmieniony rodzaj wydatku należy dopisać jako kolejną pozycję w wykazie wskazując jako koszt planowany 0 zł. Pozycja, która została usunięta/zmieniona aneksem pozostaje w wykazie z przypisanym kosztem planowanym zgodnym z umową.

7. Jak i gdzie wykazać wydatki związane z pensum dydaktycznym?

   W konkursach SONATA 11-13 i SONATA BIS 6-8 kierownik projektu zatrudniony w jednostce na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy jako pracownik naukowo-dydaktyczny, mógł zaplanować środki finansowe na obniżenie o 50% swojego pensum dydaktycznego; w projektach, w których zaplanowane było obniżenie pensum dydaktycznego poniesione koszty wykazać należy w odpowiedniej pozycji w zestawieniu kosztów planowanych i poniesionych.

8. Jaki jest okres kwalifikowalności kosztów i jak należy wykazać koszty poniesione?

   Okresem kwalifikowalności kosztów jest okres realizacji projektu/stażu/stypendium a począwszy od konkursów SONATA 13, SONATA BIS 7, MAESTRO 9, HARMONIA 9, OPUS 14, PRELUDIUM 14, SONATINA 2 okres kwalifikowalności kosztów zaczyna się od dnia uprawomocnienia decyzji o przyznaniu finansowania. Poniesione koszty należy wykazać w odpowiedniej kolumnie dotyczącej roku, w którym wydatek został poniesiony w zestawieniu kosztów planowanych i poniesionych.

9. W jaki sposób wypełnić informację uzupełniającą w części „Zestawienie kosztów planowanych i poniesionych” w przypadku raportów składanych przez beneficjentów o statusie konsorcjów naukowych?

   Dla Lidera oraz Partnerów, każdego odrębnie, należy uzupełnić zestawienie kosztów planowanych i poniesionych w poszczególnych latach. Suma kosztorysów szczegółowych powinna być spójna z zestawieniem kosztów z „Zestawienia kosztów” ujętego w raporcie rocznym.