Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie SYMFONIA 3 – wypełnianie zakładek formularza

Przejdź do:

• INFORMACJE OGÓLNE
• PRZYGOTOWANIE WNIOSKU W SYSTEMIE OSF

1. Zakładka: WNIOSKODAWCA

Z wnioskiem może wystąpić jednostka naukowa bądź konsorcjum naukowe. W sekcji Status wnioskodawcy należy z listy wybrać właściwy status:

1. Jednostka naukowa
2. Konsorcjum naukowe

Po wyborze system tworzy odpowiedni formularz wniosku.

UWAGA: w trakcie tworzenia wniosku można zmienić status wnioskodawcy, ale to wiąże się z koniecznością aktualizacji innych danych w formularzu.

W sekcji Wnioskodawca należy zidentyfikować wnioskodawcę: jednostkę naukową lub lidera konsorcjum naukowego  Informacje o pozostałych członkach/uczestnikach podmiotu złożonego podawane są w zakładce Partnerzy. Jako wnioskodawcę można wskazać podmiot figurujący w bazie OPI (przycisk Wybierz z bazy OPI) lub wprowadzić nowy podmiot (przycisk Dodaj spoza bazy). Dane wnioskodawcy muszą być kompletne, zgodne z dokumentami rejestrowymi oraz ze stanem faktycznym: należy więc je zweryfikować i uzupełnić. Kolejne okna otwiera się przyciskami Edytuj. Wszystkie wymagane rubryki muszą być starannie wypełnione.

1. Nazwa jednostki (w języku polskim i angielskim) i adres siedziby – należy podać pełną nazwę podmiotu oraz kompletny adres siedziby.
2. Siedmiocyfrowy identyfikator gminy  – należy wpisać numer gminy, na obszarze której podmiot ma siedzibę. Można go odnaleźć, używając przycisku Wykaz identyfikatorów (wykaz jest zgodny z Wykazem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego kraju Głównego Urzędu Statystycznego). Należy odszukać właściwą gminę, a przypisany jej siedmiocyfrowy numer wpisać do formularza. Na podstawie tego numeru system wpisze odpowiednią nazwę gminy.
3. Adres korespondencyjny – poprawnie wprowadzone aktualne dane korespondencyjne (m.in. telefon, adres e-mail, opcjonalnie – fax, www itd.) umożliwią szybką i skuteczną komunikację; dane będą wykorzystywane do przesyłania oficjalnej korespondencji w sprawie projektu. Jeżeli te dane zmienią się w trakcie oceny lub wykonywania projektu, należy niezwłocznie powiadomić o tym NCN.
4. Status organizacyjny – wybiera się z listy oznaczonej kodami od A.1 do B.1. W przypadku, kiedy  wnioskodawca należy do kategorii szkoły wyższej (A.1), podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni (A.2) lub jednostki organizacyjnej uczelni niebędącej podstawową jednostką organizacyjną (A.3), należy dodatkowo określić rodzaj podmiotu sprawującego nadzór oraz zakres uprawnień do nadawania stopni naukowych oraz profil działalności. W tym celu należy wybrać odpowiednie kategorie z list rozwijanych.
5. Pytanie Czy jednostka otrzymuje dotację na działalność statutową z budżetu nauki? (działalność statutowa jest to realizacja określonych w statucie jednostki naukowej zadań związanych z prowadzonymi przez nią w sposób ciągły badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi) – wymaga odpowiedzi tak lub nie. Jeżeli podmiot nie otrzymuje dotacji na działalność statutową z budżetu nauki, zarówno do wersji elektronicznej wniosku, jak i do wersji papierowej dołącza informacje dotyczące:
   
   • badań naukowych zrealizowanych w ostatnich 2 latach przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji pracowników;
   • aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych.
6. Pytanie Czy podmiot stanowi jednostkę zaliczaną do sektora finansów publicznych? również wymaga odpowiedzi tak lub nie. Wskazana odpowiedź zostanie przeniesiona do treści oświadczenia osoby upoważnionej/osób upoważnionych do reprezentowania  podmiotu.
7. We wniosku należy podać właściwy numer NIP, REGON i KRS. Jeżeli wnioskodawca nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorstw KRS, należy z prawej strony zaznaczyć nie dotyczy; można podać również numer EDG (numer wpisu do ewidencji działalności gospodarczej).
8. Kwestionariusz niewystępowania pomocy publicznej wypełniają WSZYSCY wnioskujący. Kwalifikacja zależy od statusu podmiotu zatrudniającego kierownika projektu. Na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki znajduje się baza linków do formularzy zawierających informacje dotyczące statusów niektórych jednostek, z których można skorzystać przy wypełnianiu tej sekcji wniosku. Jeśli danych Państwa jednostki nie ma w wykazie, zalecamy przed wypełnieniem kwestionariusza skonsultować się z pracownikami działów administracyjno-finansowych instytucji, w których ma być realizowany projekt. Przed wypełnieniem Kwestionariusza należy wybrać Wzór oświadczenia i zapoznać się z tekstem informującym o zasadach występowania pomocy publicznej i kwalifikowania danego podmiotu do kategorii przedsiębiorstw. Kwestionariusz uzupełnia się po naciśnięciu przycisku Edytuj oświadczenie, odpowiadając na pytania wygenerowane przez system. Po udzieleniu odpowiedzi należy je zapisać. Jeśli po udzieleniu wszystkich odpowiedzi okaże się, że wnioskowane finansowanie stanowiłoby dla wnioskodawcy pomoc publiczną, wówczas nie będzie możliwości uzupełnienia dalszych części wniosku. Oznacza to jednocześnie, że taki podmiot nie może złożyć wniosku w konkursie. Po wypełnieniu kwestionariusza należy wybrać przycisk Drukuj oświadczenie. Na ekranie otworzy się utworzone przez system Oświadczenie o niewystępowaniu pomocy publicznej wraz z wypełnionym kwestionariuszem. Oświadczenie należy wydrukować i przekazać wraz z wnioskiem do podpisu osobie upoważnionej/osobom upoważnionym do reprezentacji podmiotu. Podpisane oświadczenie należy dołączyć do papierowej wersji wniosku: jest to obligatoryjny załącznik do wniosku. UWAGA: zmiana w kwestionariuszu może powodować zmiany zakresu wymaganych we wniosku danych.
9. Dane kierownika jednostki uzupełnia się w następnym oknie, po naciśnięciu przycisku Edytuj. System automatycznie wpisuje nazwę jednostki w formularzu.

2. Zakładka: PARTNERZY

Należy w niej podać dane wszystkich, oprócz wnioskodawcy, członków podmiotów złożonych: zgodnie z wytycznymi do części Wnioskodawca. W przypadku, gdy wnioskodawcą jest jednostka naukowa należy wypełnić dane każdej jednostki występującej w projekcie (poza wskazaną w sekcji A. Wnioskodawca), przy czym wymaga się, aby wskazane jednostki funkcjonowały w ramach jednostki wskazanej w sekcji A (czyli posiadały ten sam REGON). W przypadku konieczności wprowadzenia partnera o innym REGONie należy zawiązać konsorcjum naukowe i zmienić status wnioskodawcy w sekcji A. Analogicznie do wnioskodawcy, wszyscy partnerzy wypełniają i przysyłają oświadczenie o niewystępowaniu pomocy publicznej.

3. Zakładka: INFORMACJE OGÓLNE

Tytuł projektu podany przy zakładaniu wniosku można dowolnie modyfikować w trakcie przygotowywania wniosku, nie można go natomiast formatować, tj. użyć kursywy, podkreśleń, indeksów dolnych i górnych, symboli itd. Tytuł wprowadzany jest za pomocą edytora tekstu w systemie OSF, bez możliwości wklejenia tekstu. Tytuł podaje się w dwóch tożsamych wersjach językowych, po polsku i po angielsku. Tytuł powinien być zwięzły i dobrze charakteryzować tematykę projektu.

1. Obszar badawczy i numer panelu dyscyplin: w tej sekcji można go modyfikować.
2. Pomocnicze określenia identyfikujące: z uwagi na międzydziedzinowy charakter projektu należy wybrać co najmniej 2 obszary badań czyli np. NZ i HS.
   
   1. Wiodący obszar został wybrany podczas zakładania wniosku, jednak w tej sekcji można go zmienić. Panele wybiera się z list po naciśnięciu przycisku Dodaj: najpierw wybieramy określenie nadrzędne, tj. NZ, HS lub ST, a następnie określenie z niższego poziomu. Należy wybrać co najmniej jedno określenie identyfikujące, ale nie można wybrać ich więcej niż trzy.
   2. Kolejny obszar badawczy wybierany jest poprzez naciśnięcie przycisku „Dodaj kolejny panel dyscyplin” i postepowanie jak powyżej.
3. Planowany okres realizacji projektu podaje się w miesiącach. Czas trwania projektu, a co za tym idzie, planowane zadania badawcze, powinny być przemyślane i zaplanowane z najwyższą starannością, ponieważ  ewentualne zmiany w wykonaniu zadań badawczych projektu po podpisaniu umowy są możliwe tylko w szczególnych przypadkach, za zgodą Dyrektora NCN i po aneksowaniu umowy. Okres realizacji projektu liczy się od dnia podpisania umowy.
4. Liczba wykonawców projektu jest to liczba osób zaangażowanych w realizację projektu, obejmuje kierowników, partnerów z polskiej lub zagranicznej jednostki naukowej oraz wszystkich wykonawców oprócz personelu pomocniczego. Liczba wykonawców nie jest ograniczona, ale skład zespołu badawczego, w tym zasadność powołania do zespołu poszczególnych osób i koszty związane z ich zatrudnieniem, podlegają ocenie Zespołu Ekspertów. Liczba wykonawców wskazana w tej zakładce musi zgadzać się z liczbą wykonawców podaną w części dotyczącej wynagrodzeń oprócz personelu pomocniczego.
5. Słowa kluczowe nie mogą być identyczne ze słowami podanymi w opisie paneli,mają natomiast dobrze odzwierciedlać tematykę projektu. Polskie i angielskie słowa kluczowe muszą być tożsame, wpisywane słowa należy oddzielać przecinkami lub średnikami.
6. Planowane nakłady, Ogółem oraz Na pierwszy rok realizacji projektu: te rubryki zostaną uzupełnione automatycznie przez system na podstawie danych z sekcji Kosztorys.
7. Czy projekt jest realizowany we współpracy międzynarodowej?

W przypadku odpowiedzi twierdzącej  pojawi się  dodatkowa opcja  w formularzu pozwalająca wybrać kraj/kraje w ramach których prowadzona jest współpraca.

B1. Informacja o zespołach badawczych

Wnioskodawca podaje liczbę zespołów badawczych i partnerów. Suma zespołów badawczych i partnerów nie może być mniejsza niż 2 i większa niż 4.

4. Zakładka: STRESZCZENIE – wypełniana po polsku i angielsku

Tekst streszczenia wprowadza się w obu językach, polskim i angielskim. Treść streszczenia można albo wpisać bezpośrednio w formularzu, albo w osobnym pliku, który załącza się do wniosku: pliki muszą być zapisane w formacie PDF.

1. Przycisk Edytuj otwiera okna w zakładkach, tekst wpisuje się w edytorze. W formularzu należy otworzyć i wypełnić wszystkie kolejne zakładki. Przypominamy, że wpisywany tekst trzeba zapisywać każdorazowo, w każdej zakładce.
2. Treść podana w plikach PDF musi mieć taką samą strukturę jak w formularzu, tzn. tekst musi być podzielony na sekcje:
   • Cel badań / hipoteza badawcza (Research project objectives / Research hypothesis),
   • Metoda badawcza / (Research project methodology),
   • Wpływ spodziewanych rezultatów na rozwój nauki, cywilizacji, społeczeństwa (Expected impact of the research project on the development of science, civilization and society).

UWAGA: Jeżeli streszczenie będzie dołączone w odrębnym pliku, proszę otworzyć kolejne zakładki w systemie i przeczytać krótkie wyjaśnienia dotyczące treści wymaganej w każdym punkcie. Zarówno podczas tworzenia pliku PDF, jak i zamieszczania streszczenia poprzez wypełnianie  poszczególnych zakładek, powinien być zachowany sumaryczny limit jednej strony (sprawdzenie objętości tekstu w systemie odbywa się na poziomie pliku wygenerowanego z tekstu zawartego w zakładkach lub dołączonego pliku PDF). Prosimy o zwrócenie uwagi na umieszczenie właściwych wersji językowych nagłówków w pliku PDF.

5. Zakładka: Popularnonaukowe streszczenie projektu – wypełniana po polsku i angielsku

Streszczenie będzie opublikowane na stronie podmiotowej NCN w przypadku zakwalifikowania wniosku do finansowania w związku z tym powinno zawierać tylko takie treści, które mogą być upublicznione na tym etapie. Streszczenie powinno być napisane w przystępnej formie, z podkreśleniem międzydziedzinowości i nowatorskości projektu, oraz opisywać powody podjęcia tematyki.

Ważne: ta sekcja nie podlega ocenie ekspertów.

6. Zakładka: UZASADNIENIE CHARAKTERU PROJEKTU – wypełniana wyłącznie w języku angielskim

W tej zakładce kierownik projektu ma obowiązek uzasadnić, że składany projekt dotyczy:

• badań podstawowych (justification – basic reserach) – jest to zakładka opcjonalna, w której  kierownik projektu może uzasadnić, że składany projekt dotyczy badań podstawowych. Wypełnienie tej części wniosku nie jest obowiązkowe.
• spełnienia kryterium międzydziedzinowego charakteru projektu (justification –interdisciplinary nature of project). Należy wyjaśnić, na czym polega międzydziedzinowość projektu, a w szczególności, w jaki sposób projekt przyczyni się do rozwoju co najmniej 2 dziedzin nauki a nie tylko wykorzysta osiągnięcia jednej z dziedzin do rozwoju innej.

7. Zakładka: WNIOSEK NOWY/SKORYGOWANY – wypełniana wyłącznie w języku angielskim

Jest to zakładka opcjonalna, w której kierownik projektu może poinformować, czy wniosek był już składany do NCN. Kierownik może podać numer rejestracyjny poprzedniego wniosku oraz wymienić zarzuty sformułowane przez ekspertów i zamieścić odpowiedzi na nie, a także wyjaśnić, co zostało zmienione w projekcie. Proszę mieć na uwadze, że ze względu na nowe postępowanie konkursowe, wprowadzenie zmian we wniosku zgodnie z zaleceniami ekspertów i ekspertów zewnętrznych nie gwarantuje uzyskania finansowania w konkursie, w którym składany jest wniosek.

8. Zakładka: KIEROWNICY/PARTNERZY/ WYKONAWCY

Liczba wymienionych członków zespołów badawczych musi być zgodna z liczbą wykonawców podaną w zakładce Informacje ogólne. We wniosku możliwe jest wprowadzenie dowolnej liczby wykonawców, w tym maksymalnie czterech o charakterze kierownika i partnera, przy czym jedynie dla kierowników i partnerów wymagane jest wprowadzenie ankiety dorobku naukowego. Dodatkowo można zaplanować również udział personelu pomocniczego, liczba osób wymieniona w tej kategorii nie wlicza się w liczbę wykonawców projektu.

W polskich zespołach badawczych muszą zostać utworzone nowe, pełnoetatowe miejsca pracy dla przynajmniej dwóch osób ze stopniem naukowym doktora (stanowisko typu „post-doc”, łączny okres zatrudnienia osób na tym stanowisku nie może być krótszy niż 72 lub 96 lub 120 osobomiesięcy, odpowiednio dla projektów trwających 36 lub 48 lub 60 miesięcy) oraz przynajmniej czterech doktorantów-stypendystów (łączny okres zaangażowania doktorantów nie może być krótszy niż 144 lub 192 lub 240 osobomiesięcy, odpowiednio dla projektów trwających 36 lub 48 lub 60 miesięcy).

Dana osoba nie może pełnić w projekcie więcej niż jednej roli (np. osoba będąca w projekcie kierownikiem nie może być w tym samym projekcie wykonawcą).

Członków zespołu badawczego wprowadza się przyciskami Wybierz z bazy OPI, Spoza bazy lub „Moi” wykonawcy. Najpierw należy wpisać kierownika projektu, a następnie kolejne osoby:

• Osoby w bazie OPI wyszukuje się wg numeru PESEL, który jest  identyfikatorem każdej z osób w Bazie Nauki Polskiej. W razie konieczności dane wprowadzonej osoby należy uaktualnić, otwierając okno przyciskiem Edytuj. Należy wybrać podmiot, z ramienia którego dana osoba występuje (w projektach, dla których wnioskodawca składa wniosek samodzielnie – jako podmiot pojedynczy, system wypełnia rubrykę automatycznie).
• Osoby spoza bazy mogą być (a) konkretnie wskazane: wtedy w formularzu podaje się ich dane, albo (b) mogą nie być znane z imienia i nazwiska w trakcie  przygotowywania wniosku: wtedy w formularzu zaznacza się odpowiednią opcję, a w polu Nazwisko podaje się np. Wykonawca 1. Wypełnienie pozostałych danych nie jest w takim przypadku wymagane.

Po wpisaniu danych osobowych należy wybrać przycisk Edytuj w Danych osobowych oraz podać planowany charakter udziału: Kierownik zespołu, Partner projektu, Wykonawca. Dla każdej osoby należy podać podmiot, określić zespół naukowy w skład którego wchodzi, określić typ miejsca pracy w projekcie, rodzaj stanowiska oraz reprezentowany obszar badawczy.

W każdej grupie badawczej może być jeden kierownik oraz partner oraz dowolna (uzasadniona) liczba wykonawców. Partner zagraniczny jest przypisany do wnioskodawcy. Ankietę dorobku naukowego wypełniają kierownicy oraz partnerzy projektu.

PESEL nie jest wymagany po zaznaczeniu statusu „obcokrajowiec”: wówczas należy wprowadzić datę urodzenia oraz kraj pochodzenia.  Dane kontaktowe powinny być aktualne, a w przypadku ich zmiany kierownik projektu powinien niezwłocznie powiadomić NCN. Członkowie zespołu badawczego wskazują podmiot, z ramienia którego występują: dla podmiotów złożonych system wprowadza nazwę lidera (w przypadku kierownika) lub umożliwia wybór z listy zawierającej wnioskodawcę/lidera oraz partnerów (w przypadku wykonawcy); dla pozostałych podmiotów informacja wprowadzona jest automatycznie.

Jeżeli wypełnienie którejkolwiek części ankiety jest niemożliwe (np. kierownik projektu nie ma wyróżnień), to należy w odpowiedniej zakładce napisać: „not applicable”. Informacje dodatkowe, inne niż wymagane w formularzu, nie będą oceniane.

1. Planowany charakter udziału w realizacji projektu wypełniany jest automatycznie przez system na podstawie danych podanych przy wprowadzaniu nowego członka zespołu badawczego.
2. Dane osobowe należy wypełnić używając przycisku Edytuj. W przypadku osób będących wykonawcami projektu nie jest możliwe podanie ich danych osobowych, a jedynie przewidzianej do pełnienia funkcji w projekcie.
3. Dane adresowe należy wypełnić używając przycisku Edytuj: adres zamieszkania jest obowiązkowy w przypadku kierownika projektu.
4. Miejsca pracy w jednostkach naukowych i innych instytucjach związanych z nauką oraz zajmowane stanowiska wypełniane są automatycznie na podstawie danych dostępnych w Bazie Nauki Polskiej.
5. Informacje o całkowitej liczbie cytowań oraz indeksie H wypełnia tylko kierownik projektu:
   • dla paneli ST i NZ – należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H. Jeżeli prace danej osoby nie są cytowane, należy wpisać „0” jako liczbę cytowań oraz „0” jako wartość indeksu H.
   • dla paneli HS – jeśli jest to możliwe należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H.
   • Dane o dorobku naukowym (liczbie cytowań i indeksie Hirscha) dla paneli ST i NZ należy podawać wg Web of Science™ Core Collection (Thomson Reuters), a dla paneli HS wg Web of Science™ Core Collection lub Publish or Perish. Wartości pięcioletniego Impact Factor czasopism należy podawać za Journal Citation Reports (Thomson Reuters).
6. Szczegółowa ankieta dorobku. UWAGA: w tej sekcji dane mogą być wprowadzone jedynie w formularzu, przy pomocy edytora uruchamianego przyciskiem Edytuj;  nie jest możliwe załączenie ankiety w formacie PDF.
   • Przebieg kariery naukowej (Academic and Research Career: wyłącznie w języku angielskim) – należy przedstawić opis kolejnych stopni w karierze naukowej podając nazwę szkoły wyższej, instytutu lub innej jednostki organizacyjnej, specjalność, datę uzyskania tytułu zawodowego, stopnia naukowego lub tytułu naukowego. W tej pozycji należy również podać informacje mogące mieć wpływ na przebieg kariery naukowej oraz osiągnięcia naukowe [dłuższe przerwy w karierze naukowej, informacje o urlopach macierzyńskich/wychowawczych oraz nazwiska (np. panieńskie) używane w publikacjach].
   • Publikacje naukowe (Publication Record) – należy przedstawić informacje o dorobku naukowym:
     
     1. dla paneli ST i NZ należy podać 5- 10 najważniejszych (reprezentatywnych) prac opublikowanych w okresie ostatnich 10 lat przed zgłoszeniem wniosku. Publikacje powinny pochodzić z lat 2005-2015; wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku. Kolejne publikacje należy wprowadzać stosując przycisk Dodaj, a następnie wypełnić dane: autor/autorzy, tytuł, źródło (czasopismo, wydawnictwo itp.), rok wydania, aktualny pięcioletni "impact factor" (IF; jeśli czasopismo nie posiada IF – należy wpisać wartość zero), liczba cytowań bez autocytowań (jeśli podana publikacja nie ma cytowań – należy wpisać wartość zero).
     2. dla paneli HS należy podać do 10 najważniejszych (reprezentatywnych) prac opublikowanych w okresie ostatnich 10 lat przed zgłoszeniem wniosku. Publikacje powinny pochodzić z lat 2004-2014, wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku. Kolejne publikacje należy dodać za pomocą przycisku Dodaj,  a następnie wypełnić dane: autor/autorzy, tytuł, źródło, rok wydania, jeśli jest to możliwe należy podać aktualny pięcioletni "impact factor" (IF) oraz podać liczbę cytowań bez autocytowań.
     3. Spośród publikacji wymienionych w pkt a i b należy obowiązkowo dołączyć 3 najważniejsze w formie pliku PDF.
     4. Dorobek naukowy – sztuka dla paneli HS i/lub nauk o sztuce: muzyka, sztuki plastyczne, teatr, film; należy podać do 10 najważniejszych dokonań artystycznych i artystyczno-naukowych o znaczeniu międzynarodowym i krajowym, np. autorstwo dzieła sztuki i jego publikacja (partytura, nagranie CD), reżyseria filmu, spektaklu teatralnego, operowego, rola pierwszoplanowa, autorstwo indywidualnej wystawy, udział w zagranicznym lub krajowym festiwalu o zasięgu międzynarodowym, kierownictwo artystyczne międzynarodowego przedsięwzięcia artystycznego.
   • Proj. badawcze (Research projects):

     NALEŻY PRZEDSTAWIĆ WYŁĄCZNIE PROJEKTY, W KTÓRYCH PEŁNIŁO SIĘ ROLĘ KIEROWNIKA. Muszą to być projekty zakończone w okresie 10 lat przed zgłoszeniem wniosku (czyli w latach 2005-2014) i/lub aktualnie realizowane projekty badawcze wyłonione w drodze konkursów ogólnokrajowych i/lub międzynarodowych. Kierownik projektu musi przedstawić co najmniej 2 zakończone w ostatnich 10 latach projekty, którymi kierował. Nie należy wymieniać projektów, które są/były finansowane ze środków na działalność statutową, ale te które są/były finansowane ze środków finansowych na naukę. Realizowane projekty wprowadza się przyciskiem Dodaj, po czym należy podać w języku angielskim:

     • charakter udziału w projekcie (Principal Investigator),
     • tytuł i numer projektu (tytuł należy podać w języku angielskim),
     • źródło finansowania,
     • wysokość finansowania (wraz z walutą),
     • miejsce realizacji,
     • lata realizacji
     •  wykaz publikacji.

     Obowiązkowo dla każdego projektu należy podać wykaz najważniejszych publikacji będących efektem realizacji projektu (opublikowanych lub przyjętych do druku, nie należy podawać publikacji wysłanych do czasopisma lub w przygotowaniu). Brak podanych publikacji będzie traktowany jako brak efektów realizacji projektów. Nie należy podawać publikacji niezwiązanych z przedstawianymi projektami, ani prac zgłoszonych do recenzji.

   • Zbliżone zadania badawcze (Similar research tasks) (tylko dla kierownika projektu) powinna zawierać informację o zbliżonych tematycznie zadaniach badawczych zgłoszonych do finansowania w ramach aktualnych konkursów NCN, będących w trakcie realizacji lub zakończonych w ramach finansowania z innych źródeł, w tym z NCN. Należy podać: tytuł i numer projektu, imię i nazwisko kierownika projektu, główne zadania badawcze oraz informację, czy projekt jest realizowany w ramach projektu NCN, złożony do konkursu NCN, finansowany poza NCN, a jeśli tak, to przez kogo; a także uzasadnić finansowanie zbliżonych, proponowanych zadań badawczych.

     W zakładce należy wyjaśnić różnice w wykonywanych/wykonanych zadaniach badawczych w stosunku do proponowanych we wniosku.

   • Doświadczenie naukowe (Research Stays) powinna opisywać doświadczenie zdobyte w Polsce i za granicą w ciągu ostatnich 10 lat. Należy podać państwo, nazwę instytucji, rodzaj/charakter pobytu np. stypendium, fellowship, visiting professor, oraz okres pobytu.
   • Opis do trzech najważniejszych osiągnięć naukowych z ostatnich 10 lat (w przypadku działalności naukowej w zakresie twórczości i sztuki: autorstwa dzieł artystycznych o międzynarodowym znaczeniu lub istotnych dla kultury polskiej – maksymalnie jedna strona zdefiniowanego maszynopisu.
   • Wyróżnienia (Prizes/Awards) powinna zawierać najważniejsze międzynarodowe i prestiżowe polskie wyróżnienia wynikające z prowadzenia badań naukowych. Należy podać rodzaj wyróżnienia, miejsce i datę jego otrzymania. W tej sekcji można podać również wykłady plenarne wygłaszane na konferencjach, a w przypadku działalności naukowej w zakresie twórczości artystycznej i sztuki: aktywny udział w międzynarodowych wystawach, festiwalach, wydarzeniach artystycznych: plastycznych, muzycznych, teatralnych i filmowych.

9. Zakładka: PLAN BADAŃ – wypełniana w języku polskim i angielskim

W planie badań należy przedstawić zadania badawcze, które będą realizowane w ramach projektu.

Zadania badawcze to syntetyczny opis planowanych badań. Zadania powinny być formułowane jasno, wyraźnie, jednoznacznie i konkretnie. Zadaniami badawczymi nie są czynności związane z  logistyką projektu, takie jak np. przegląd literatury, zakup aparatury, materiałów, prace redakcyjne, wyjazdy na konferencje, przygotowanie publikacji; zadaniami badawczymi są natomiast analiza i opracowanie wyników badań.

Plan badań otwiera się przyciskiem Edytuj. Kolejne zadania wpisuje się po naciśnięciu przycisku Dodaj zadanie; zadania można usunąć przyciskiem U (usuń).

Opisy poszczególnych zadań badawczych wpisywane są zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Obie wersje językowe muszą być tożsame.

Dodatkowo należy wskazać, który z podmiotów wchodzących w jego skład będzie realizował dane zadanie badawcze, wybierając z listy zawierającej wnioskodawcę/lidera oraz partnerów.

10. Zakładka: KOSZTORYS ZBIORCZY - wypełniana wyłącznie w języku angielskim z wyjątkiem nazwy aparatury

Kosztorys określa wysokość środków planowanych na realizację projektu w kolejnych latach kalendarzowych. Na cały okres realizacji projektu (60 miesięcy) koszty muszą się mieścić w przedziale 2-7 mln przy czym:

• dla projektów trwających 36 miesięcy, nie mogą przekraczać kwoty 4 mln zł;
• dla projektów trwających 48 miesięcy, nie mogą przekraczać 5 mln zł;
• dla projektów trwających 60 miesięcy nie mogą przekraczać 7 mln zł.

Kwoty powinny być zaokrąglone do pełnych złotych.

Przedstawiony w projekcie kosztorys powinien być skalkulowany precyzyjnie  i realistycznie, nie może być ani przeszacowany, ani niedoszacowany; każda pozycja w kosztorysie musi być racjonalnie i przekonująco uzasadniona. Kosztorys jest rygorystycznie oceniany przez Zespół Ekspertów i może być powodem niezakwalifikowania projektu do finansowania lub znaczących negocjacji.

Przed opracowaniem kosztorysu należy bezwzględnie zapoznać się z:

1. katalogiem kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych,
2. zaleceniami Rady NCN w sprawie stawek wynagrodzeń,
3. regulaminem przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców.

Na koszty projektu składają się koszty bezpośrednie i koszty pośrednie.

• Koszty bezpośrednie są to koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu: koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, koszty aparatury oraz inne koszty bezpośrednie, np. koszty podróży, udziału w konferencjach, materiałów, odczynników, usług obcych.
• Koszty pośrednie są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, serwisu aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego.

Koszty pośrednie nie mogą przekraczać 20% zakładanych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem kosztów aparatury. W trakcie projektu wysokość kosztów pośrednich nie może się zwiększyć, ale może się zmniejszyć.

Zawartość tabeli wypełnia się automatycznie po wypełnieniu zakładki Kosztorys-podmioty. W przypadku wniosków składanych przez podmioty złożone, koszty wynikają z kosztów podanych w kosztorysach poszczególnych podmiotów.

Koszty przedstawione w kosztorysie należy uzasadnićw części Kalkulacja poszczególnych pozycji kosztorysu wypełniając wszystkie zakładki. Wszystkie planowane wydatki powinny być uzasadnione merytorycznie, logicznie, klarownie i zwięźle; w taki sposób, żeby wpisywane treści były zrozumiałe nie tylko dla autora wniosku, ale – zwłaszcza – dla oceniających ekspertów. Nie wystarczy np. w zakładce Wynagrodzenia / zakres prac wykonywanych w projekcie opisać obowiązków kierownika jako „kierowanie projektem badawczym”.

1. Wszystkie osoby otrzymujące wynagrodzenie w ramach projektu powinny być uwzględnione w kosztorysie. Partner projektu nie otrzymuje wynagrodzenia. Zakładka Wynagrodzenia (Wynagrodzenia z pochodnymi) (investigator/staff costs) powinna precyzować:
   • Liczbę wykonawców projektu, przenoszoną automatycznie przez system z sekcji Informacje ogólne. Dodatkowo dodawany jest jeszcze personel pomocniczy.
   • Dla każdej osoby należy podać:
     • charakter udziału  w projekcie/Typ i rodzaj stanowiska (wypełnia system na podstawie danych z sekcji Kierownik projektu / Wykonawcy);
     • zakres prac wykonywanych w projekcie (w języku angielskim);
     • liczbę miesięcy pobierania wynagrodzenia;
     • procent czasu pracy poświęconego na realizację projektu w ramach wszystkich obowiązków zawodowych – dla każdego członka zespołu badawczego należy szacunkowo określić, jaki procent własnego czasu pracy dany wykonawca przeznaczy na rzecz zadań związanych z realizacją projektu;

       Poprawna kalkulacja czasu może wyglądać tak:

       • Dana osoba jest zatrudniona na pełny etat (40 h tygodniowo), projekt realizuje w czasie swojej pracy przez 2 h dziennie, przez 5 dni roboczych w tygodniu. Wykazuje zatem, że 25% czasu swojej pracy przeznaczy  na wykonanie  projektu (10 h z 40 h przepracowanych w ciągu tygodnia).
       • Dana osoba jest zatrudniona na pełny etat (40 h tygodniowo), deklaruje, że projekt będzie wykonywała poza swoimi obowiązkami zawodowymi, przez 2 h dziennie, przez 5 dni roboczych w tygodniu. Wykazuje zatem, że 20% czasu swojego czasu pracy przeznaczy na wykonanie realizację projektu (10 h z 50 h przepracowanych w ciągu tygodnia).

       Niepoprawna kalkulacja czasu może zawierać np. takie błędy:

       • Suma czasu, który poświęca dana osoba na zgłaszane i już wykonywane projekty przekracza 100%.
       • Suma czasu, który poświęca dana osoba na zgłaszane i już wykonywane projekty oraz inne swoje obowiązki zawodowe przekracza 100%.
       • Czas na realizację projektu wynoszący 0% wskazuje, że członek zespołu badawczego nie będzie brał udziału w realizacji projektu, a w konsekwencji podważa zasadność włączenia go do zespołu.
       • Czas wykonywania projektu jest podzielony miedzy członków zespołu, np. kierownika – 50%, wykonawcę 1 – 25%, wykonawcę 2 – 25%. Taka kalkulacja daje w sumie 100%, ale w żaden sposób nie wykazuje, ile swojego czasu pracy badacze przeznaczają na wykonanie projektu.
       • Osoba realizująca zadania badawcze objęte projektem przez 2 z 20 miesięcy jego trwania wykazuje 10%, osoba realizująca zadania przez cały okres realizacji projektu wykazuje 100%.
   • Kwotę za jednostkę czasu (np. godzinę, dzień, miesiąc);
   • Całkowite planowane wynagrodzenie w projekcie;
   • Forma zatrudnienia w projekcie (umowa o pracę wraz z podaniem wymiaru etatu, umowa zlecenie, umowa o dzieło, stypendium). Należy odnieść się wyłącznie do zatrudnienia finansowanego ze środków projektu, nie należy przedstawiać formy zatrudnienia członka zespołu niezwiązanej z realizacją projektu.

   Suma wnioskowanych wynagrodzeń w tabeli Wynagrodzenia musi być równa całkowitym kosztom wynagrodzeń ujętym w tabeli Zestawienie planowanego dofinansowania z NCN (wiersz wynagrodzenia wraz z pochodnymi). W przypadku błędu system wygeneruje komunikat o niezgodności.

   UWAGA: Należy zwrócić szczególna uwagę na stypendia. Muszą one być zaplanowane zgodnie z regulaminem. Stypendysta musi być wybrany w drodze konkursu po zakwalifikowaniu wniosku do finansowania. Oznacza to, że we wniosku nie można podać konkretnej osoby, która będzie pobierać stypendium.

2. Aparatura (Planned equipment), przyciskiem Dodaj tworzy się wykaz planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej. Przypominamy, że wartość pojedynczego aparatu naukowo-badawczego finansowanego ze środków NCN nie może przekraczać kwoty 150 tys. zł w dziale HS oraz 500 tys. zł w dziale ST i NZ. Wprowadzić należy:
   • Nazwę aparatury naukowo-badawczej (w języku polskim i angielskim);
   • Merytoryczne uzasadnienie (przeznaczenie aparatury, uzasadnienie konieczności zakupu, itp.) (w języku angielskim);
   • Podmiot realizujący zakup (dla podmiotu złożonego należy wskazać nazwę podmiotu realizującego zakup i dokonującego jego odpisów amortyzacyjnych w okresie realizacji projektu; dla pozostałych podmiotów wypełniany automatycznie przez system);
   • Planowany rok i miesiąc zakupu;
   • Koszt jednostkowy w zł;
   • Liczbę (liczbę sztuk);
   • Koszt całkowity wyliczany jest automatycznie poprzez przemnożenie kosztu jednostkowego i liczby kupowanych sztuk;
   • Wnioskowane dofinansowanie z NCN (zł).
3. W zakładce Inne koszty  (Other costs) w każdej z poniższych sekcji należy wskazać odpowiedni rodzaj kosztów dla każdego zespołu osobno, ich wysokość oraz powiązanie z planem zadań projektu (uzasadnienie ich wydatkowania). Takimi kosztami są m. in.
   • Materiały (Materials): zakup środków nietrwałych (np. odczynników),
   • Usługi obce (Outsourcing and subcontracting): koszty dotyczące usług nabywanych od podmiotów zewnętrznych (instytucjonalnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą np. wykonanie badań ankietowych na wskazanej populacji).
   • Wyjazdy służbowe (Travel and subsistence costs): koszty wyjazdów służbowych członków zespołu badawczego. Koszty te obejmują wyłącznie: diety i zwrot kosztów podróży na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu pracy, ubezpieczenie osobowe, opłaty konferencyjne.
   • Wizyty i konsultacje (Visits and consultations): koszty przyjazdów/wizyt współpracowników zewnętrznych i/lub konsultantów oraz koszty spotkań. 
   • Inne koszty (Other costs): inne koszty, niemieszczące się w pozostałych kategoriach, w tym koszty upowszechniania wyników.

   Wszystkie informacje należy przedstawić wyłącznie w języku angielskim. Zwracamy szczególną uwagę na przestrzeganie regulacji dotyczących kwalifikowalności kosztów zawartych w katalogu kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych.

   UWAGA: Koszty związane z obsługą administracyjną projektu nie mogą być umieszczone w zakładce Inne koszty, pokrywa się je z kosztów pośrednich.

4. Procedura zatrudniania (Recruitment procedure) (w języku angielskim)powinna zawierać opis procedury naboru i zatrudniania pracowników niezbędnych do wykonania projektu badawczego. W tym miejscu należy również wyjaśnić wszystkie kwestie dotyczące zatrudnienia i/lub wysokości wynagrodzenia, które mogą wzbudzić wątpliwości ekspertów. W przypadku wniosków składanych przez podmioty złożone, wymagane dane należy podać z podziałem dla tych poszczególnych podmiotów. Podziału danych ze względu na podmioty należy dokonać samodzielnie w polu tekstowym. Nie należy podawać danych osobowych, osób, które planuje się zatrudnić. W sekcji tej można również wyjaśnić ekspertom warunki zatrudnienia członków zespołu badawczego, w tym czas pracy w projekcie oraz związane z nim wynagrodzenie. Wymagane informacje należy wprowadzić w języku angielskim. W sekcji tej można również opisać kompetencje poszczególnych członków zespołu.
5. Usługi obce (External services) (w języku angielskim) dla każdego partnera (w tym zagranicznego) kierownik projektu uzasadnia wszystkie koszty partnera projektu. Koszty te nie mogą zawierać kosztów pośrednich, zatrudnienia itp.

11. ZAKŁADKA: KOSZTORYS – PODMIOTY

Kierownik wypełnia kilka osobnych tabel, po jednej dla każdego podmiotu wskazanego w sekcji Wnioskodawca oraz w sekcji Partnerzy.

Należy podać, z rozbiciem na kolejne lata kalendarzowe: koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, koszty aparatury, inne koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. Koszty realizacji projektu ogółem stanowią sumę powyższych kosztów dla poszczególnych lat kalendarzowych.

Koszty ujęte w kolumnie Razem w wierszu Koszty realizacji projektu ogółem muszą być zgodne z kwotą w kolumnie Dofinansowanie z NCN w wierszu Razem w sekcji Harmonogram. Koszty wynagrodzeń muszą być zgodne z sumą indywidualnych wynagrodzeń, podanych w sekcji Kosztorys lub Kosztorys zbiorczy (zakładka Zestawienie planowanego dofinansowania z NCN / Wynagrodzenia). System tworzy komunikat o ewentualnej niezgodności.

12. ZAKŁADKA: OŚWIADCZENIA

Przed wypełnieniem tej sekcji należy wypełnić sekcję Wnioskodawca.

Sekcja Oświadczenia zawiera tylko te oświadczenia, w których należy podać i/lub zweryfikować specyficzne dane wprowadzane do treści oświadczeń. Komplet wymaganych oświadczeń dostępny jest do wglądu poprzez przycisk wydruku wniosku. Należy zapoznać się z treścią wszystkich oświadczeń składanych przez osoby reprezentującą/-e jednostki składającą projekt. W sekcji Oświadczenia kierownik projektu deklaruje, czy ubiega się o finansowanie tych samych zadań badawczych z innego źródła oraz czy  proponowane badania wymagają specjalnej zgody odpowiedniej komisji np. komisji bioetycznej.

W przypadku wybrania odpowiedzi twierdzącej, wnioskodawca może opisać, gdzie ubiega się o finansowanie oraz jakie działania podjął w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie/dyscyplinie naukowej.

UWAGA: W związku z faktem, że wszystkie wnioski będą oceniane przez ekspertów zagranicznych zaleca się wypełnienie tych sekcji w języku angielskim.

13. Zakładka: SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU – wypełniana wyłącznie w języku angielskim

Przypominamy, że w konkursie SYMFONIA na obu etapach oceniany jest szczegółowy opis projektu sporządzony w języku angielskim. Objętość szczegółowego opisu wraz z literaturą nie może przekroczyć 30 stron zdefiniowanego maszynopisu (objętość tekstu jest weryfikowana na poziomie pliku PDF wygenerowanego z systemu lub dołączonego do wniosku). Szczegółowy opis można sporządzić na dwa sposoby:

1. Bezpośrednio w formularzu w systemie OSF: do kolejnych zakładek wpisuje się wymaganą treść. Zakładki otwiera się przyciskiem Edytuj, a wpisany tekst zapamiętuje przyciskiem Zapisz w każdym oknie.
2. W osobnym pliku, który należy załączyć do wniosku. Jedynym akceptowanym formatem jest PDF. Tekst pliku musi mieć taką samą strukturę jak treść, która byłaby wpisana do zakładek w formularzu. Musi więc zawierać następujące punkty:
   • Objective – Research project objectives/hypothesis: (scientific problem aimed to be solved by the proposed project, essence of the project, project scientific hypotheses, expected project outcomes and potential discoveries);
   • Significance – Significance of the project (state of the art, justification for tackling specific scientific problems by the proposed project, pioneering nature of the project, the impact of the project results on the development of the research field and scientific discipline, economic and societal impact);
   • Work Plan – (outline of the work plan, scientific assumptions underlying specific research objectives, critical paths, state of pre-exisitng research indicating feasibility of research objectives);
   • Methodology – Research Methodology (underlying scientific methodology, data reduction and treatment schemes, type and degree of access to the equipment to be used in the proposed research);
   • Literature References.

UWAGA: Przed sporządzeniem opisu w odrębnym pliku należy otworzyć kolejne zakładki w systemie i przeczytać krótkie wyjaśnienia dotyczące treści wymaganej w każdym punkcie.

14. ZAŁĄCZNIKI

W tej zakładce system podaje listę załączników, które należy dodać do drukowanej wersji wniosku oraz przekazać do systemu OSF (przycisk Załącz plik). Lista załączników zależy od treści wniosku. Każdy wnioskodawca dołącza do wersji papierowej oświadczenie o niewystępowaniu pomocy publicznej. Pozostałe załączniki (o ile są wymagane) proszę dołączyć jedynie w wersji elektronicznej:

1. Podmiot nieotrzymujący dotacji na działalność statutową z budżetu nauki przekazuje w formie informacje dotyczące:
   • badań naukowych zrealizowanych w tej jednostce w ostatnich 2 latach przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji pracowników tej jednostki oraz wykazem patentów, wdrożeń lub innych zastosowań wyników badań,
   • aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych.
2. Jednostka naukowa przekazuje kopię porozumienia o współpracy przy realizacji projektu.
3. Konsorcja naukowe przekazują kopię umowy o utworzeniu konsorcjum naukowego.
4. W przypadku występowania Partnera/-ów projektu należy dołączyć list/-y intencyjne od każdego z nich. List intencyjny powinien zawierać informacje o partnerze oraz o zakresie obowiązków w projekcie.

W szczególnych sytuacjach mogą być wymagane dodatkowe załączniki.