Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie SONATA 8 – informacje ogólne

Przejdź do:

• PRZYGOTOWANIE WNIOSKU W SYSTEMIE OSF
• WYPEŁNIANIE ZAKŁADEK FORMULARZA

1. Nabór wniosków

Wnioski można składać wyłącznie w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie i w terminie podanym przez NCN. Ogłoszenie konkursu i otwarcie naboru wniosków odbywa się zgodnie z harmonogramem konkursów dostępnym na stronie internetowej NCN. Zamknięcie naboru wniosków następuje po 3 miesiącach od daty ogłoszenia konkursu.

NCN zamieszcza listę wniosków zakwalifikowanych do finansowania na swojej stronie internetowej nie później niż po 6 miesiącach od dnia zakończenia naboru wniosków.

2. Podmioty upoważnione do składania wniosków w konkursie

Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować podmioty wskazane w art. 10 pkt 1-9  ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2010 r . Nr 96, poz. 615, z późn. zm.), czyli:

• jednostka naukowa,
• konsorcjum naukowe,
• sieć naukowa,
• jednostka organizacyjna uczelni niebędąca podstawową jednostką organizacyjną,
• centrum naukowo-przemysłowe,
• centrum naukowe Polskiej Akademii Nauk,
• centrum naukowe uczelni,
• centrum naukowe uczelni utworzone w ramach struktury jednej uczelni,
• biblioteka naukowa,
• przedsiębiorca mający status centrum badawczo-rozwojowego,
• jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną i siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• osoba fizyczna.

UWAGA: Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować wyżej wymienione podmioty, pod warunkiem, że finansowanie projektu nie będzie stanowić dla nich pomocy publicznej.

Kierownik projektu składa wniosek albo z ramienia instytucji, w której zamierza realizować projekt, albo występuje jako osoba fizyczna.

Osoba fizyczna wskazuje we wniosku instytucję, w której będzie realizowany projekt, ale w chwili składania wniosku nie może być zatrudniona w tej instytucji. Jako miejsca realizacji projektu osoba fizyczna nie może wskazać:

• podmiotu złożonego (konsorcjum  naukowego, sieci naukowej, centrum naukowo-przemysłowego, centrum naukowego PAN, centrum naukowego uczelni z wyjątkiem centrum naukowego utworzonego w ramach struktury jednej uczelni). W tym przypadku wnioskodawcą jest ww. podmiot.
• podmiotu, dla którego finansowanie projektu badawczego stanowić będzie pomoc publiczną (w tym podmiotów sektora publicznego).

Warunkiem finansowania projektu złożonego przez osobę fizyczną jest zatrudnienie jej przez podmiot realizujący projekt (akceptowalne jest zatrudnienie na umowę o pracę, umowę o dzieło, umowę zlecenie). Środki finansowe są przekazywane wyłącznie podmiotowi, w którym będzie realizowany projekt i który zatrudnia/zatrudni kierownika projektu na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej. NCN zawiera trójstronną umowę o realizację i finansowanie projektu z kierownikiem projektu i podmiotem go zatrudniającym.

3. Badania podstawowe

W ramach konkursu rozpatrywane są jedynie projekty badawcze dotyczące badań podstawowych zdefiniowanych w art. 2 pkt 3 lit. a ustawy z 30.04.2010 r. o zasadach finansowania nauki jako oryginalne prace badawcze eksperymentalne lub teoretyczne podejmowane przede wszystkim w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie praktyczne zastosowanie lub użytkowanie. Kierownik ma obowiązek uzasadnić we wniosku, że jego projekt dotyczy badań podstawowych; to uzasadnienie ocenia zespół ekspertów. Wnioski uznane za niespełniające kryterium badań podstawowych lub w oczywisty sposób aplikacyjne nie mogą być finansowane ze środków NCN. Prosimy więc o uważną analizę, czy NCN jest właściwym adresatem Państwa wniosku.

Dla porównania podajemy definicje badań stosowanych oraz badań przemysłowych, czyli tych, które nie mogą być finansowane przez NCN (art. 2 pkt 3 lit. b i c ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki). Badania stosowane to prace badawcze podejmowane w celu zdobycia nowej wiedzy, zorientowane przede wszystkim na zastosowanie w praktyce, zaś badania przemysłowe – badania mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności w celu opracowywania nowych produktów, procesów i usług lub wprowadzania znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów i usług; badania te obejmują tworzenie elementów składowych systemów złożonych, szczególnie do oceny przydatności technologii rodzajowych, z wyjątkiem prototypów objętych zakresem prac rozwojowych. 

UWAGA: „Praktyczna przydatność” wyników badań nie musi dyskwalifikować ich „podstawowości”. Jeżeli więc wyniki proponowanych badań mogą stanowić punkt wyjścia do badań stosowanych, a wnioskodawcy nie ukrywają perspektywy ich wykorzystania lub kontynuacji w praktyce (np. w gospodarce), wnioski mogą być rozpatrywane przez NCN.

4. Panele NCN

Projekt musi dotyczyć dyscyplin lub grup dyscyplin naukowych uwzględnionych w podziale przyjętym przez Radę NCN i musi zostać złożony do właściwego panelu tematycznego. Kierownik projektu wybiera panel samodzielnie: zgodnie z zasadą bezstronności  NCN nie udziela sugestii, ani wskazówek dotyczących tego wyboru. Konsekwencją decyzji kierownika jest skierowanie wniosku do określonego zespołu ekspertów, który ocenia wniosek merytorycznie. Przed złożeniem wniosku należy więc starannie przeanalizować tematykę wybranego panelu, ponieważ skierowanie wniosku do niewłaściwego panelu może zaważyć na ocenie, a nawet skutkować odrzuceniem wniosku przez zespół ekspertów.

Składanego wniosku nie można kierować do dwóch paneli jednocześnie. Po złożeniu wniosku nie można go przenosić między panelami. Przez cały czas przygotowywania wniosku, ale przed jego ostatecznym zatwierdzeniem w zakładce Informacje ogólne można zmienić wskazany panel, bez konieczności zakładania nowego wniosku. Należy zwrócić uwagę na specyficzne wymagania dla działów HS, NZ, ST oraz dla poszczególnych paneli i decydując się na zmianę docelowego panelu sprawdzić, czy wszystkie wymagania są spełnione.

5. Kierownik projektu i zespół badawczy

W ramach konkursu rozpatrywane są projekty badawcze kierowane przez osoby rozpoczynające karierę naukową posiadające stopień naukowy doktora uzyskany nie wcześniej niż 5 lat przed rokiem wystąpienia z wnioskiem (liczy się rok bieżący + 5 lat wstecz)(1). Jeżeli kierownicy przebywali w tym okresie na urlopie macierzyńskim, wychowawczym, dodatkowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim i urlopie wychowawczym  udzielonych zgodnie z Kodeksem Pracy, to pięcioletni okres wydłuża się o czas trwania urlopu, o ile kierownik projektu może to potwierdzić odpowiednim dokumentem. Stopień doktora musi być oficjalnie zatwierdzony w dniu złożenia wniosku.

Wiek metrykalny kierownika projektu nie ma żadnego znaczenia.

Projekty badawcze mogą być realizowane jednoosobowo przez kierownika projektu lub przez zespoły badawcze, złożone z kierownika oraz dowolnej liczby wykonawców: głównych wykonawców nie wskazuje się. Poza kierownikiem, wśród wykonawców projektu może być najwyżej jeden samodzielny pracownik naukowy (osoba posiadająca co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego). Wykonawca, będący samodzielnym pracownikiem naukowym, nie może być zatrudniony w tym samym podmiocie co kierownik projektu. W przypadku uczelni przez jednostkę naukową należy rozumieć wydział. W konkursie SONATA ocenia się wyłącznie dorobek kierownika projektu: ewentualni wykonawcy nie przedstawiają ankiety dorobku naukowego.

W skład zespołu badawczego mogą wchodzić badacze niezależnie od swojego wieku, obywatelstwa oraz kraju rezydencji. Kierownik projektu i wszyscy wykonawcy planujący wynagrodzenie jako członkowie zespołu badawczego muszą być natomiast zatrudnieni (w formie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej) przez polski podmiot, do którego zostaną przekazane środki finansowe.

W konkursie SONATA  istnieje możliwość przyznania wykonawcom stypendiów naukowych. Procedura przyznawania stypendium (w tym m.in. jego dopuszczalna wysokość) została określona w Regulaminie przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców (załącznik 4).

Każdy z członków zespołu badawczego musi oszacować procent własnego czasu pracy, który przeznaczy na wykonywanie projektu w ramach swoich obowiązków zawodowych.  Osoba uczestnicząca w projekcie/projektach NCN może składać kolejny wniosek do NCN, jeśli czas poświęcony przez nią na realizację wszystkich projektów, w których uczestniczy lub planuje uczestniczyć (i innych zobowiązań wynikających z obowiązków w miejscu pracy) nie przekroczy 100% deklarowanego czasu pracy.

Ta sama osoba może występować jako kierownik projektu tylko w jednym wniosku składanym w danej edycji konkursów (tj. w konkursach zamykanych w tym samym dniu). Tym samym, zgłoszenie wniosku przez potencjalnego kierownika do konkursu SONATA 8 uniemożliwia tej samej osobie złożenie wniosku jako kierownik w konkursie OPUS 8, czy BEETHOVEN. Potencjalni kierownicy mogą jednak być np. wykonawcami w innych projektach składanych w tej samej edycji.

UWAGA: Można kierować więcej niż jednym projektem badawczym, ale tylko wtedy, kiedy projekty były zgłoszone w różnych edycjach konkursów (np. OPUS 4 i SONATA 5; SONATA 3 i SONATA BIS 4). Należy jednak pamiętać, że kierownikiem projektu SONATA można być tylko raz. Można natomiast być kierownikiem projektu SONATA BIS.

6. Okres realizacji projektu

Nie może być krótszy niż 12 miesięcy i dłuższy niż 36 miesięcy

7. Finansowanie projektu

Wysokość finansowania nie jest określona tzn. można wnioskować o dowolną, uzasadnioną kwotę.

W ramach konkursu możliwe jest również wnioskowanie o zakup aparatury naukowo-badawczej, mającej na celu stworzenie unikatowego warsztatu naukowego, przy czym łączny koszt zakupu aparatury nie może przekraczać wartości odpowiednio 500 tys. zł w dziale nauk ścisłych i technicznych (ST) i w dziale nauk o życiu (NZ) oraz 150 tys. zł w dziale nauk humanistycznych, społecznych i o sztuce (HS).

Koszty pośrednie w projekcie nie mogą przekraczać 30% wnioskowanych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów aparatury. Wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji projektu.

Niedopuszczalne jest wielokrotne finansowanie tych samych zadań badawczych w projektach realizowanych przez dany zespół. Przystępujący do konkursu oświadczają więc, że zadania badawcze wskazane w projekcie nie są, nie były i nie planuje się ich finansowania z innych źródeł. Kierownik projektu ponadto jest zobowiązany przedstawić we wniosku zbliżone tematycznie projekty, w których biorą udział członkowie jego zespołu, już finansowane, w tym przez NCN, lub rozpatrywane w ramach aktualnych konkursów NCN. Przedstawianie tych projektów ma na celu wykazanie różnic pomiędzy zgłaszanym projektem a innymi projektami w przypadku wątpliwości zgłaszanych przez zespół ekspertów.

Wniosek oceniany w danym konkursie lub rozpatrywany w ramach postępowania odwoławczego nie może być złożony ponownie, aż do czasu uzyskania ostatecznej decyzji.

8. Ocena projektu

przebiega w następujących etapach:

1. Ocena formalna wykonywana przez koordynatorów dyscyplin.
2. I etap oceny merytorycznej, podczas którego dwoje członków zespołu ekspertów ocenia wnioski indywidualnie. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz jedynie skrócony opis projektu badawczego. Oceny są uzgadniane podczas pierwszego posiedzenia zespołu ekspertów.
3. II etap oceny merytorycznej, podczas którego eksperci zewnętrzni (czyli spoza zespołu ekspertów) oceniają indywidualnie zakwalifikowane do drugiego etapu oceny wnioski. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz jedynie szczegółowy opis projektu badawczego. Ostateczne oceny są ustalane podczas drugiego posiedzenia zespołu ekspertów.

W drugim etapie oceny wnioski mogą być wysyłane do oceny do recenzentów zagranicznych, stąd tak ważne jest poprawne przygotowanie wersji anglojęzycznej projektu badawczego.

9. Format i zawartość streszczenia, opisu skróconego i szczegółowego

Wymagany format tekstu to: rozmiar strony – A4, typ czcionki – Times New Roman, wielkość czcionki – przynajmniej 11 pkt (preferowana 11-12 pkt), interlinia – pojedyncza, marginesy boczne – 2 cm, dolne i górne – 1,5 cm.

Streszczenie nie może przekroczyć objętości 1 strony maszynopisu (format jest zdefiniowany powyżej); należy je przygotować w języku polskim i angielskim.

Skrócony opis projektu badawczego nie może przekroczyć objętości 5 stron; należy go przygotować jedynie w języku polskim.

Należy pamiętać, że tylko ten opis jest oceniany w I etapie oceny merytorycznej. Powinien być on napisany w sposób umożliwiający jego właściwą ocenę. Musi zawierać cel naukowy projektu, a w szczególności hipotezy naukowe oraz przedstawić problem naukowy, którego rozwiązania podejmuje się  kierownik. Należy również przedstawić dotychczasowy stan wiedzy, nowatorskość badań oraz ich znaczenie dla rozwoju dziedziny naukowej, plan i metodykę badań oraz podstawową literaturę.

Szczegółowy opis projektu badawczego nie może przekroczyć 15 stron maszynopisu. Opis ten musi być przygotowany w języku angielskim niezależnie od panelu, do którego wniosek jest składany.

Należy zwrócić uwagę na wyczerpujące opisanie problemu naukowego, klarowne przedstawienie hipotez naukowych, opisanie znaczenia projektu, jego nowatorskości oraz wpływu na rozwój dyscypliny naukowej. Należy również jasno przedstawić plan badań oraz metodykę, uwzględniając liczebności badanych grup, wykorzystywane metody statystyczne itp.

Należy bezwzględnie przestrzegać podanych limitów objętości tekstu, bowiem ich zachowanie podlega ocenie formalnej. Wskazana dopuszczalna liczba stron obejmuje opis projektu wraz z literaturą.

Wersja skrócona opisu projektu nie może być tożsama ze streszczeniem wniosku. Skrócony i szczegółowy opis projektu to dwa odrębne dokumenty, czytelnikami których będą różne osoby. W skróconej wersji projekt musi być opisany w taki sposób, żeby opis był przejrzysty i klarowny nie tylko dla wąskiego grona specjalistów w danej dziedzinie, ale również dla naukowców zajmujących się dziedzinami pokrewnymi. Dzięki temu stwarza się możliwości do dyskusji naukowej i wymiany poglądów w szerokim gronie ludzi nauki. Na drugim etapie oceny projekt będą opiniować recenzenci wybrani z węższego grona osób specjalizujących się dokładniej w tej dziedzinie, której dotyczy projekt.

Streszczenie oraz skrócony i szczegółowy opis projektu można wprowadzić w oknie przeglądarki lub przesłać do systemu w postaci plików PDF. UWAGA – pliki w innych formatach (graficznych, tekstowych) nie są akceptowane przez system. Ryciny lub schematy należy umieścić w załączanym pliku PDF.

Przy tworzeniu pliku PDF dla streszczenia oraz obu wersji opisu projektu należy zachować wymaganą strukturę informacji (właściwa kolejność i nazwy sekcji w odpowiedniej wersji językowej).

10. Dodatkowe zgody

Jeżeli zgłaszany projekt obejmuje badania związane z wymogiem uzyskania dodatkowych zezwoleń (właściwej komisji bioetycznej, lokalnej komisji etycznej do spraw przeprowadzania doświadczeń na zwierzętach, zgody wymaganej na podstawie przepisów o ochronie przyrody lub przepisów o organizmach genetycznie modyfikowanych lub innych pozwoleń zgodnych z zasadami dobrych praktyk obowiązujących w danej dyscyplinie/dyscyplinach naukowych), wnioskodawca samodzielnie deklaruje we wniosku, czy planowane przez niego badania wymagają dodatkowych zgód lub pozwoleń. Deklaracja jest weryfikowana przez zespół ekspertów. Jeśli zespół ekspertów stwierdzi, że badania zaplanowane w projekcie wymagają odpowiednich zgód lub pozwoleń, a nie zostało to oświadczone przez Kierownika, projekt może zostać odrzucony z dalszego postępowania ewaluacyjnego.

Jeśli badania mogą nasuwać wątpliwości etyczne, Kierownik może je wyjaśnić w oknie: ”Opis działań podjętych w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie / dyscyplinie naukowej (maks. 2,5 tys. znaków ze spacjami)”.Należy wówczas przedstawić numery uzyskanych zgód lub wyjaśnić dlaczego zgoda nie jest konieczna.

Wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku kopii właściwych zgód, natomiast, będąc świadomy odpowiedzialności karnej, oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

11. Przekazanie wniosku wraz z wymaganymi załącznikami do NCN

Wnioski muszą być kompletne (kompletność sprawdza się w systemie OSF przyciskiem Sprawdź kompletność i następnie Pokaż szczegóły). System nie zezwala na przesłanie do NCN wniosku, w którym nie zostały poprawnie wypełnione wymagane pola lub dołączone obowiązkowe załączniki.

Wniosek należy złożyć w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. Do konkursu dopuszczane są jedynie te wnioski, które zostały poprawnie i terminowo złożone, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Wersje elektroniczna i papierowa wniosku muszą być identyczne. Każda zmiana treści w wersji elektronicznej pociąga za sobą konieczność sporządzenia nowego wydruku wniosku. Kierownik projektu składa oświadczenie o zgodności wersji elektronicznej i papierowej formularza.

Wnioski niekompletne, niespełniające warunków określonych w ogłoszeniu o konkursie, dostarczone tylko w wersji elektronicznej lub tylko w wersji papierowej, nadesłane po terminie lub pod niewłaściwy adres nie będą rozpatrywane.

Wniosek w wersji elektronicznej składa się poprzez system OSF. W celu przesłania wniosku należy użyć opcji Wyślij do NCN. System jest zamykany o godz. 23:59:59 ostatniego dnia składania wniosków. Po tym terminie wniosku nie da się ani edytować, ani wysłać do NCN drogą elektroniczną, choć możliwe jest jego wydrukowanie. Potwierdzeniem faktu, że wniosek został prawidłowo wysłany jest zmiana jego statusu w systemie na Wysłany. NCN nie odpowiada za trudności ze złożeniem wniosku w przypadku przeciążenia systemu w ostatnich dniach składania wniosków.

Formularz drukuje się z systemu OSF przy użyciu przycisku Drukuj wersję do NCN. Wydruk ten jest jedyną akceptowaną przez NCN wersją papierową wniosku. UWAGA: przed wydrukowaniem należy zwrócić uwagę na ustawienia druku, bowiem wydruk musi zawierać wszystkie niezbędne elementy: nagłówki stron, stopki itp. Do drukowanej wersji wniosku wysyłanej do NCN nie należy dołączać skróconego i szczegółowego opisu projektu (opisy nie są zawarte w wydruku „wersji dla NCN”), można je jednak wydrukować dla własnych potrzeb, używając przycisk PDF aktualnej wersji wniosku. Samo wydrukowanie wniosku z systemu nie oznacza jego przesłania do NCN. Wersja papierowa wniosku musi być opatrzona oryginałami wymaganych pieczęci  oraz podpisana przez osobę/osoby reprezentujące wnioskodawcę. W przypadku gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna podpis składa kierownik projektu. Skany ani faksymile nie są akceptowane. Wniosek w wersji papierowej wydrukowany z systemu OSF w jednym egzemplarzu wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami (np. oświadczeniem o niewystępowaniu pomocy publicznej wraz z wypełnionym kwestionariuszem) należy przekazać do siedziby Narodowego Centrum Nauki, ul. Królewska 57, 30-081 Kraków, dopisując na kopercie nazwę konkursu (SONATA 8) oraz panel, do którego wniosek jest kierowany (np. ST3). Wniosek można doręczyć do NCN osobiście lub przesłać za pośrednictwem dowolnego operatora pocztowego, o ile wpłynie on do NCN przed upływem terminu naboru wniosków. W przypadku wniosków wysyłanych w ostatnim dniu naboru termin uważa się za zachowany, jeżeli wniosek został nadany w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (aktualnie Poczty Polskiej): decyduje wówczas data stempla pocztowego. Z powodu dużej liczby zgłoszeń do konkursu NCN nie wysyła potwierdzenia otrzymania papierowej wersji wniosku. W celu uzyskania takiego potwierdzenia należy nadać wniosek specjalnym listem za potwierdzeniem odbioru.

W przypadku sygnowania wniosku przez pełnomocnika kierownika projektu należy wraz z wnioskiem przesłać oryginał pełnomocnictwa.

Do wniosku nie należy dołączać innych załączników niż wymagane.

⁽¹⁾ Dla konkursu ogłoszonego w 2014 r., kierownik projektu powinien mieć stopień naukowy doktora nadany po 31 grudnia 2008 r.; dla konkursu ogłoszonego w 2015 r., kierownik projektu powinien posiadać stopień naukowy doktora nadany po 31 grudnia 2009 r., itd.