Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie SONATA 12 – informacje ogólne

Przejdź do:

• PRZYGOTOWANIE WNIOSKU W SYSTEMIE OSF
• WYPEŁNIANIE ZAKŁADEK FORMULARZA

1. Nabór wniosków

Wnioski można składać wyłącznie w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie i w terminie podanym przez NCN. Ogłoszenie konkursu i otwarcie naboru wniosków odbywa się zgodnie z harmonogramem konkursów dostępnym na stronie internetowej NCN. Zamknięcie naboru wniosków następuje po 3 miesiącach od daty ogłoszenia konkursu.

• Ogłoszenie konkursu: 15.09.2016 r.
• Zakończenie naboru wniosków: 15.12.2016 r.
• Rozstrzygnięcie konkursu: 15.06.2017 r.

NCN zamieszcza na swojej stronie internetowej listę wniosków zakwalifikowanych do finansowania nie później niż po 6 miesiącach od dnia zakończenia naboru wniosków.

2. Podmioty upoważnione do składania wniosków w konkursie

Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować:

1. jednostki naukowe;
2. konsorcja naukowe;
3. sieci naukowe i jednostki organizacyjne uczelni niebędące podstawowymi jednostkami organizacyjnymi;
4. centra naukowo-przemysłowe;
5. centra naukowe Polskiej Akademii Nauk;

5a. centra naukowe uczelni;

6. biblioteki naukowe;
7. przedsiębiorcy mający status centrum badawczo-rozwojowego w rozumieniu ustawy z dnia 30.05.2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej;
8. jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną i siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
9. osoby fizyczne;
10. przedsiębiorcy prowadzący badania naukowe w innej formie niż formy określone w pkt. 1-8.

UWAGA: 14 września 2015 r. w Dzienniku Ustaw zostało ogłoszone rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 9 września 2015 r. w sprawie warunków i trybu udzielania pomocy publicznej za pośrednictwem Narodowego Centrum Nauki (Dz. U. z 2015, poz. 1381). Na tej podstawie Centrum będzie mogło udzielać pomocy publicznej na finansowanie badań podstawowych realizowanych w formie projektów badawczych.

W przypadków podmiotów wnioskujących o otrzymanie pomocy publicznej termin rozpoczęcia realizacji projektu przypada na dzień 1 października 2017 r.

Osoba fizyczna wskazuje we wniosku instytucję, w której będzie realizowany projekt, ale w chwili składania wniosku nie może być zatrudniona w tej instytucji. Jako miejsca realizacji projektu osoba fizyczna nie może wskazać:

• podmiotu złożonego (konsorcjum naukowego, sieci naukowej, centrum naukowo-przemysłowego, centrum naukowego PAN, centrum naukowego uczelni z wyjątkiem centrum naukowego utworzonego w ramach struktury jednej uczelni). W tym przypadku wnioskodawcą jest podmiot złożony.
• podmiotu, dla którego finansowanie projektu badawczego stanowić będzie pomoc publiczną (w tym podmiotów sektora publicznego).

Warunkiem finansowania projektu złożonego przez osobę fizyczną jest zatrudnienie jej przez podmiot realizujący projekt (akceptowalne jest zatrudnienie na umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę-zlecenie). Środki finansowe są przekazywane wyłącznie podmiotowi, w którym będzie realizowany projekt i który zatrudnia/zatrudni kierownika projektu na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. NCN zawiera trójstronną umowę o realizację i finansowanie projektu z kierownikiem projektu i podmiotem go zatrudniającym.

3. Badania podstawowe

W ramach konkursu rozpatrywane są jedynie projekty badawcze dotyczące badań podstawowych zdefiniowanych w art. 2 pkt 3 lit. a ustawy z 30.04.2010 r. o zasadach finansowania nauki jako oryginalne prace badawcze eksperymentalne lub teoretyczne podejmowane przede wszystkim w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne. Kierownik może we wniosku uzasadnić, że jego projekt dotyczy badań podstawowych; to uzasadnienie ocenia Zespół Ekspertów. Wnioski uznane za niespełniające kryterium badań podstawowych lub w oczywisty sposób aplikacyjne nie mogą być finansowane ze środków NCN. Prosimy więc o uważną analizę, czy NCN jest właściwym adresatem Państwa wniosku. Dla porównania podajemy definicje badań stosowanych oraz badań przemysłowych, czyli tych, które nie mogą być finansowane przez NCN (art. 2 pkt 3 lit. b i c ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki).

Badania stosowane to prace badawcze podejmowane w celu zdobycia nowej wiedzy, zorientowane przede wszystkim na zastosowanie w praktyce, zaś badania przemysłowe – badania mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności w celu opracowywania nowych produktów, procesów i usług lub wprowadzania znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów i usług; badania te uwzględniają tworzenie elementów składowych systemów złożonych, budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym lub w środowisku symulującym istniejące systemy, szczególnie do oceny przydatności danych rodzajów technologii, a także budowę niezbędnych w tych badaniach linii pilotażowych, w tym do uzyskania dowodu w przypadku technologii generycznych.

UWAGA: praktyczna przydatność wyników badań nie musi dyskwalifikować ich podstawowości. Jeżeli wyniki proponowanych badań mogą stanowić punkt wyjścia do badań stosowanych, a wnioskodawcy nie ukrywają perspektywy ich wykorzystania lub kontynuacji w praktyce (np. w gospodarce), wnioski mogą być rozpatrywane przez NCN.

4. Panele NCN

Projekt musi dotyczyć dyscyplin lub grup dyscyplin naukowych uwzględnionych w podziale przyjętym przez Radę NCN i musi zostać złożony do właściwego panelu tematycznego. Kierownik projektu wybiera panel samodzielnie. Zgodnie z zasadą bezstronności NCN nie udziela wskazówek dotyczących tego wyboru. Konsekwencją decyzji kierownika jest skierowanie wniosku do określonego Zespołu Ekspertów, który ocenia wniosek merytorycznie. Przed złożeniem wniosku należy więc starannie przeanalizować tematykę wybranego panelu, ponieważ skierowanie wniosku do niewłaściwego panelu może zaważyć na ocenie, a nawet skutkować odrzuceniem wniosku przez Zespół Ekspertów.

Składanego wniosku nie można kierować do dwóch paneli jednocześnie. Po złożeniu wniosku nie można go przenosić między panelami. Przez cały czas przygotowywania wniosku, ale przed jego ostatecznym zatwierdzeniem w zakładce Informacje ogólne można zmienić wskazany panel, bez konieczności zakładania nowego wniosku. Należy zwrócić uwagę na specyficzne wymagania dla działów HS, NZ, ST oraz dla poszczególnych paneli i decydując się na zmianę docelowego panelu sprawdzić, czy wszystkie wymagania są spełnione.

5. Kierownik projektu

W ramach konkursu rozpatrywane są projekty badawcze kierowane przez osoby rozpoczynające karierę naukową posiadające stopień naukowy doktora uzyskany nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem wystąpienia z wnioskiem (liczy się rok bieżący + 7 lat wstecz). Dla konkursu, w którym nabór wniosków przypada w 2016 r., kierownik projektu powinien mieć stopień naukowy doktora nadany w okresie pomiędzy 1 stycznia 2009 r. a dniem zakończenia naboru wniosków w konkursie. Jeżeli kierownicy przebywali w tym okresie na urlopie macierzyńskim, wychowawczym, dodatkowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim i urlopie wychowawczym udzielonych zgodnie z Kodeksem Pracy lub pobierali zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji leczniczej, to siedmioletni okres wydłuża się o czas trwania urlopu lub pobierania zasiłku/świadczenia, o ile kierownik projektu może to potwierdzić odpowiednim dokumentem. Stopień doktora musi być oficjalnie zatwierdzony w dniu złożenia wniosku.

Projekty badawcze mogą być realizowane jednoosobowo przez kierownika projektu lub przez zespoły badawcze, złożone z kierownika oraz dowolnej liczby wykonawców: głównych wykonawców nie wskazuje się. Poza kierownikiem, wśród wykonawców projektu może być najwyżej jeden samodzielny pracownik naukowy (osoba posiadająca co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego). Wykonawca będący samodzielnym pracownikiem naukowym nie może być zatrudniony w tym samym podmiocie co kierownik projektu. W przypadku uczelni przez podmiot należy rozumieć wydział. W konkursie SONATA ocenia się wyłącznie dorobek kierownika projektu: ewentualni wykonawcy nie przedstawiają ankiety dorobku naukowego.

UWAGA: wiek metrykalny kierownika nie ma znaczenia.

W skład zespołu badawczego mogą wchodzić badacze niezależnie od swojego wieku, obywatelstwa oraz kraju rezydencji. Członkowie zespołu badawczego mogą pochodzić z obecnej grupy badawczej kierownika projektu, jego jednostki lub z innych jednostek z Polski lub z zagranicy.

Zwracamy również uwagę, że kierownik projektu powinien prowadzić działalność naukowo-badawczą w miejscu wskazanym jako miejsce realizacji projektu przez co najmniej 50% czasu trwania projektu. Do okresu tego zalicza się niezbędne do realizacji projektu wyjazdy służbowe, w szczególności związane z badaniami terenowymi, udziałem w konferencjach naukowych czy przeprowadzaniem kwerend.

Jeśli wymaga tego tematyka projektu poszczególne badania mogą być prowadzone poza terytorium Polski. Kierownik projektu i wszyscy wykonawcy, dla których zaplanowano wynagrodzenie w ramach zespołu badawczego muszą być zatrudnieni (w formie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej) przez polski podmiot, do którego zostaną przekazane środki finansowe.

W konkursie SONATA wnioskodawca nie ma możliwości przyznania wykonawcom stypendiów naukowych jak również zaangażowania w realizację projektu osób na stanowisku typu post-doc.

Ta sama osoba może występować jako kierownik projektu tylko w jednym wniosku składanym w danej edycji konkursów (tj. w konkursach, do których nabór wniosków zamykany jest w tym samym dniu). Tym samym, zgłoszenie wniosku przez potencjalnego kierownika do konkursu SONATA 12 uniemożliwia tej samej osobie złożenie wniosku jako kierownik w konkursie OPUS 12. Potencjalni kierownicy mogą być np. wykonawcami w innych projektach składanych w tej samej edycji: PRELUDIUM 12, OPUS 12. Prosimy pamiętać, że należy wówczas przeanalizować kwestie zatrudnienia.

Zgodnie z dokumentem będącym załącznikiem nr 5 do ogłoszenia o konkursie „Koszty w projektach badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki” kierownik projektu, który zaplanował swoje wynagrodzenie w ramach puli wynagrodzeń etatowych nie będzie mógł pobierać w tym czasie wynagrodzenia w żadnej innej formie z projektów finansowanych ze środków NCN – podobnie w przypadku osób, które w dotychczas realizowanym projekcie badawczym pobierają wynagrodzenie w ramach umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Proszę jednocześnie pamiętać, że osoby, które pobierają stypendium naukowe w ramach projektów NCN nie mogą pobierać wynagrodzenia ze środków NCN.

UWAGA: kierownikiem projektu nie może być osoba, która w chwili wystąpienia z wnioskiem kieruje trzema projektami badawczymi finansowanymi przez NCN lub kieruje dwoma projektami i jednocześnie trzeci wniosek o finansowanie projektu badawczego, w którym występuje w roli kierownika projektu, znajduje się w trakcie oceny. Należy również pamiętać, że kierownikiem projektu SONATA można być tylko raz.

Zgodnie z § 40. Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w konkursach PRELUDIUM, SONATA, OPUS do oceny merytorycznej nie dopuszcza się wniosków złożonych w poprzedniej edycji tych konkursów z wyjątkiem wniosków:

• zakwalifikowanych do II etapu oceny merytorycznej;
• niezakwalifikowanych do II etapu oceny merytorycznej jedynie z powodu niespełnienia warunków konkursu lub nieuzasadnionego kosztorysu lub skierowania wniosku do niewłaściwego panelu;
• odrzuconych podczas oceny formalnej.

Wykluczenie z możliwości ponownego złożenia w kolejnej edycji konkursu dotyczy wyłącznie wniosku obejmującego pokrywające się zadania badawcze, nie obejmuje ono osoby pełniącej roli kierownika projektu.

6. Okres realizacji projektu

W konkursie SONATA 12 okres realizacji projektu może wynosić 12 miesięcy lub 24 miesiące lub 36 miesięcy.

7. Finansowanie projektu

Maksymalna wysokość finansowania nie jest określona tzn. można wnioskować o dowolną, uzasadnioną kwotę.

W ramach konkursu możliwe jest wnioskowanie o zakup aparatury naukowo-badawczej, mającej również na celu stworzenie unikatowego warsztatu naukowego rozumianego jako prowadzenie innowacyjnych badań naukowych o charakterze podstawowym z wykorzystaniem zaplecza aparaturowego i/lub oryginalnego rozwiązania teoretyczno-metodologicznego, przy czym koszt łączny zakupu aparatury nie może przekraczać wartości odpowiednio:

• 500 tys. zł w naukach ścisłych i technicznych (ST) i w naukach o życiu (NZ)
• 150 tys. zł w naukach humanistycznych, społecznych i o sztuce (HS).

Koszty pośrednie w projekcie nie mogą przekraczać 30% wnioskowanych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem „Kosztów aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania”. Wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji projektu.

Niedopuszczalne jest wielokrotne finansowanie tych samych zadań badawczych w projektach realizowanych przez dany zespół. Przystępujący do konkursu oświadczają więc, że zadania badawcze wskazane w projekcie nie są i nie były finansowane z innych źródeł. Jeśli kierownik równocześnie ubiega się o finansowanie projektu z innego źródła, zobowiązany jest podać we wniosku to źródło. W przypadku otrzymania finansowania tego samego projektu z różnych źródeł, kierownik projektu informuje o tym fakcie Centrum, a w dalszej kolejności wybiera jedno ze źródeł finansowania. Kierownik projektu jest ponadto zobowiązany przedstawić we wniosku zbliżone tematycznie projekty, w których biorą udział członkowie jego zespołu, już finansowane (w tym przez NCN) lub rozpatrywane w ramach aktualnych konkursów NCN. Należy wyszczególnić i opisać różnice w tych projektach, żeby rozwiać ewentualne wątpliwości, które mogą się pojawić wśród ekspertów i/lub recenzentów i mogą dotyczyć nakładania się zadań badawczych i ich podwójnego finansowania.

UWAGA: wniosek oceniany w danym konkursie lub rozpatrywany w ramach postępowania odwoławczego nie może być złożony ponownie, aż do czasu uzyskania ostatecznej decyzji.

8. Ocena projektu

Ocena projektu przebiega w następujących etapach:

1. Ocena formalna wniosku wykonywana przez koordynatorów dyscyplin. Wniosek, który zostanie negatywnie zweryfikowany podczas oceny formalnej, nie jest przekazywany do oceny merytorycznej.

UWAGA: wniosek może być zdyskwalifikowany ze względów formalnych również na pozostałych etapach oceny.

2. I etap oceny merytorycznej, podczas którego dwoje członków Zespołu Ekspertów ocenia wnioski indywidualnie. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz skrócony opis projektu badawczego. Oceny są uzgadniane podczas pierwszego posiedzenia Zespołu Ekspertów.
3. II etap oceny merytorycznej, podczas którego Eksperci zewnętrzni (czyli spoza Zespołu Ekspertów) oceniają indywidualnie zakwalifikowane do drugiego etapu oceny wnioski. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz szczegółowy opis projektu badawczego. Ostateczne oceny są ustalane podczas drugiego posiedzenia Zespołu Ekspertów.

UWAGA: w drugim etapie oceny wnioski mogą być wysyłane do oceny do recenzentów zagranicznych, stąd tak ważnym jest poprawne przygotowanie wersji anglojęzycznej wniosku.

9. Format i zawartość streszczenia projektu, popularnonaukowego streszczenia projektu, opisu skróconego i szczegółowego.

Wymagany format tekstu to: rozmiar strony – A4, typ czcionki – Times New Roman, wielkość czcionki – przynajmniej 11 pkt (preferowana 11-12 pkt), interlinia – pojedyncza, marginesy boczne – 2 cm, dolne i górne – 1,5 cm.

Streszczenie nie może przekroczyć objętości 1 strony maszynopisu; należy je przygotować w języku polskim i angielskim.

Każdy projekt, który otrzyma finansowanie zostanie zaprezentowany na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki w postaci popularnonaukowego streszczenia projektu. W ten sposób NCN chce przybliżyć szerokiemu gronu odbiorców badania finansowane za swoim pośrednictwem ze środków publicznych. W popularnonaukowym streszczeniu projektu należy podać cel projektu, opisać, jakie badania podstawowe realizowane będą w projekcie oraz podać powody podjęcia danej tematyki badawczej. Streszczenie powinno zawierać wyłącznie takie dane, które podmiot wnioskujący i kierownik projektu chcieliby udostępnić na tej stronie.

Skrócony opis projektu badawczego nie może przekroczyć objętości 5 stron: należy go przygotować jedynie w języku polskim. Należy pamiętać, że tylko ten opis jest oceniany na I etapie oceny merytorycznej. Powinien być on napisany w sposób umożliwiający jego właściwą ocenę. Musi zawierać opis celu naukowego projektu, a w szczególności hipotez naukowych oraz przedstawić problem naukowy, którego rozwiązania podejmuje się kierownik. Należy również przedstawić dotychczasowy stan wiedzy, nowatorskość badań oraz ich znaczenie dla rozwoju dziedziny naukowej, plan i metodykę badań oraz podstawową literaturę przedmiotu.

Szczegółowy opis projektu badawczego nie może przekroczyć objętości 15 stron maszynopisu. Opis ten musi być przygotowany w języku angielskim, niezależnie od panelu, do którego wniosek jest składany.

Należy zwrócić uwagę na wyczerpujące opisanie problemu naukowego, klarowne przedstawienie hipotez naukowych, opisanie znaczenia projektu, jego nowatorskości oraz wpływu na rozwój dyscypliny naukowej. Należy również jasno przedstawić plan badań oraz metodykę, uwzględniając liczebności badanych grup, wykorzystywane metody statystyczne itp.

Należy bezwzględnie przestrzegać podanych limitów objętości tekstu, bowiem ich zachowanie podlega ocenie formalnej. Wskazana dopuszczalna liczba stron obejmuje opis projektu wraz z literaturą.

Wersja skrócona opisu projektu nie może być tożsama ze streszczeniem wniosku. Skrócony i szczegółowy opis projektu to dwa odrębne dokumenty, czytelnikami których będą różne osoby. W skróconej wersji projekt musi być opisany w taki sposób, aby opis był przejrzysty nie tylko dla wąskiego grona specjalistów w danej dziedzinie, ale również dla naukowców zajmujących się dziedzinami pokrewnymi. Umożliwia to prowadzenie dyskusji naukowej i wymiany poglądów w szerokim gronie specjalistów. Na drugim etapie oceny projekt będą opiniować recenzenci wybrani z węższego grona osób specjalizujących się dokładnie w tej dziedzinie, której dotyczy projekt.

Streszczenie, popularnonaukowe streszczenie, skrócony oraz szczegółowy opis projektu można załączyć do systemu wyłącznie w postaci plików PDF.

UWAGA: przy tworzeniu pliku PDF dla streszczenia oraz obu wersji opisu projektu należy zachować wymaganą strukturę informacji (właściwa kolejność i nazwy sekcji w odpowiedniej wersji językowej).

10. Dodatkowe zgody

Jeżeli zgłaszany projekt obejmuje badania związane z wymogiem uzyskania dodatkowych zezwoleń (właściwej komisji bioetycznej, lokalnej komisji etycznej do spraw przeprowadzania doświadczeń na zwierzętach, zgody wymaganej na podstawie przepisów o ochronie przyrody lub przepisów o organizmach genetycznie modyfikowanych lub innych pozwoleń zgodnych z zasadami dobrych praktyk obowiązujących w danej dyscyplinie/dyscyplinach naukowych), wnioskodawca samodzielnie deklaruje we wniosku, czy planowane przez niego badania wymagają dodatkowych zgód lub pozwoleń. Deklaracja jest weryfikowana przez Zespół Ekspertów.

Jeśli Zespół Ekspertów stwierdzi, że badania zaplanowane w projekcie wymagają odpowiednich zgód lub pozwoleń, a nie zostało to oświadczone przez kierownika, projekt może zostać odrzucony z dalszego postępowania ewaluacyjnego.

Jeśli badania mogą nasuwać wątpliwości etyczne, kierownik może je wyjaśnić w oknie: Opis działań podjętych w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie/dyscyplinie naukowej (maks. 2,5 tys. znaków ze spacjami).Należy wówczas przedstawić numery uzyskanych zgód lub wyjaśnić, dlaczego zgoda nie jest konieczna.

Wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku kopii właściwych zgód, natomiast będąc świadomym odpowiedzialności karnej, oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

11. Przekazanie wniosku wraz z wymaganymi załącznikami do NCN

Wnioski muszą być kompletne (kompletność sprawdza się w systemie OSF przyciskiem Sprawdź kompletność, a następnie Pokaż szczegóły). System nie zezwala na przesłanie do NCN wniosku, w którym nie zostały wypełnione wymagane pola lub dołączone obowiązkowe załączniki.

Wniosek należy złożyć w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. Do konkursu dopuszczane są jedynie te wnioski, które zostały poprawnie i terminowo złożone, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Wersje elektroniczna i papierowa wniosku muszą być tożsame. Każda zmiana treści w wersji elektronicznej pociąga za sobą konieczność sporządzenia nowego wydruku wniosku. Kierownik projektu składa oświadczenie o zgodności wersji elektronicznej i papierowej formularza. Prosimy zwrócić uwagę, że wersja drukowana wniosku obejmuje tylko niektóre sekcje.

Wnioski niekompletne, niespełniające warunków określonych w ogłoszeniu o konkursie, dostarczone tylko w wersji elektronicznej lub tylko w wersji papierowej, nadesłane po terminie lub pod niewłaściwy adres nie będą rozpatrywane.

Wniosek w wersji elektronicznej składa się poprzez system OSF. W celu przesłania wniosku należy użyć opcji Wyślij do NCN. System jest zamykany o godz. 23:59:59 ostatniego dnia składania wniosków. Po tym terminie wniosku nie da się ani edytować, ani wysłać do NCN drogą elektroniczną, choć możliwe jest jego wydrukowanie. Potwierdzeniem faktu, że wniosek został prawidłowo wysłany jest zmiana jego statusu w systemie z w przygotowaniu na wysłany. NCN nie odpowiada za trudności ze złożeniem wniosku w przypadku przeciążenia systemu w ostatnich dniach składania wniosków.

Formularz drukuje się z systemu OSF przy użyciu przycisku Drukuj wersję do NCN. Wydruk ten jest jedyną akceptowaną przez NCN wersją papierową wniosku.

UWAGA: przed wydrukowaniem należy zwrócić uwagę na ustawienia druku, bowiem wydruk musi zawierać wszystkie niezbędne elementy: nagłówki stron, stopki itp.

Samo wydrukowanie wniosku z systemu nie oznacza jego przesłania do NCN-u. Wersja papierowa wniosku musi być opatrzona oryginałami wymaganych pieczęci oraz podpisana przez osobę/osoby reprezentujące kierowników. Skany ani faksymile nie są akceptowane.

Do drukowanej wersji wniosku wysyłanej do NCN nie należy dołączać skróconego i szczegółowego opisu projektu (opisy nie są zawarte w wydruku „wersji dla NCN”), można je jednak wydrukować dla własnych potrzeb, używając przycisk PDF aktualnej wersji wniosku.

Wniosek w wersji papierowej wydrukowany z systemu OSF w jednym egzemplarzu, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami (np. formularzem niewystępowania/występowania pomocy publicznej) należy przekazać do siedziby Narodowego Centrum Nauki na adres: ul. Królewska 57, 30-081 Kraków, dopisując na kopercie nazwę konkursu (SONATA 12) oraz panel, do którego wniosek jest kierowany (np. ST8). Wniosek można doręczyć do NCN osobiście lub przesłać za pośrednictwem dowolnego operatora pocztowego, o ile wpłynie on do NCN przed upływem terminu naboru wniosków. W przypadku wniosków wysyłanych w ostatnim dniu naboru termin uważa się za zachowany, jeżeli wniosek został nadany w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (aktualnie Poczty Polskiej) - decyduje wówczas data stempla pocztowego. Z powodu dużej liczby zgłoszeń do konkursu, NCN nie wysyła potwierdzenia otrzymania papierowej wersji wniosku. W celu uzyskania takiego potwierdzenia należy nadać wniosek specjalnym listem za potwierdzeniem odbioru.

W przypadku sygnowania wniosku przez pełnomocnika kierownika projektu należy wraz z wnioskiem przesłać oryginał pełnomocnictwa.

Do wniosku nie należy dołączać innych załączników niż wymagane.