Raport roczny – kwestie ogólne

Powrót do sekcji Raportowanie projektów z NCN

Raport roczny – jest to raport z realizacji projektu badawczego za dany okres sprawozdawczy, składany w kolejnym roku kalendarzowym.

Nie jest wymagany raport roczny z realizacji stypendiów doktorskich zakwalifikowanych do finansowania w ramach konkursu ETIUDA oraz staży zakwalifikowanych w ramach konkursów FUGA 1, FUGA 2 oraz UWERTURA.

Począwszy od konkursu FUGA 3 raport roczny dla staży podoktorskich zakwalifikowanych do finansowania jest wymagany. Przypominamy, że zgodnie z zapisami umowy o realizację i finansowanie projektów badawczych/staży podoktorskich jednostka realizująca jest zobowiązana do udzielania na żądanie Centrum informacji dotyczących stanu realizacji projektu badawczego/stażu i wydatkowania przyznanych środków finansowych.

UWAGA: Raporty roczne służą bieżącemu monitorowaniu realizacji projektów. Ocena raportu dokonana przez opiekuna projektu w Centrum nie jest oceną ostateczną - wszelkie wydatki oraz kwestie związane z realizacją projektu ocenia Zespół Ekspertów w ramach rozliczenia raportu końcowego. Dlatego też nie należy traktować akceptacji raportu rocznego za ostateczne rozliczenie danego etapu realizacji projektu.

1. Kiedy należy złożyć raport roczny?

Raport roczny za dany okres sprawozdawczy należy złożyć w terminie do dnia 31 marca następnego roku. Pierwszy raport roczny należy złożyć za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu/stażu podoktorskiego wyniósł co najmniej 8 miesięcy (realizacja projektu/stażu podoktorskiego rozpoczyna się z dniem wskazanym w umowie). Jeżeli realizacja projektu/stażu podoktorskiego zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany.

Zgodnie z zapisami umowy niezłożenie raportu rocznego w terminie lub złożenie raportu niekompletnego stanowi podstawę do wstrzymania dalszego finansowania projektu/stażu podoktorskiego oraz do odstąpienia przez Centrum od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego i do żądania zwrotu przekazanych środków.

2. Gdzie, w jakiej formie i w ilu egzemplarzach należy złożyć raport?

Raport należy złożyć poprzez system OSF oraz zależnie od konkursu w wersji papierowej/elektronicznej. Wersja papierowa raportu obowiązuje włącznie do konkursów OPUS 12, SONATA 12, PRELUDIUM 12 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych (od 1-23 edycji: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/faq/edycje). Wersję papierową wydrukowaną z systemu OSF oraz opatrzoną odpowiednimi pieczęciami i podpisami należy przesłać na adres Narodowego Centrum Nauki lub dostarczyć osobiście. Raport uznaje się za złożony w terminie jeżeli wpłynął do Centrum lub został nadany drogą pocztową do dnia 31 marca danego roku. Raport roczny w wersji drukowanej wymagany jest w jednym egzemplarzu.

Począwszy od konkursów SONATINA 1, OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych (od 24 edycji: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/faq/edycje) dane raportu należy przekazać przez system OSF, a także wygenerowany plik PDF należy podpisać podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osoby reprezentujące jednostkę i kierownika projektu, a następnie dostarczyć za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP. Raport uznaje się za złożony w terminie jeżeli został dostarczony na adres /ncn/SkrytkaESP do dnia 31 marca danego roku.

3. W jakim terminie można wygenerować formularz raportu rocznego w systemie OSF?

Formularz raportu rocznego można wygenerować w systemie OSF od dnia 1 grudnia danego roku pod warunkiem zatwierdzenia przez Narodowe Centrum Nauki poprzedniego raportu (o ile był wymagany).

4. Jakie załączniki w wersji elektronicznej i papierowej należy dołączyć do raportu?

Do wersji elektronicznej raportu w systemie OSF należy dołączyć pliki PDF (lub linki) zawierające pełne wersje publikacji. W związku z utrudnionym dostępem do pełnej wersji tekstów podanych w formie linku bardzo prosimy o dołączanie publikacji w wersji PDF. Publikacja nadal może być dołączona w formie linku jednak w takim przypadku prosimy o sprawdzenie czy: 1) link jest prawidłowy; 2) zapewniony jest nieograniczony dostęp do pełnej wersji publikacji. Do papierowej wersji raportu nie należy dołączać wydruków publikacji.

Zwracamy uwagę, że począwszy od konkursów Opus 13, Preludium 13, Sonata 13, Sonata Bis 7, Maestro 9, Harmonia 9, w przypadku gdy na przeprowadzone w okresie sprawozdawczym badania konieczne było posiadanie zgód/opinii/zezwoleń/pozwoleń właściwych komisji kopie odpowiednich zgód/opinii/zezwoleń/pozwoleń należy załączyć w systemie OSF. Wszystkie wymagane zgody/opinie/zezwolenia/pozwolenia muszą zostać załączone w postaci plików PDF. Prosimy o załączanie wyłącznie obowiązujących zgód/opinii/zezwoleń/pozwoleń, dotyczących realizowanego projektu. 

Jeżeli zgody/opinie/zezwolenia/pozwolenia wydawane są przez jedną komisję, należy je połączyć w jeden plik i zamieścić we właściwym miejscu.

Prosimy nie załączać do raportu dokumentacji zawierającej dane wrażliwe np. zaświadczeń lekarskich, odpisów aktów urodzenia/małżeństwa/zgonu itp. Oświadczenie jest wystarczające. Prosimy nie zamieszczać w raporcie rocznym informacji zawierających dane wrażliwe.

5. Jak przygotować raport, jeśli zmiany zostały wprowadzone do umowy w drodze aneksu, za zgodą kierownika jednostki lub przez kierownika projektu?

Należy zadbać, aby wszystkie zmiany w warunkach realizacji projektu/stażu podoktorskiego dokonywane za zgodą kierownika jednostki/ NCN lub w drodze aneksu do umowy, czy przez kierownika projektu, zostały w raporcie rocznym właściwie opisane i skomentowane.

Wprowadzone zmiany należy szczegółowo wyjaśnić w poszczególnych sekcjach raportu np. zmianę jednostki, kierownika projektu, kosztorysu, aparatury itd. Jedyną zmianą wprowadzoną do umowy i aktualizowaną w systemie OSF przez pracowników NCN jest zmiana daty zakończenia realizacji projektu/stażu podoktorskiego.

Wszelkie zmiany muszą być opisane w polu tekstowym pod właściwą sekcją.

Przykład: „Pismem z dnia … uzyskano zgodę kierownika jednostki na zmianę … dotyczącą …”

Zgody kierownika jednostki powinny być przechowywane w dokumentacji prowadzonej przez jednostkę.

6. Kto może wypełniać/edytować formularz raportu?

Formularz raportu może być edytowany w systemie OSF i wysłany do NCN tylko przez tzw. redaktora głównego. Gdy kierownik projektu/stażysta nie jest redaktorem głównym w systemie OSF istnieje możliwość samodzielnego przeniesienia uprawnień redaktora głównego na kierownika projektu/stażystę, ale tylko w sytuacji, gdy jego dane osobowe były wprowadzone do wniosku z Bazy Wiedzy o Nauce Polskiej (BWNP). Warunkiem takiej zmiany jest posiadanie przez kierownika projektu/stażystę konta w systemie OSF. Jest to możliwe tylko jednorazowo, a wprowadzona zmiana jest nieodwracalna.

W wyjątkowych okolicznościach, takich jak śmierć, choroba itp. dotychczasowego kierownika projektu/stażysty uniemożliwiających dostęp do systemu OSF, zaleca się zgłoszenie takiej sytuacji do Ośrodka Przetwarzania Informacji (OPI) lub NCN.

7. Co oznaczają kratki z funkcją zaznaczenia (check box) w pierwszych trzech sekcjach raportu?

Kratki wypełniane są automatycznie po zmianie danych w poszczególnych polach danej sekcji i nie są przeznaczone do edycji przez beneficjentów. Nie należy ich wypełniać ręcznie. Stanowią one informację pomocniczą dla pracowników NCN sprawdzających raporty, mającą na celu wskazanie, w których polach nastąpiła korekta danych.

8. Jak powinien być sporządzony raport roczny przez beneficjentów o statusie konsorcjów naukowych?

We wszystkich konkursach konsorcja naukowe składają raporty poprzez system OSF. W konkursach OPUS 1, PRELUDIUM 1, SONATA 1, HARMONIA 1, MAESTRO 1, OPUS 2, PRELUDIUM 2, SONATA 2 raporty roczne składa lider w imieniu wszystkich członków konsorcjum. Wymagane jest podanie informacji dotyczących całego zakresu realizowanego projektu.

W kolejnych konkursach raporty również należy składać poprzez system OSF wraz z dodatkowymi informacjami dotyczącymi realizacji projektu przez poszczególnych partnerów. W celu przekazania danych dotyczących wykonania projektu przez poszczególnych członków konsorcjum naukowego należy wypełnić „informację uzupełniającą”, której wzór jest dostępny do pobrania w sekcji „Zestawienie kosztów”. Po wypełnieniu, wydrukowaniu i podpisaniu przez osoby upoważnione poszczególnych części „informacji uzupełniającej” odnoszących się do właściwych podmiotów tworzących konsorcjum, należy dołączyć jej skan do elektronicznej wersji raportu, korzystając z opcji „załącz plik”. Jednocześnie prosimy o dołączenie podpisanej „informacji uzupełniającej” do papierowej wersji raportu.

Począwszy od konkursów SONATINA 1, OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, MAESTRO 9, HARMONIA 9 oraz SONATA BIS 7 raport oraz informację uzupełniającą należy przekazać przez system OSF, a także wygenerowane pliki PDF należy podpisać podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osoby reprezentujące Lidera i kierownika projektu, a następnie dostarczyć za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP.