Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie MINIATURA 3

Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację działania naukowego mogą wystąpić podmioty o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-6b ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1668 z późn. zm.) i w art. 27 ust. 1 pkt 5 ustawy o NCN. Wnioskową nie może być podmiot dla którego finansowanie stanowi pomoc państwa (pomoc publiczną lub pomoc de minimis) i nie może pozostawać pod zarządem komisarycznym bądź znajdować się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego.

W formularzu należy wybrać status wnioskodawcy:

5a. Centrum Łukasiewicz;

5b. Instytut działający w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz;

1. Uczelnia;
2. Federacja podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki;
3. Instytut naukowy PAN;
4. Instytut badawczy;
5. Międzynarodowy instytut naukowy
6. Biblioteka naukowa.

Jako wnioskodawcę można wskazać podmiot figurujący w bazie OPI (przycisk: Wybierz z bazy OPI) lub wprowadzić nowy podmiot (przycisk: Dodaj spoza bazy). Dane jednostki muszą być kompletne, zgodne z dokumentami rejestrowymi oraz ze stanem faktycznym należy więc je zweryfikować i w razie konieczności uzupełnić lub zmodyfikować.

UWAGA: przed pobraniem jakichkolwiek informacji z bazy OPI należy sprawdzić, czy dane w powyższym systemie są aktualne. Jeśli którekolwiek z danych są nieaktualne, prosimy o niezwłoczny kontakt z działem technicznym OPI pod adresem e-mail: aktualizacja@opi.org.pl Wnioskodawca wypełnia wszystkie pozostałe wymagane rubryki. Kolejne okna otwiera się przyciskiem Edytuj. Wpisaną treść każdorazowo należy zapamiętać przyciskiem Zapisz.

Wszystkie wymagane rubryki muszą być wypełnione.

Po określeniu Wnioskodawcy sekcja ta podzieli się na dwie części:

• Wnioskodawca poziom 1
• Wnioskodawca poziom 2

Wnioskodawca poziom 1

1. Nazwa podmiotu (należy podać nazwę zarówno w języku polskim jak i angielskim) i adres siedziby (należy podać pełną nazwę podmiotu oraz kompletny adres siedziby).
2. Siedmiocyfrowy identyfikator gminy – należy wpisać numer gminy, na obszarze której podmiot ma siedzibę. Można go odnaleźć, używając przycisku Wykaz identyfikatorów (wykaz jest zgodny z Wykazem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego kraju Głównego Urzędu Statystycznego). Należy odszukać właściwą gminę, a przypisany jej siedmiocyfrowy numer wpisać do formularza. Na podstawie tego numeru system wpisze odpowiednią nazwę gminy.
3. Adres korespondencyjny – poprawnie wprowadzone aktualne dane korespondencyjne (telefon, adres e-mail, adres ESP (ePUAP), www, itd.) umożliwią szybką i skuteczną komunikację. Dane będą wykorzystywane do przesyłania oficjalnej korespondencji w sprawie działania naukowego, w tym decyzji Dyrektora NCN w sprawie finansowania. Należy pamiętać, że na adres ESP (ePUAP) wysyłana będzie korespondencja związana z wnioskiem, w tym decyzja dotycząca finansowania. Podanie adresu ESP (ePUAP) wnioskodawcy jest obligatoryjne.

UWAGA: Jeżeli powyższe dane ulegną zmianie w trakcie oceny wniosku lub realizacji projektu, należy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie NCN.

4. Pytanie: Czy podmiot otrzymuje subwencję na działalność statutową z budżetu nauki? ?  Należy wybrać odpowiedź „tak” lub „nie”.
5. Pytanie: Czy podmiot stanowi jednostkę zaliczaną do sektora finansów publicznych? Należy wybrać odpowiedź „tak” lub „nie”.
6. Pytanie: Czy podmiot pozostaje pod zarządem komisarycznym lub znajduje się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego?

Należy wybrać odpowiedź „tak” lub „nie”.

UWAGA: zgodnie z warunkami konkursu wnioskodawcą nie może być podmiot pozostający pod zarządem komisarycznym bądź znajdujący się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego.

7. We wniosku należy podać właściwy numer NIP, REGON i KRS.

Jeżeli wnioskodawca nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorstw KRS, należy z prawej strony zaznaczyć nie dotyczy.

8. Kwestionariusz niewystępowania pomocy państwa wypełniają WSZYSCY wnioskujący. Przed wypełnieniem kwestionariusza zalecamy skonsultować się z pracownikami działów administracyjno-finansowych instytucji, w których ma być realizowane działanie naukowe. Przed wypełnieniem Kwestionariusza należy wybrać Wzór oświadczenia i zapoznać się z informacjami o zasadach występowania pomocy państwa (w tym pomocy de minimis).

W celu wypełnienia Kwestionariusza należy użyć przycisku Edytuj oświadczenie, a następnie udzielić odpowiedzi na pytania i zapisać dane na formularzu.

UWAGA: W konkursie MINIATURA nie będzie udzielana pomoc państwa.

9. Numer rachunku bankowego - należy podać numer  rachunku  bankowego Wnioskodawcy, wyodrębniony dla wszystkich  finansowanych  przez  NCN  projektów,  staży, stypendiów oraz działań naukowych.

10.Kierownik podmiotu jeżeli wnioskodawca został dodany z bazy OPI po naciśnięciu przycisku Edytuj, dane z systemu zaczytują się automatycznie. W przypadku gdy wnioskodawca został dodany spoza bazy OPI dane należy wpisać ręcznie. 

Wnioskodawca poziom 2

W sekcji „Wnioskodawca (poziom 2)” należy podać dane drugiego poziomu wnioskodawcy. Pole to wypełniane jest opcjonalnie.

1. Tytuł wniosku powiązany z wybranym rodzajem planowanego do realizacji działania w polu tym zaczyta się automatycznie tytuł podany przy zakładaniu wniosku. Można go dowolnie modyfikować w trakcie przygotowywania wniosku, nie można go natomiast formatować,
   
   tj. używać kursywy, podkreśleń.
2. Obszar badawczy, a w dalszej kolejności Numer panelu dyscyplin (np. ST5), można go zmienić, używając przycisku Wybierz.

3.Pomocnicze określenia identyfikujące wybiera się z list po naciśnięciu przycisku Dodaj. Najpierw wybieramy określenie nadrzędne, tj. NZ, HS lub ST, a następnie określenie z niższego poziomu. Określenia mogą być wybrane spoza panelu i działu, do którego składany jest wniosek, np. panel: ST5 (Synteza i materiały), pomocnicze określenie identyfikujące: ST5_10 (Nanomateriały: nanocząstki, nanorurki), ale co najmniej jedno pomocnicze określenie identyfikujące musi być wybrane w ramach panelu głównego.

4. Okres realizacji (w mies.): system automatycznie przypisze wartość 12 miesięcy.

5. Planowane nakłady, Ogółem: te rubryki zostaną uzupełnione automatycznie przez system na podstawie danych z sekcji Kosztorys.

Rodzaj działania naukowego planowanego do realizacji

Należy wybrać jedno spośród wymienionych działań:  

• badania wstępne/pilotażowe;
• kwerenda;
• staż naukowy;
• wyjazd badawczy;
• wyjazd konsultacyjny.

W tej zakładce można uzasadnić, że planowane działanie służy realizacji badań podstawowych w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o NCN. Podane informacje mogą pomóc członkom Zespołu Ekspertów w rozwianiu ewentualnych wątpliwości co do charakteru planowanego działania. Zakładka Kryterium badań  podstawowych jest opcjonalna.

W tej zakładce należy udzielić odpowiedzi na pytanie: Czy wniosek był już złożony w konkursie MINIATURA 3. Należy wybrać odpowiedź „tak” lub „nie”.  Jeżeli wniosek był już składany w konkursie MINIATURA 3 należy podać numer rejestracyjny poprzedniego wniosku.

W konkursie MINIATURA 3 można złożyć tylko jeden wniosek, w którym dana osoba jest przewidziana jako osoba realizująca działanie naukowe.

Wniosek, który został odrzucony na etapie oceny formalnej może zostać złożony ponownie dopiero wtedy, gdy decyzja Dyrektora Narodowego Centrum Nauki dotycząca odmowy przyznania finansowania stała się ostateczna.

Wniosek, w którym dana osoba jest przewidziana jako osoba realizująca działanie naukowe i który został odrzucony na etapie oceny merytorycznej nie może zostać ponownie złożony w tej samej edycji konkursu MINIATURA.

Dane Osoby realizującej działanie wprowadza się przyciskami Wybierz z bazy OPI lub Spoza bazy.

• Osoby w bazie OPI: wyszukuje się wg numeru PESEL, który jest  identyfikatorem każdej z osób w bazie Nauki Polskiej. W razie konieczności dane wprowadzonej osoby należy uaktualnić, otwierając okno przyciskiem Edytuj. W tym miejscu opcjonalnie można podać również adres elektronicznej skrzynki podawczej ESP (ePUAP).
• Osoby spoza bazy: w formularzu należy wpisać wszystkie wymagane przez system dane (imiona, nazwisko, tytuł/stopień naukowy, telefon, email, nr PESEL, opcjonalnie adres elektronicznej skrzynki podawczej ESP (ePUAP), itd.). Jednocześnie przypominamy, że w sytuacji gdy nr PESEL osoby realizującej figuruje w bazie Nauka Polska, system automatycznie wymusi pobranie danych z powyższej bazy.

1. Planowany charakter udziału w realizacji projektu: system automatycznie zaczyta charakter udziału: Osoba realizująca.
2. Podmiot: w tym miejscu system OSF automatycznie wstawia jednostkę naukową będącą wnioskodawcą.
3. Dane osobowe: wypełnia się po naciśnięciu przycisku Edytuj. PESEL nie jest wymagany po zaznaczeniu statusu „obcokrajowiec”. Numer telefonu i adres e-mail powinny być aktualne. Osoba realizująca działanie może wskazać adres skrytki ePUAP opcjonalnie.
4. Stopień naukowy doktora: w oknie edycja danych wykonawcy, należy odpowiedzieć na pytanie: Czy osoba realizująca posiada stopień naukowy doktora? Wymagana odpowiedź „tak” lub „nie”. W przypadku odpowiedzi twierdzącej należy podać datę nadania stopnia naukowego oraz dyscyplinę/dziedzinę nauki. Następnie przyciskiem Wybór z bazy OPI lub Dodaj podmiot zagraniczny należy podać podmiot, w którym został nadany stopień naukowy doktora.

Przerwy w karierze naukowej: w oknie edycja danych należy odpowiedzieć na pytanie: Czy osoba realizująca działanie naukowe zamierza wprowadzić informację o przerwach w karierze naukowej? Odpowiedź: „tak” lub „nie”. W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „tak” należy odpowiedzieć na pytanie:

- Czy przed złożeniem wniosku korzystał(a) Pan/Pani z przerw w działalności naukowej związanych z okresami przebywania na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim lub urlopie wychowawczym, udzielonych na zasadach określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, lub z okresami pobierania zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rodzicielskiego, albo okresami pobierania zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji leczniczej.

• w okresie 12 lat od dnia uzyskania stopnia naukowego doktora? TAK//NIE

W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „tak” należy podać liczbę miesięcy.

- Czy przed złożeniem wniosku korzystał(a) Pan/Pani z przerw w działalności naukowej związanych z okresami przebywania na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim lub urlopie wychowawczym, udzielonych na zasadach określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, lub z okresami pobierania zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rodzicielskiego, albo okresami pobierania zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji leczniczej.

• w okresie 7 lat od dnia uzyskania stopnia naukowego doktora?

W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „tak” należy podać liczbę dni.

Wskazane przerwy wydłużą okres kwalifikacji do konkursu.

5. Dane adresowe: wypełnia się po naciśnięciu przycisku Edytuj. Należy podać adres zamieszkania i do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania. Są to dane obowiązkowe. Dane kontaktowe powinny być aktualne.
6. Miejsca pracy w jednostkach naukowych i innych instytucjach związanych z nauką oraz zajmowane stanowiska: miejsca pracy zaczytają się automatycznie gdy osoba planowana do realizacji działania zaczyta swoje początkowe dane w z bazy OPI. W przypadku gdy dane zostały wpisane „Spoza bazy” to wówczas miejsce pracy można wprowadzić przyciskiem „Dodaj z bazy OPI” lub „Dodaj spoza bazy”.

Poniższe dane wypełnia się tylko w języku polskim poprzez wypełnienie poszczególnych podsekcji przy pomocy mini-edytora dostępnego w systemie OSF po naciśnięciu przycisku Edytuj.

UWAGA: Osoba planowana do realizacji działania naukowego musi być zatrudniona przez wnioskodawcę na podstawie umowy o pracę.

7. Przebieg kariery naukowej: w tej zakładce należy przedstawić opis kolejnych stopni w karierze naukowej, podając nazwę szkoły wyższej, instytutu lub innej jednostki organizacyjnej, specjalność, datę uzyskania tytułu zawodowego magistra, stopnia naukowego, doświadczenia naukowe zdobyte w Polsce i zagranicą oraz otrzymane stypendia i nagrody.
8. Dorobek naukowy: w zakładce należy podać jedną najważniejszą publikację.

Za pomocą przycisku Dodaj należy wprowadzić następujące dane: autor/autorzy, tytuł publikacji, czasopismo (tom, strony)/ monografia lub monografia zbiorowa (red. publikacji, miejsce wydania, wydawnictwo, strony), rok wydania, aktualny pięcioletni Impact Factor (IF; jeśli czasopismo nie posiada IF – należy wpisać wartość zero), liczba cytowań bez autocytowań (jeśli podana publikacja nie ma cytowań – należy wpisać wartość zero).

Przyciskiem Załącz plik należy obowiązkowo załączyć plik PDF publikacji nie większy niż 10 MB, w przypadku monografii należy dołączyć plik zawierający co najmniej stronę tytułową, redakcyjną, spis treści i wybór fragmentów zawierających najważniejsze tezy autora.

9. Dorobek naukowy – sztuka: w przypadku działalności naukowej z  zakresu twórczości i sztuki: najważniejsze dokonanie artystyczne lub artystyczno-naukowe.

W konkursie MINIATURA 3 można zaplanować wszystkie koszty niezbędne z punktu widzenia realizacji działania zgodnie z dokumentem „Koszty w działaniach naukowych  finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki  w konkursie MINIATURA”, który stanowi załącznik nr 1 do warunków oraz regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w konkursie MINIATURA na działanie naukowe, określnych uchwałą Rady NCN nr 50/2019 z dnia 18 kwietnia 2019 r.

Wysokość finansowania powinna mieścić się w granicach od 5 000 do 50 000 złotych. Środki przyznane na realizację działania nie przewidują wynagrodzeń oraz stypendiów naukowych,

z wyjątkiem wynagrodzeń wykonawców zbiorowych niebędących pracownikami jednostki realizującej działanie.

Przyciskiem „Edytuj” należy wprowadzić kolejno rodzaj wydatku, przewidywany koszt oraz kalkulację i szczegółowe uzasadnienie.

W konkursie MINIATURA 3 nie można zaplanować zakupu lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania.

Kwoty należy podawać w pełnych złotych. Podane kwoty powinny zawierać VAT (o ile jest on kwalifikowalny). Stawki wynagrodzeń należy podawać w kwotach brutto/brutto.

UWAGA: Planowane wydatki należy przygotować zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem oraz wewnętrznymi regulacjami wnioskodawcy. 

W konkursie MINIATURA 3 można zaplanować wszystkie koszty niezbędne z punktu widzenia realizacji działania zgodnie z dokumentem „Koszty w działaniach naukowych  finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki  w konkursie MINIATURA”, który stanowi załącznik nr 1 do warunków oraz regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w konkursie MINIATURA na działanie naukowe, określnych uchwałą Rady NCN nr 50/2019 z dnia 18 kwietnia 2019 r.

Koszty pośrednie to koszty pośrednio związane z realizacją działania naukowego, niezbędne do prawidłowej realizacji umowy o finansowanie. Maksymalna wysokość kosztów pośrednich to 10 % kosztów bezpośrednich.

Koszty bezpośrednie są to koszty związane bezpośrednio z realizacją działania naukowego.

Należy podać łącznie koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. Koszty bezpośrednie stanowią sumę planowanych wydatków.

System wyświetli komunikat o ewentualnej niezgodności.

Wnioskodawca zobowiązany jest do zapoznania się z treścią oświadczeń zawartych w Sekcji Oświadczenia. Uzupełnienie poszczególnych oświadczeń jest możliwe za pomocą przycisku Edytuj

Wnioskodawca oświadcza, że  działanie naukowe objęte niniejszym wnioskiem nie jest i nie było finansowane z Narodowego Centrum Nauki ani z innego źródła.

Dodatkowo wnioskodawca deklaruje, że on albo osoba przewidziana do realizacji działania naukowego ubiega/ nie ubiega się równocześnie o finansowanie działania z innych źródeł.

W przypadku udzielenia odpowiedzi „tak” trzeba wskazać miejsce złożenia aplikacji oraz podać podmiot planowany jako miejsce realizacji).

Wnioskodawca oświadcza, że osoba przewidziana do realizacji działania naukowego spełnia wszystkie wymagania zawarte w warunkach konkursu oraz zapoznała się z treścią wniosku i w przypadku zakwalifikowania do finansowania zgadza się na jego realizację.

Wnioskodawca musi oświadczyć czy planowane przez niego badania wymagają dodatkowych zgód lub pozwoleń (właściwej komisji bioetycznej, właściwej komisji etycznej do spraw przeprowadzania doświadczeń na zwierzętach, zgody wymaganej na podstawie przepisów o ochronie przyrody lub przepisów o organizmach genetycznie modyfikowanych, innych pozwoleń zgodnych z zasadami dobrych praktyk obowiązujących w danej dyscyplinie/dyscyplinach naukowych lub zgody na badania kliniczne). Deklaracja jest weryfikowana przez członków Zespołu Ekspertów.

Jeśli badania mogą wzbudzić wątpliwości etyczne, wnioskodawcy może je wyjaśnić w oknie: Opis działań podjętych w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie / dyscyplinie naukowej oraz podanie informacji, czy wymagane zgody zostały już wydane, bądź informacji, jak te warunki zostaną spełnione (maks. 2,5 tys. znaków ze spacjami). Należy wówczas przedstawić nr uzyskanych zgód lub wyjaśnić, dlaczego zgoda nie jest konieczna.

W przypadku, gdy wniosek obejmuje badania kliniczne podlegające ustawie z dnia 6 września 2001 r. z późn. zm. o prawie farmaceutycznym lub ustawie z dnia 20 maja 2010 r. z późn. zm. o wyrobach medycznych, należy w oknie Szczegółowe uzasadnienie niekomercyjnego charakteru badania klinicznego planowanego z zastosowaniem produktu leczniczego lub wyrobu medycznego (maks. 2,5 tys. znaków ze spacjami), wpisać stosowne wyjaśnienia.

Jeśli członkowie Zespołu Ekspertów stwierdzą, że badania zaplanowane wymagają odpowiednich zgód lub pozwoleń, a nie zostało to oświadczone, wniosek może nie zostać zakwalifikowany do finansowania.

UWAGA: Do wniosku nie należy dołączać kopii właściwych zgód, natomiast wnioskodawca będąc świadomy odpowiedzialności karnej oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

Syntetyczny opis działania naukowego przewidzianego do realizacji wraz z uzasadnieniem jego związku z projektem badawczym planowanym do złożenia w przyszłych konkursach NCN, innych konkursach ogólnokrajowych lub międzynarodowych. Opis nie może przekroczyć 1 strony maszynopisu. 

Wymagane formatowanie tekstu to: marginesy górny i dolny min. 1,5 cm, marginesy boczne min. 2 cm, krój Times New Roman lub ekwiwalentny, rozmiar min. 11 punktów, pojedyncza interlinia.

Opis działania naukowego należy  załączyć do wniosku w systemie OSF w formie pliku PDF przy użyciu przycisku Załącz plik. Przy tworzeniu pliku PDF należy zachować wymaganą strukturę opisu, zgodnie ze schematem podanym w formularzu.

W tej zakładce system podaje listę załączników, które należy dołączyć do elektronicznej wersji wniosku w systemie OSF. Przed zablokowaniem wniosku dodawanie załączników jest opcjonalne. Po zablokowaniu wniosku do NCN można zmienić dodane wcześniej załączniki, dodać brakujące lub je usunąć.

W celu wysłania wniosku do NCN konieczne jest dołączenie kompletnego zestawu załączników oraz PDF wniosku podpisanego elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentacji wnioskodawcy.

Załącznik nr 1

Oświadczenie o niewystępowaniu pomocy państwa wraz z kwestionariuszem.

W tym miejscu należy pobrać oświadczenie, które zostało sporządzone na podstawie wypełnionego wcześniej kwestionariusza i dołączyć dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym w standardzie PAdES lub skan tego dokumentu podpisanego odręcznie w formie pliku PDF.

Załącznik nr 2

Jeżeli podmiot będący wnioskodawcą nie otrzymuje subwencji na działalność z budżetu nauki do wniosku należy dołączyć dokument zawierający informacje dotyczące:

• badań naukowych zrealizowanych w tym podmiocie w ostatnich 2 latach przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji pracowników tego podmiotu,
• aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych.

Dokument ten musi być podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji wnioskodawcy.

Załącznik nr 3

Potwierdzenia informacji zawartych we wniosku.

W tym miejscu w formie pliku PDF można dołączyć m. in. potwierdzenia przyjęcia na staż, wyceny, zgody na przeprowadzenie kwerendy oraz inne dokumenty ułatwiające ocenę merytoryczną działania (nie więcej niż 5 załączników).

DODAWANIE ZAŁĄCZNIKÓW

Wymagane załączniki można dołączyć na dwa sposoby:

• skan podpisanego dokumentu,
• plik podpisany elektronicznie.

W każdej z opcji należy kliknąć przycisk Załącz plik i dodać odpowiedni dokument. Obecnie w miejscu „Plik podpisany elektronicznie” istnieje możliwość dodawania plików wyłącznie z rozszerzeniem w standardzie PAdES.

Wnioski muszą być kompletne. Kompletność sprawdza się w systemie przyciskiem Sprawdź kompletność. System nie pozwala na wysłanie wniosku, w którym nie zostały wypełnione wymagane pola lub brakuje obowiązkowych załączników.

UWAGA: Sprawdzanie kompletności wniosku przez system nie zwalnia Wnioskodawcy z odpowiedzialności za treść zakładek.

Po wypełnieniu poszczególnych zakładek wniosku i sprawdzeniu jego kompletności wniosek należy zablokować poprzez kliknięcie przycisku Zablokuj wersję wniosku do NCN. Wówczas w pasku po lewej stronie pojawi się zakładka: Elektroniczna wysyłka wniosku.

Po kliknięciu zakładki Elektroniczna wysyłka wniosku pojawia się komunikat informujący, że wniosek został przygotowany w wersji ostatecznej (jego edycja nie jest możliwa) i jest gotowy do wysłania drogą elektroniczną do Narodowego Centrum Nauki. Nie został jeszcze oznaczony jako „gotowy" i nie jest dostępny dla pracowników NCN. Redaktor wniosku może jeszcze odblokować wniosek klikając (przycisk Powrót do edycji) i nanieść w nim ewentualne korekty.

W tej sekcji należy wygenerować i pobrać PDF wniosku do NCN, podpisać  kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą i dołączyć do wniosku. Podpis kwalifikowany powinien zawierać ważny certyfikat kwalifikowany i rozszerzenie w formacie PAdES. W tym miejscu można również zmienić dodany wcześniej plik wniosku, podejrzeć go albo usunąć (opcje: zmień plik, usuń, pokaż plik).

W przypadku gdy wniosek został podpisany przez kogoś innego niż osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu, wówczas należy przesłać do Centrum pełnomocnictwo. Upoważnienie do podpisania dokumentów może zostać zeskanowane i załączone do systemu wraz z innymi załącznikami lub można przesłać pełnomocnictwo  na elektroniczną skrzynkę podawczą Narodowego Centrum Nauki.

Po dołączeniu do systemu podpisanego wniosku system weryfikuje czy dokument ten dotyczy danego wniosku, jego aktualnej wersji oraz czy zwiera podpis elektroniczny. System nie weryfikuje ważności certyfikatów załączonych plików. Jedynym akceptowalnym formatem podpisu elektronicznego jest PAdES.

Wyniki weryfikacji mogą być następujące:

• weryfikacja pozytywna – system umożliwi wysłanie wniosku. Dołączony dokument zawiera pieczęć OPI, został podpisany podpisem elektronicznym w standardzie PAdES, dotyczy danego wniosku i jego ostatecznej wersji;
• negatywna – system uniemożliwi wysłanie wniosku, ponieważ dołączony dokument jest nieprawidłowy. Po pobraniu dokument mógł zostać zmodyfikowany i usunięto z niego pieczęć OPI lub zawiera podpis elektroniczny w innym formacie niż PAdES.

W przypadku negatywnej weryfikacji podpisu należy pobrać nowy PDF wniosku, podpisać wygenerowany dokument aktualnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym w odpowiednim rozszerzeniu i ponownie dołączyć do wniosku.

Po każdym odblokowaniu wniosku (przyciskiem Powrót do edycji), należy pobrać nowy PDF wniosku do NCN, ponownie podpisać i raz jeszcze załączyć do wniosku. Podpisany elektronicznie PDF wniosku musi dotyczyć jego OSTATECZNEJ wersji.

Wysyłka wniosku do NCN

Po wypełnieniu wniosku, uzupełnieniu go o wymagane przepisami załączniki i podpisany PDF wniosku do NCN, wniosek – tylko w wersji elektronicznej – należy wysłać do Narodowego Centrum Nauki, używając przycisku "Wyślij do NCN". Kompletne wykonanie procedury zostanie potwierdzone zmianą statusu wniosku na „wysłany” w nagłówku wniosku.

Po wykonaniu tej operacji nie będą możliwe żadne zmiany treści wniosku.

UWAGA: Nie należy wysyłać żadnej wersji papierowej do Narodowego Centrum Nauki. Wnioski należy wysyłać wyłącznie drogą elektroniczną.