Raport roczny – zespół projektowy

Powrót do sekcji Raportowanie projektów z NCN

1. Kogo należy uwzględnić w sekcji „Zespół projektowy”?

   W sekcji „Zespół projektowy” należy uwzględnić wszystkie osoby biorące udział w realizacji projektu oraz otrzymujące z tego tytułu wynagrodzenie. Dane kierownika projektu/stażysty i kluczowych wykonawców (w projektach z konkursów OPUS 1-7 oraz SONATA 1 – główni wykonawcy, w projektach z konkursów PRELUDIUM – promotor/opiekun naukowy, w projektach z konkursów HARMONIA – partner zagraniczny, w projektach z konkursów SYMFONIA – kierownicy zespołów, w przypadku staży podoktorskich z konkursu FUGA – opiekun naukowy) zostają automatycznie wprowadzone przez system OSF z wniosku. Pozostałych wykonawców (w tym wykonawców posiadających we wniosku status „bezimiennych” lub „zbiorowych”) należy dodać w sekcji „Zespół projektowy”.

   W sytuacji, kiedy na etapie wniosku planowano, że wykonawca w danym okresie sprawozdawczym otrzyma wynagrodzenie, a faktycznie nie zostało mu ono w tym okresie wypłacone, osobę taką należy dodać do zespołu projektowego, w polu „Planowane wynagrodzenie” należy wpisać zaplanowaną kwotę wynagrodzenia, w polu „Koszty poniesione na wynagrodzenie” – „0” oraz wyjaśnić rozbieżność w polu tekstowym. W kolejnych raportach należy wykazać wynagrodzenie, które dany wykonawca (umieszczany już automatycznie na liście zespołu projektowego) otrzyma w następnych latach realizacji projektu. Powyższa sytuacja nie dotyczy wymienionych we wniosku „wykonawców bezimiennych”, którzy nie są jeszcze zrekrutowani na etapie sporządzania raportu.

   W przypadku, gdy na etapie wniosku nie planowano wynagrodzenia dla danego wykonawcy, a faktycznie je otrzymał lub w trakcie realizacji projektu został włączony do zespołu projektowego za zgodą kierownika jednostki, w polu „Planowane wynagrodzenie” należy wpisać „0”, w polu „Koszty poniesione na wynagrodzenie” – kwotę faktycznie wypłaconego wynagrodzenia oraz wyjaśnić rozbieżność w polu tekstowym z podaniem informacji o uzyskaniu zgody kierownika jednostki.

   Planowane wynagrodzenie powinno zostać określone dla każdego z wykonawców na cały okres realizacji projektu.

   Jeśli we wniosku „wykonawcy bezimienni” zostali ujęci w jednej pozycji wykazana w raporcie suma planowanego wynagrodzenia dla tych osób musi być zgodna z wnioskiem. Sposób rozdysponowania planowanego wynagrodzenia dla wykonawcy bezimiennego należy opisać w polu tekstowym pod zakładką „Zespół Projektowy”.

   UWAGA: nie należy usuwać kierownika i innych kluczowych wykonawców z wykazu zespołu projektowego nawet jeżeli doszło do rezygnacji lub usunięcia wykonawcy ze składu zespołu.

   W konkursach SONATA poza kierownikiem projektu, wśród osób realizujących projekt może być co najwyżej jeden pracownik naukowy posiadający stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy pod warunkiem, że nie jest on zatrudniony w podmiocie będącym miejscem realizacji projektu. Zdanie poprzedzające nie wyłącza możliwości uzyskania stopnia doktora habilitowanego i tytułu naukowego przez osobę realizującą projekt w trakcie jego realizacji.

   W konkursach SONATA BIS poza kierownikiem projektu wśród osób realizujących projekt, nie może być osób posiadających stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy. Zdanie poprzedzające nie wyłącza możliwości uzyskania stopnia doktora habilitowanego i tytułu naukowego przez osobę realizującą projekt w trakcie jego realizacji.

2. Czy powinno się uwzględniać w sekcji „Zespół projektowy” osoby, które nie otrzymywały wynagrodzenia w projekcie, ale realizowały zadania badawcze?

   Nie, w sekcji „Zespół projektowy” należy wskazać tylko osoby realizujące zadania badawcze w ramach projektu i otrzymujące wynagrodzenie. Wyjątkiem są osoby nieotrzymujące wynagrodzenia, a będące kluczowymi wykonawcami, m.in. opiekun/promotor w projektach PRELUDIUM, partner zagraniczny w projektach HARMONIA, opiekun naukowy w FUDZE itp. (w przypadku tych wykonawców w polu „forma zatrudnienia” widoczna jest adnotacja „Bez wynagrodzenia”). Dane takich osób zostaną uzupełnione w sekcji „Zespół projektowy” automatycznie.

   Osoby, które wykonywały zadania badawcze, a dla których nie zaplanowano wynagrodzenia na etapie składania wniosku i nie zostało ono wypłacone podczas realizacji projektu można wymienić w polu tekstowym.

3. Jak w projektach z konkursów PRELUDIUM wykazać zmianę promotora/ opiekuna naukowego w sekcji „Zespół projektowy”? 

   W przypadku zmiany promotora lub opiekuna naukowego należy w sekcji „Zespół projektowy” dodać osobę, która wskutek zawarcia aneksu do umowy przejęła w projekcie rolę promotora/opiekuna naukowego oraz w polu tekstowym wpisać wyjaśnienie dokonanej zmiany. Jednocześnie nie należy usuwać z sekcji „Zespół projektowy” osoby pierwotnie pełniącej w projekcie rolę promotora/opiekuna naukowego. Należy pamiętać, że osoba pełniąca w projekcie rolę opiekuna naukowego nie musi być promotorem doktoratu kierownika projektu.

4. Jak zaktualizować dane kluczowych wykonawców, głównych wykonawców i wykonawców?

   Zmiana danych wykonawców następuje na prośbę kierownika projektu/stażysty skierowaną do opiekuna projektu w NCN (telefonicznie, mailowo, pisemnie), który następnie odblokowuje rekord do edycji. Po dokonaniu zmiany danych opiekun powinien zostać o tym fakcie poinformowany, by rekord został ponownie zablokowany.

   Możliwość zaznaczenia opcji „Obcokrajowiec” jest dostępna po odblokowaniu danych osobowych przez opiekuna projektu.

   W przypadku zmiany stopnia naukowego/ tytułu naukowego należy dokonać aktualizacji danych w raporcie rocznym.

   Przy wypełnianiu „Roli w projekcie” należy pamiętać, że główni wykonawcy byli zaplanowani jedynie w projektach z konkursów OPUS 1-7 oraz SONATA 1.

5. Jak postępować w przypadku projektów z konkursów OPUS 1, SONATA 1, PRELUDIUM 1, HARMONIA 1, MAESTRO 1, w których we wniosku nie wskazywano planowanej formy zatrudnienia oraz stawki wynagrodzenia dla wykonawców będących członkami zespołu projektowego?

   W sekcji „Zespół projektowy” należy wpisać faktyczną (a nie planowaną) formę zatrudnienia, planowaną na etapie wniosku wysokość wynagrodzenia oraz w polu „Koszty poniesione na wynagrodzenia” rzeczywiste wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń w projekcie.

6. Jak w sekcji „Zespół projektowy” należy ująć tzw. „wykonawców bezimiennych”?

   W sekcji tej należy dodać do zespołu projektowego tylko te osoby, określone na etapie wniosku jako „wykonawcy bezimienni”, które otrzymywały wynagrodzenie. Powyższy warunek obowiązuje zarówno gdy miało to miejsce okresowo (np. przez 6 miesięcy) czy też w sposób ciągły przez cały okres realizacji projektu. Należy wpisać konkretne dane dotyczące „wykonawcy bezimiennego”, tj. tytuł/stopień naukowy, imię, nazwisko, rolę w projekcie, formę zatrudnienia, planowane wynagrodzenie, koszty poniesione na wynagrodzenie. Oznacza to, że wykonawca bezimienny ma zostać dodany do wykazu „Zespołu projektowego” dopiero w sytuacji, gdy zostanie faktycznie włączony w jego prace i otrzyma wynagrodzenie. Nie należy umieszczać na liście wykonawcy bezimiennego wpisując jako imię np. „wykonawca” a jako nazwisko „bezimienny”.

7. Jak wykazać w sekcji „Zespół projektowy” tzw. „wykonawcę zbiorowego”?

   W sekcji „Zespół projektowy” tzw. „wykonawcę zbiorowego można wykazać w projektach zakwalifikowanych do finansowania w ramach konkursów z edycji 1-16.

   Należy użyć opcji „Dodaj wykonawcę grupowego” i podać ogólną nazwę wykonawcy np. ankieterzy, laboranci itp. Dane dotyczące formy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia należy podać łącznie dla wszystkich osób ujętych w ramach „wykonawcy zbiorowego”, konieczne jest też podanie najwyższej stawki wynagrodzenia jaka została wypłacona w tej grupie. W polu „Zakres prac w projekcie” należy wymienić zadania realizowane przez wykonawcę zbiorowego w danym okresie sprawozdawczym.

   UWAGA: Wprowadzenie wykonawcy zbiorowego jest możliwe gdy grupa liczy co najmniej 10 osób, dlatego koniecznym jest podanie liczby osób wchodzących w skład grupy. Przy podaniu liczby mniejszej niż 10, system uniemożliwi edycję danych wykonawcy zbiorowego. W sytuacji, gdy dla osób realizujących projekt pod określeniem „wykonawcy zbiorowego” przewidziane są różne formy zatrudnienia należy wprowadzić „wykonawcę zbiorowego” tyle razy, ile form zatrudnienia jest stosowanych (np. dla osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę będzie to „Wykonawca zbiorowy nr 1”, dla osób zatrudnionych w ramach umowy o dzieło – „Wykonawca zbiorowy nr 2”).

   W związku z zapisami Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki począwszy od konkursów OPUS 9, PRELUDIUM 9, SONATA 9, MAESTRO 7, HARMONIA 7, SONATA BIS 5 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych od 17 edycji wykonawcy zbiorowi (min. 5 osób) mogli zostać zaplanowani w ramach kategorii „Inne koszty bezpośrednie” dlatego nie należy ich wykazywać w zespole projektowym.

8. Czy zakres prac w projekcie dla poszczególnych wykonawców powinien być bardzo szczegółowo opisany czy wystarczy podać krótki opis?

   W polu „Zakres prac w projekcie” należy wymienić zadania badawcze realizowane przez konkretnego wykonawcę w danym okresie sprawozdawczym (raport roczny). W kolejnych raportach rocznych wykonane zadania badawcze należy przedstawiać narastająco.

9. Jakie informacje należy podać w polach „Rodzaj stanowiska” oraz „L. m-cy pobierania wynagrodzenia” i w przypadku, których konkursów?

   Począwszy od konkursów OPUS 12, PRELUDIUM 12, SONATA 12, MAESTRO 9, SONATA BIS 7, SONATINA 1 dla każdej osoby będącej członkiem zespołu projektowego należy wskazać „Rodzaj stanowiska” w ramach, którego ta osoba była zatrudniona, wybierając odpowiednią opcję dopuszczalną w warunkach konkursu (post-doc, stypendysta, specjalistyczne stanowisko pomocnicze, kierownik projektu z zatrudnieniem pełnoetatowym, pozostałe).

   Dodatkowo przy wyborze rodzaju stanowiska: post-doc, stypendysta, specjalistyczne stanowisko pomocnicze, kierownik projektu z zatrudnieniem pełnoetatowym należy określić, przez ile miesięcy (łącznie) dany wykonawca pobierał wynagrodzenie. Zwracamy uwagę, aby nie wpisywać planowanej we wniosku liczby miesięcy.

10. Jak należy wypełnić dane w przypadku, jeśli członek zespołu projektowego otrzymuje wynagrodzenie ze środków projektu w ramach kilku różnych form zatrudnienia, np. umowy o pracę i umowy o dzieło/zlecenia?

    Wykonawcę tego należy w sekcji „Zespół projektowy” ująć kilkukrotnie tj. tyle razy ile form zatrudnienia dotyczy danej osoby. Wynika to z braku możliwości wybrania dla jednego wykonawcy jednocześnie kilku form zatrudnienia.

    Zmiany dotyczące formy zatrudnienia powinny być zgodne z zapisami umowy o realizację i finansowanie projektu/stażu oraz warunkami konkursu.

    Począwszy od konkursów OPUS 9, PRELUDIUM 9, SONATA 9, MAESTRO 7, HARMONIA 7, SONATA BIS 5 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych od 17 edycji dopuszczalne są różne formy zatrudnienia w obrębie wynagrodzeń dodatkowych. W przypadku wynagrodzeń dodatkowych (przy wskazaniu formy zatrudnienia „Wynagrodzenie dodatkowe”) wykonawcę którego forma zatrudnienia uległa zmianie należy wykazać w sekcji „Zespół projektowy” jednokrotnie."

    Począwszy od konkursów OPUS 12, PRELUDIUM 12, SONATA 12, MAESTRO 9, SONATA BIS 7, SONATINA 1 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych dopuszczalne są różne formy zatrudnienia w obrębie wynagrodzeń dodatkowych. W przypadku wynagrodzeń dodatkowych wykonawcę którego forma zatrudnienia uległa zmianie należy wykazać w sekcji „Zespół projektowy” tyle razy ile form zatrudnienia dotyczy danej osoby. W przypadku zmiany z umowy o dzieło na umowę zlecenie (bądź odwrotnie) wykonawcę którego forma zatrudnienia uległa zmianie należy wykazać w sekcji „Zespół projektowy” jednokrotnie wskazując formę zatrudnienia  "umowa cywilno-prawna."

    W przypadku gdy we wniosku zaplanowano wypłatę stypendiów należy wykazać stypendystę w raporcie.

    Wszelkie zmiany w zakresie zespołu projektowego muszą być opisane w polu tekstowym pod sekcją „Zespół projektowy”.

    Przykład: „Pismem z dnia … uzyskano zgodę kierownika jednostki na zmianę w zespole projektowym dotyczącą …”

    Uwaga: Począwszy od konkursów OPUS 14 i PRELUDIUM 14 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych członek zespołu naukowego zatrudniony na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt badawczy nie może otrzymywać dodatkowego wynagrodzenia na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie dla takiej osoby może zostać wypłacone w formie dodatku do umowy o pracę lub w formie okresowego zwiększenia wynagrodzenia zasadniczego, wypłacanego na podstawie aneksu do umowy o pracę ze wskazaniem źródła finansowania. Na podstawie umów cywilnoprawnych można wypłacać wynagrodzenia wykonawcom projektu, którzy nie są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w podmiocie realizującym projekt.

11. Jak należy wykazać osobę pobierającą zaplanowane we wniosku stypendium naukowe dla młodych naukowców w ramach projektów badawczych?

    Możliwość wypłaty stypendium (jeśli były one zaplanowane we wniosku) istnieje w przypadku projektów badawczych zakwalifikowanych do finansowania w ramach konkursów:

    • HARMONIA 5-6;
    • SONATA 6-8, 13-14;
    • SYMFONIA 2-4;
    • MAESTRO 5–11;
    • OPUS 6–17;
    • SONATA BIS 3–9

    oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych.

    W raporcie należy wykazać jako formę zatrudnienia „stypendium” oraz wskazać ogólną kwotę wypłaconą w danym roku. Jeżeli wypłacona kwota stypendium jest inna niż planowana we wniosku, w polu tekstowym należy opisać powstałe rozbieżności.