Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie SONATA BIS 5 – informacje ogólne

Przejdź do:

• PRZYGOTOWANIE WNIOSKU W SYSTEMIE OSF
• WYPEŁNIANIE ZAKŁADEK FORMULARZA

1. Nabór wniosków

Wnioski można składać wyłącznie w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie i w terminie podanym przez NCN. Ogłoszenie konkursu i otwarcie naboru wniosków odbywa się zgodnie z harmonogramem konkursów dostępnym na stronie internetowej NCN. Zamknięcie naboru wniosków następuje po 3 miesiącach od daty ogłoszenia konkursu.

NCN zamieszcza listę wniosków zakwalifikowanych do finansowania na swojej stronie internetowej nie później niż po 6 miesiącach od dnia zakończenia naboru wniosków.

Ogłoszenie konkursu:  15.06.2015 r.

Zakończenie naboru wniosków: 15.09.2015 r.

Rozstrzygnięcie konkursu: 15.03.2016 r.

2. Podmioty upoważnione do składania wniosków w konkursie

Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować niżej wymienione podmioty, dla których finansowanie projektu nie będzie stanowić pomocy publicznej:

1. jednostki naukowe;
2. konsorcja naukowe;
3. sieci naukowe i jednostki organizacyjne uczelni niebędące podstawowymi jednostkami organizacyjnymi;
4. centra naukowo-przemysłowe;
5. centra naukowe Polskiej Akademii Nauk;

5a) centra naukowe uczelni;

6. biblioteki naukowe;
7. jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną i siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
8. osoby fizyczne;

UWAGA! Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować wyżej wymienione podmioty, pod warunkiem, że finansowanie projektu nie będzie stanowić dla nich pomocy publicznej.

Kierownik projektu składa wniosek albo z ramienia instytucji, w której zamierza realizować projekt, albo występuje jako osoba fizyczna.

Osoba fizyczna wskazuje we wniosku instytucję, w której będzie realizowany projekt, ale w chwili składania wniosku nie może być zatrudniona w tej instytucji.

Jako miejsca realizacji projektu osoba fizyczna nie może wskazać podmiotu złożonego (konsorcjum  naukowego, sieci naukowej, centrum naukowo-przemysłowego, centrum naukowego PAN, centrum naukowego uczelni z wyjątkiem centrum naukowego utworzonego w ramach struktury jednej uczelni); w takich  przypadkach wnioskodawcą jest ww. podmiot.

Warunkiem finansowania projektu złożonego przez osobę fizyczną jest zatrudnienie jej przez podmiot realizujący projekt (akceptowalne jest zatrudnienie na umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenie). Środki finansowe są przekazywane wyłącznie podmiotowi, w którym będzie realizowany projekt i który zatrudnia/zatrudni kierownika projektu na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. NCN zawiera trójstronną umowę o realizację i finansowanie projektu z kierownikiem projektu i podmiotem go zatrudniającym.

3. Badania podstawowe

W ramach konkursu rozpatrywane są jedynie projekty badawcze dotyczące badań podstawowych zdefiniowanych w art. 2 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki jako oryginalne prace badawcze eksperymentalne lub teoretyczne podejmowane przede wszystkim w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne. Kierownik może uzasadnić we wniosku, że jego projekt dotyczy badań podstawowych; to uzasadnienie ocenia Zespół Ekspertów. Wnioski uznane za niespełniające kryterium badań podstawowych lub w oczywisty sposób aplikacyjne nie mogą być finansowane ze środków NCN. Prosimy więc o uważną analizę, czy NCN jest właściwym adresatem Państwa wniosku.

Dla porównania podajemy definicje badań stosowanych oraz badań przemysłowych, czyli tych, które nie mogą być finansowane przez NCN (art. 2 pkt 3 lit. b i c ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki).

Badania stosowane to prace badawcze podejmowane w celu zdobycia nowej wiedzy, zorientowane przede wszystkim na zastosowanie w praktyce, zaś badania przemysłowe – badania mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności w celu opracowywania nowych produktów, procesów i usług lub wprowadzania znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów i usług; badania te uwzględniają tworzenie elementów składowych systemów złożonych, budowę proptotypów w środowisku laboratoryjnym lub w środowisku symulującym istniejące systemy, szczególnie do oceny przydatności danych rodzajów technologii, a także budowę niezbędnych w tych badaniach linii pilotażowych, w tym do uzyskania dowodu w przypadku technologii generycznych. 

UWAGA! Praktyczna przydatność wyników badań nie musi dyskwalifikować ich podstawowości. Jeżeli więc wyniki proponowanych badań mogą stanowić punkt wyjścia do badań stosowanych, a wnioskodawcy nie ukrywają perspektywy ich wykorzystania lub kontynuacji w praktyce (np. w gospodarce), wnioski mogą być rozpatrywane przez NCN.

4. Panele NCN

Projekt musi dotyczyć dyscyplin lub grup dyscyplin naukowych uwzględnionych w podziale przyjętym przez Radę NCN i musi zostać złożony do właściwego panelu tematycznego. Kierownik projektu wybiera panel samodzielnie: zgodnie z zasadą bezstronności  NCN nie udziela żadnych sugestii ani wskazówek dotyczących tego wyboru. Konsekwencją decyzji kierownika jest skierowanie wniosku do określonego Zespołu Ekspertów, który ocenia wniosek merytorycznie. Przed złożeniem wniosku należy więc starannie przeanalizować tematykę wybranego panelu, ponieważ skierowanie wniosku do niewłaściwego panelu, może zaważyć na ocenie, a nawet skutkować odrzuceniem wniosku przez Zespół Ekspertów.

Wniosku nie można kierować do dwóch paneli jednocześnie. Po złożeniu wniosku nie można go przenosić między panelami. Przez cały czas przygotowywania wniosku, ale przed jego ostatecznym zatwierdzeniem w zakładce Informacje ogólne można zmienić wskazany panel, bez konieczności zakładania nowego wniosku. Należy zwrócić uwagę na specyficzne wymagania dla działów HS, NZ, ST oraz dla poszczególnych paneli i decydując się na zmianę docelowego panelu sprawdzić, czy wszystkie wymagania są spełnione.

5. Kierownik projektu i zespół badawczy

W ramach konkursu rozpatrywane są projekty badawcze:

1. Mające na celu powołanie nowego zespołu naukowego, prowadzącego nowatorskie badania naukowe o charakterze podstawowym i złożonego z osób nieposiadających stopnia naukowego doktora habilitowanego lub tytułu naukowego, w tym nowo zatrudnionych, które dotychczas nie współpracowały ze sobą jako odrębny zespół przy realizacji projektów badawczych, finansowanych w drodze konkursu. Na ocenę w tym zakresie kluczowy wpływ mają takie czynniki, jak: rekrutacja nowych osób do zespołu (oprócz  dotychczasowych współpracowników) oraz dorobek publikacyjny i doświadczenie w realizacji projektów badawczych kierownika, od którego oczekuje się bycia liderem i mentorem nowej grupy badawczej powoływanej na potrzeby realizacji projektu.

2. Kierowane przez osoby posiadające stopień naukowy doktora uzyskany w okresie od 2 do 12 lat przed rokiem wystąpienia z wnioskiem. Kierownikami projektów SONATA BIS 5 mogą zatem być wyłącznie osoby ze stopniem doktora nauk, którym stopień został nadany w latach 2003-2012. Jeżeli kierownicy przebywali w tym okresie na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim i urlopie wychowawczym udzielonym zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy lub pobierali zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji i leczenia - to dziesięcioletni okres wydłuża się o czas trwania urlopu, o ile kierownik projektu może go potwierdzić odpowiednim dokumentem. Stopień doktora musi być oficjalnie zatwierdzony w dniu złożenia wniosku. Kierownikiem może być doktor habilitowany, jak również profesor. Wiek metrykalny kierownika projektu nie ma znaczenia.

Projekty badawcze mogą być realizowane przez zespoły badawcze złożone z kierownika oraz dowolnej liczby wykonawców, głównych wykonawców nie wskazuje się. Poza kierownikiem, wśród wykonawców projektu nie może być ani jednego samodzielnego pracownika naukowego (osoby posiadającej co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy, z wyłączeniem osób realizujących projekt, które stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy uzyskają w trakcie realizacji projektu). W konkursie SONATA BIS ocenia się wyłącznie dorobek kierownika projektu; dla wykonawców nie przedstawia się ankiet dorobku naukowego.

Ponadto wymaga się zaangażowania w projekcie doktoranta lub doktorantów na łączny okres co najmniej 36 miesięcy w trybie zgodnym z zasadami zawartymi w Regulaminie przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w projektach badawczych oraz regulaminie przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w ramach stypendiów doktorskich ETIUDA finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki.

Przez pojęcie doktorant należy rozumieć, zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz. U. z 2012, poz. 572, z późn. zm.), uczestnika studiów doktoranckich.

W skład zespołu badawczego mogą wchodzić badacze niezależnie od swojego wieku, obywatelstwa oraz kraju rezydencji. Kierownik projektu i wszyscy wykonawcy planujący wynagrodzenie jako członkowie zespołu badawczego muszą być natomiast zatrudnieni (w formie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej) przez polski podmiot, do którego zostaną przekazane środki finansowe.

Badania objęte wnioskiem nie muszą być prowadzone na terytorium Polski. Istnieje możliwość realizacji poszczególnych zdań badawczych poza terytorium kraju, o ile wynika to z tematyki wniosku przedstawionej w opisach merytorycznych projektu.

Kierownikiem projektu nie może być osoba, która w chwili wystąpienia z wnioskiem:

a) kieruje więcej niż dwoma projektami badawczymi finansowanymi przez NCN,

b) kieruje dwoma projektami finansowanymi przez NCN i inny wniosek o finansowanie projektu badawczego, w którym występuje w roli kierownika projektu, znajduje się w procesie oceny.

UWAGA! Można kierować więcej niż jednym projektem badawczym, ale tylko wtedy, kiedy projekty były zgłoszone w różnych edycjach konkursów. Należy jednak pamiętać, że kierownikiem projektu SONATA BIS można być tylko raz.

Ta sama osoba może występować jako kierownik projektu tylko w jednym wniosku składanym w danej edycji konkursów (tj. w konkursach zamykanych w tym samym dniu). Tym samym, zgłoszenie wniosku przez potencjalnego kierownika do konkursu SONATA BIS 5 uniemożliwia tej samej osobie złożenie wniosku jako kierownik w konkursach MAESTRO 7 i HARMONIA 7. Potencjalni kierownicy mogą jednak być np. wykonawcami w innych projektach składanych w tej samej edycji.

6. Osoba fizyczna

Osoba fizyczna może składać wniosek o finansowanie projektu w konkursie SONATA BIS 5 i być jego kierownikiem, ale na moment składania wniosku musi podać, gdzie dany projekt będzie realizowany (w zakładce Status wnioskodawcy należy z listy wybrać właściwy status i wypełnić odpowiednie dane w sekcji: podmiot realizujący). Wówczas w systemie nie tworzy się oświadczenie osoby/osób upoważnionej/-ych do reprezentacji podmiotu. Generuje się jedynie oświadczenie kierownika projektu oraz inne załączniki, zależne od treści wniosku (szerzej na ten temat w sekcji ZAŁĄCZNIKI).

UWAGA! Osoby fizyczne nie mogą realizować projektu w podmiotach złożonych.

7. Okres realizacji projektu

Okres realizacji projektu nie może być krótszy niż 36 miesięcy i dłuższy niż 60 miesięcy. Może on wynosić 36 miesięcy lub 48 miesięcy lub 60 miesięcy.

8. Finansowanie projektu

Maksymalna wysokość finansowania o jaką starać się może wnioskodawca w konkursie nie została określona przez Centrum. Rada Narodowego Centrum Nauki ustaliła wysokość środków finansowych przeznaczonych na realizację projektów w ramach konkursu SONATA BIS 5 w kwocie 70 mln zł.

Zgodnie z definicją określoną w załączniku nr 4 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez NCN, koszt zakupu pojedynczego aparatu naukowo-badawczego finansowanego ze środków Centrum nie może być wyższy niż:

• 500 tys. zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych i technicznych (ST) oraz nauk o życiu (NZ);
• 150 tys. zł w przypadku aparatury naukowo-badawczej służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk humanistycznych i społecznych oraz grupie nauk o sztuce i twórczości artystycznej (HS).

Koszty pośrednie w projekcie nie mogą przekraczać 20% wnioskowanych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem „Kosztów aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania”. Wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji projektu. Podmiot realizujący zobowiązany jest do uzgodnienia z kierownikiem projektu zagospodarowania co najmniej 25 % wartości kosztów pośrednich.

Niedopuszczalne jest wielokrotne finansowanie tych samych zadań badawczych w projektach realizowanych przez dany zespół. Przystępujący do konkursu oświadczają więc, że zadania badawcze wskazane w projekcie nie są i nie były finansowane z innych źródeł.

Jeśli kierownik równocześnie ubiega się o finansowanie projektu z innego źródła, zobowiązany jest do jego podania. W przypadku otrzymania finansowania tego samego projektu z dwóch różnych źródeł, kierownik projektu powinien poinformować o tym fakcie Narodowe Centrum Nauki, przy czym w dalszym ciągu będzie miał możliwość wybrania preferowanego źródła finansowania.

Kierownik projektu ponadto jest zobowiązany przedstawić we wniosku zbliżone tematycznie projekty, w których biorą udział członkowie jego zespołu, już finansowane, w tym przez NCN lub rozpatrywane w ramach aktualnych konkursów NCN. Przedstawianie tych projektów ma na celu wyszczególnienie oraz uzasadnienie różnic pomiędzy zgłaszanym projektem, a innymi projektami. Służy to rozwianiu wątpliwości dotyczących nakładania się zadań badawczych i ich podwójnego finansowania mogących się pojawić wśród ekspertów i/lub recenzentów oceniających przedsięwzięcie badawcze.

UWAGA! Wniosek oceniany w danym konkursie lub rozpatrywany w ramach postępowania odwoławczego nie może być złożony ponownie, aż do czasu uzyskania ostatecznej decyzji.

9. Ocena projektu

Ocena przebiega w następujących etapach:

1. Ocena formalna wykonywana przez koordynatorów dyscyplin.
2. I etap oceny merytorycznej, podczas którego dwóch członków międzypanelowego Zespołu Ekspertów ocenia wnioski indywidualnie. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz jedynie skrócony opis projektu badawczego. Oceny są uzgadniane podczas pierwszego posiedzenia Zespołu Ekspertów.
3. II etap oceny merytorycznej, podczas którego Eksperci zewnętrzni (czyli spoza Zespołu Ekspertów) oceniają indywidualnie zakwalifikowane do drugiego etapu oceny wnioski. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz jedynie szczegółowy opis projektu badawczego. Ostateczne oceny są ustalane podczas drugiego posiedzenia Zespołu Ekspertów.

W drugim etapie oceny wnioski mogą być wysyłane do oceny do recenzentów zagranicznych, stąd tak ważne jest poprawne i kompletne przygotowanie wersji anglojęzycznej projektu badawczego.

10. Format i zawartość streszczenia, popularnonaukowego streszczenia, opisu skróconego i szczegółowego projektu.

Wymagany format tekstu to: rozmiar strony – A4, typ czcionki – Times New Roman, wielkość czcionki – przynajmniej 11 (preferowana 11-12), interlinia – pojedyncza, marginesy boczne – 2 cm, dolne i górne – 1,5 cm.

Streszczenie nie może przekroczyć objętości 1 strony maszynopisu (format jest zdefiniowany powyżej); należy je przygotować w języku polskim i angielskim.

Popularnonaukowe streszczenie projektu – po raz pierwszy w konkursach HARMONIA 7/SONATA BIS 5/MAESTRO 7 każdy projekt, który otrzyma finansowanie zostanie zaprezentowany na stronie internetowej NCN w postaci popularnonaukowego opisu projektu. W ten sposób Centrum planuje przybliżyć szerokiemu gronu odbiorców badania finansowane za swoim pośrednictwem ze środków publicznych. W popularnonaukowym streszczeniu projektu należy podać cel projektu, opisać jakie badania podstawowe realizowane będą w projekcie oraz podać powody podjęcia danej tematyki badawczej. Streszczenie powinno zawierać wyłącznie takie dane, które podmiot wnioskujący i kierownik projektu chcieliby udostępnić.

Skrócony opis projektu badawczego nie może przekroczyć objętości 5 stron; należy go przygotować jedynie w języku polskim. Należy pamiętać, że tylko ten opis jest oceniany w I etapie oceny merytorycznej. Powinien być on napisany w sposób umożliwiający jego właściwą ocenę. Musi zawierać cel naukowy projektu, a w szczególności hipotezy naukowe oraz opis problemu naukowego, który kierownik podejmuje się rozwiązać. Należy również przedstawić dotychczasowy stan wiedzy, nowatorskość badań oraz ich znaczenie dla rozwoju dziedziny naukowej, plan i metodykę badań oraz podstawową literaturę.

Szczegółowy opis projektu badawczego nie może przekroczyć 15 stron maszynopisu. Opis ten musi być przygotowany w języku angielskim niezależnie od panelu. Należy zwrócić uwagę na wyczerpujące opisanie problemu naukowego, klarowne przedstawienie hipotez naukowych, opisanie znaczenia projektu, jego nowatorskości oraz wpływu na rozwój dyscypliny naukowej. Należy również jasno przedstawić plan badań oraz metodykę, uwzględniając liczebności badanych grup, wykorzystywane metody statystyczne itp.

Należy bezwzględnie przestrzegać podanych limitów objętości tekstu, bowiem ich zachowanie podlega ocenie formalnej. Wskazana dopuszczalna liczba stron obejmuje opis projektu wraz z literaturą.

UWAGA! Wersja skrócona opisu projektu nie może być tożsama ze streszczeniem wniosku. Skrócony i szczegółowy opis projektu to dwa odrębne dokumenty, których czytelnikami będą różne osoby. W skróconej wersji projekt musi być opisany w taki sposób, żeby opis był przejrzysty i klarowny nie tylko dla wąskiego grona specjalistów w danej dziedzinie, ale również dla naukowców zajmujących się dziedzinami pokrewnymi. Dzięki temu stwarza się możliwości do dyskusji naukowej i wymiany poglądów w szerokim gronie ludzi nauki. Na drugim etapie oceny projekt będą opiniować recenzenci wybrani z węższego grona osób specjalizujących się dokładniej w tej dziedzinie, której dotyczy projekt.

Streszczenie oraz skrócony i szczegółowy opis projektu można wprowadzić w oknie przeglądarki lub przesłać do systemu w postaci plików PDF.

UWAGA! Pliki w innych formatach (graficznych, tekstowych) nie są akceptowane przez system. Ryciny lub schematy należy umieścić w opisie załączanym w formacie pliku PDF.

Przy tworzeniu pliku PDF dla streszczenia oraz obu wersji opisu projektu należy zachować wymaganą strukturę informacji (właściwa kolejność i nazwy sekcji w odpowiedniej wersji językowej).

11. Dodatkowe zgody

Jeżeli zgłaszany projekt obejmuje badania związane z wymogiem uzyskania dodatkowych zezwoleń (właściwej komisji bioetycznej, lokalnej komisji etycznej do spraw przeprowadzania doświadczeń na zwierzętach, zgody wymaganej na podstawie przepisów o ochronie przyrody lub przepisów o organizmach genetycznie modyfikowanych lub innych pozwoleń zgodnych z zasadami dobrych praktyk obowiązujących w danej dyscyplinie/dyscyplinach naukowych) wnioskodawca samodzielnie deklaruje we wniosku, czy planowane przez niego badania wymagają dodatkowych zgód lub pozwoleń. Deklaracja jest weryfikowana przez Zespół Ekspertów. Jeśli Zespół Ekspertów stwierdzi, że badania zaplanowane w projekcie wymagają odpowiednich zgód lub pozwoleń, a nie zostało to oświadczone przez kierownika, projekt może zostać odrzucony z dalszego postępowania ewaluacyjnego.

Jeśli badania mogą nasuwać wątpliwości etyczne, kierownik może je wyjaśnić w oknie: Opis działań podjętych w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie/dyscyplinie naukowej (maks. 2,5 tys. znaków ze spacjami). Należy wówczas przedstawić numery uzyskanych zgód lub wyjaśnić, dlaczego zgoda nie jest konieczna.

Wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku kopii właściwych zgód, natomiast będąc świadomy odpowiedzialności karnej oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

12. Przekazanie wniosku wraz z wymaganymi załącznikami do NCN

Wnioski muszą być kompletne (kompletność sprawdza się w systemie OSF przyciskiem sprawdź kompletność, a następnie pokaż szczegóły). System nie zezwala na przesłanie do NCN wniosku, w którym nie zostały poprawnie wypełnione wymagane pola lub dołączone obowiązkowe załączniki.

Wniosek należy złożyć w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. Do konkursu dopuszczane są jedynie te wnioski, które zostały poprawnie i terminowo złożone, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Wersje elektroniczna i papierowa wniosku muszą być identyczne. Każda zmiana treści w wersji elektronicznej pociąga za sobą konieczność sporządzenia nowego wydruku wniosku. Kierownik projektu składa oświadczenie o zgodności wersji elektronicznej i papierowej formularza.

Wnioski niekompletne, niespełniające warunków określonych w ogłoszeniu o konkursie, dostarczone tylko w wersji elektronicznej lub tylko w wersji papierowej, nadesłane po terminie lub pod niewłaściwy adres nie będą rozpatrywane.

Wniosek w wersji elektronicznej składa się poprzez system OSF. W celu przesłania wniosku należy użyć przycisku Wyślij do NCN. System jest zamykany o godz. 23:59:59 ostatniego dnia składania wniosków. Po tym terminie wniosku nie da się ani edytować, ani wysłać do NCN drogą elektroniczną, choć możliwe jest jego wydrukowanie. Potwierdzeniem faktu, że wniosek został prawidłowo wysłany jest zmiana jego statusu w systemie na Wysłany. NCN nie odpowiada za trudności ze złożeniem wniosku w przypadku przeciążenia systemu w ostatnich dniach składania wniosków.

Formularz drukuje się z systemu OSF przy użyciu przycisku Drukuj wersję do NCN. Wydruk ten jest jedyną akceptowaną przez NCN wersją papierową wniosku.

UWAGA! Przed wydrukowaniem należy zwrócić uwagę na ustawienia druku, bowiem wydruk musi zawierać wszystkie niezbędne elementy: nagłówki stron, stopki itp. Do drukowanej wersji wniosku wysyłanej do NCN nie należy dołączać skróconego i szczegółowego opisu projektu (opisy nie są zawarte w wydruku wersji do NCN), można je jednak wydrukować dla własnych potrzeb, używając przycisku PDF aktualnej wersji wniosku. Samo wydrukowanie wniosku z systemu nie oznacza jego przesłania do NCN. Wersja papierowa wniosku musi być opatrzona oryginałami wymaganych pieczęci, podpisana przez kierownika projektu oraz osobę/osoby reprezentujące wnioskodawcę. W przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna podpis składa wyłącznie kierownik projektu. Skany ani faksymile nie są akceptowane.

Wniosek w wersji papierowej wydrukowany z systemu OSF w jednym egzemplarzu, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami (np. oświadczeniem o niewystępowaniu pomocy publicznej) należy przekazać do siedziby Narodowego Centrum Nauki pod adres: ul. Królewska 57, 30-081 Kraków, dopisując na kopercie nazwę konkursu (SONATA BIS 5) oraz panel, do którego wniosek jest kierowany (np. ST3). Wniosek można doręczyć do NCN osobiście lub przesłać za pośrednictwem dowolnego operatora pocztowego, o ile wpłynie on do NCN przed upływem terminu naboru wniosków. W przypadku wniosków wysyłanych w ostatnim dniu naboru termin uważa się za zachowany, jeżeli wniosek został nadany w polskiej placówce operatora wyznaczonego (aktualnie Poczty Polskiej): decyduje wówczas data stempla pocztowego. Z powodu dużej liczby zgłoszeń do konkursu, NCN nie wysyła potwierdzenia otrzymania papierowej wersji wniosku. W celu uzyskania takiego potwierdzenia należy nadać wniosek specjalnym listem za potwierdzeniem odbioru.

W przypadku sygnowania wniosku przez pełnomocnika kierownika projektu należy wraz z wnioskiem przesłać oryginał pełnomocnictwa.

Do wniosku nie należy dołączać innych załączników niż wymagane.