Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie SYMFONIA 4 – informacje ogólne

1. Nabór wniosków

Wnioski można składać wyłącznie w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie i w terminie podanym przez NCN. Ogłoszenie konkursu i otwarcie naboru wniosków odbywa się zgodnie z harmonogramem konkursów dostępnym na stronie internetowej NCN. Zamknięcie naboru następuje po trzech miesiącach od daty ogłoszenia konkursu.

• Ogłoszenie konkursu: 15.12.2015 r.
• Zakończenie naboru wniosków: 15.03.2016 r.
• Rozstrzygnięcie konkursu: do 15.09.2016 r.

NCN zamieszcza na swojej stronie internetowej listę wniosków zakwalifikowanych do finansowania nie później niż po 6 miesiącach od dnia zakończenia naboru wniosków.

2. Podmioty upoważnione do składania wniosków w konkursie

Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować podmioty wskazane w art. 10 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2010 r . Nr 96, poz. 615, z późn. zm.), czyli:

• jednostki naukowe,
• konsorcja naukowe,

UWAGA: w ramach konkursu SYMFONIA 4 nie będzie udzielana pomoc publiczna.

Kierownik projektu składa wniosek z ramienia jednostki naukowej, w której zamierza realizować projekt albo z ramienia jednostki będącej liderem konsorcjum naukowego. Kierownik projektu musi być zatrudniony w jednostce wnioskującej.

W ramach jednostki naukowej wnioskują np. co najmniej 2 wydziały tej samej uczelni. Należy nawiązać współpracę z kierownikiem grupy badawczej (lub samodzielnym uczonym) reprezentującym inną dyscyplinę naukową w obrębie tej samej uczelni.

W ramach konsorcjum z wnioskiem mogą wystąpić np. wydziały różnych uniwersytetów lub inne jednostki naukowe (instytuty PAN, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe).

W każdym przypadku zespół musi składać się z co najmniej 2 grup badawczych lub samodzielnych uczonych (kierownika projektu oraz kierownika zespołu naukowego) zlokalizowanych w polskich jednostkach naukowych.

Konsorcjum naukowe musi składać się z 2 do 4 podmiotów. Jednostki wchodzące w skład konsorcjum nie mogą być zlokalizowane poza granicami Polski.

Do wniosku należy dołączyć:

• porozumienie o współpracy: w przypadku gdy wnioskodawcą jest jednostka naukowa, a projekt wykonywany będzie we współpracy z kierownikami innych zespołów badawczych bądź indywidualnymi badaczami z tej samej jednostki;
• umowę o utworzeniu konsorcjum: w przypadku gdy wnioskodawcą jest konsorcjum naukowe.

Zakres informacji, które muszą znaleźć się w porozumieniu oraz umowie o konsorcjum znajdują się w załączniku nr 2 do załącznika do uchwały Rady NCN nr 95/2015.

3. Badania podstawowe

W ramach konkursu rozpatrywane są jedynie projekty badawcze dotyczące badań podstawowych, zdefiniowanych w art. 2 pkt 3 lit. a ustawy z 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki jako oryginalne prace badawcze eksperymentalne lub teoretyczne podejmowane przede wszystkim w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne. Kierownik może we wniosku uzasadnić, że jego projekt dotyczy badań podstawowych; to uzasadnienie ocenia Zespół Ekspertów. Wnioski uznane za niespełniające kryterium badań podstawowych lub w oczywisty sposób aplikacyjne nie mogą być finansowane ze środków NCN. Prosimy więc o uważną analizę, czy NCN jest właściwym adresatem Państwa wniosku. Dla porównania podajemy definicje badań stosowanych oraz badań przemysłowych, czyli tych, które nie mogą być finansowane przez NCN (art. 2 pkt 3 lit. b i c ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki).

Badania stosowane to prace badawcze podejmowane w celu zdobycia nowej wiedzy, zorientowane przede wszystkim na zastosowanie w praktyce, zaś badania przemysłowe – badania mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności w celu opracowywania nowych produktów, procesów i usług lub wprowadzania znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów i usług; badania te uwzględniają tworzenie elementów składowych systemów złożonych, budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym lub w środowisku symulującym istniejące systemy, szczególnie do oceny przydatności danych rodzajów technologii, a także budowę niezbędnych w tych badaniach linii pilotażowych, w tym do uzyskania dowodu w przypadku technologii generycznych.

UWAGA: praktyczna przydatność wyników badań nie musi dyskwalifikować ich „podstawowości”. Jeżeli więc wyniki proponowanych badań mogą stanowić punkt wyjścia do badań stosowanych, a wnioskodawcy nie ukrywają perspektywy ich wykorzystania lub kontynuacji w praktyce (np. w gospodarce), wnioski mogą być rozpatrywane przez NCN.

4. Panele NCN

Projekt musi dotyczyć dyscyplin lub grup dyscyplin naukowych uwzględnionych w podziale przyjętym przez Radę NCN i musi zostać złożony do właściwego panelu tematycznego. Kierownik projektu wybiera panel samodzielnie. Zgodnie z zasadą bezstronności NCN nie udziela sugestii ani wskazówek dotyczących tego wyboru. Konsekwencją decyzji kierownika jest skierowanie wniosku do określonego Zespołu Ekspertów, który ocenia wniosek merytorycznie. Przed złożeniem wniosku należy więc starannie przeanalizować tematykę wybranego panelu, ponieważ skierowanie wniosku do niewłaściwego panelu może zaważyć na ocenie, a nawet skutkować odrzuceniem wniosku przez Zespół Ekspertów.

Składanego wniosku nie można kierować do dwóch paneli jednocześnie. Po złożeniu wniosku nie można go przenosić między panelami. Przez cały czas przygotowywania wniosku, ale przed jego ostatecznym zatwierdzeniem, w zakładce Informacje ogólne można zmienić wskazany panel, bez konieczności zakładania nowego wniosku. Należy zwrócić uwagę na specyficzne wymagania dla działów HS, NZ, ST oraz dla poszczególnych paneli i decydując się na zmianę docelowego panelu, sprawdzić, czy wszystkie wymagania są spełnione.

5. Badania międzydziedzinowe

W ramach konkursu SYMFONIA 4 rozpatrywane będą międzydziedzinowe projekty badawcze obejmujące przynajmniej dwa spośród wymienionych obszarów badawczych:

1. nauki humanistyczne, społeczne i o sztuce;
2. nauki ścisłe i techniczne;
3. nauki o życiu,

Preferowane będą projekty badawcze mające na celu postęp w więcej niż jednej dziedzinie badań, a nie jedynie wykorzystanie osiągnięć jednej dziedziny nauki do rozwoju innych dziedzin.

Warunkiem minimalnym w konkursie jest złożenie projektu badawczego, który ma na celu realizację międzydziedzinowych badań podstawowych prowadzonych przez współpracujące ze sobą zespoły i indywidualnych partnerów, które integrują informacje, dane, metody, techniki i narzędzia badawcze, perspektywy, idee oraz teorie z dwóch lub więcej obszarów nauki w tym takie, które służą rozwiązywaniu istotnych problemów naukowych w jednym obszarze z wykorzystaniem metodologii i doświadczeń innego obszaru.

Brak międzydziedzinowości może skutkować odrzuceniem projektu jako niespełniającego podstawowych założeń konkursu.

6. Kierownicy, partnerzy i wykonawcy

Kierownikiem projektu badawczego może być osoba posiadająca co najmniej stopień naukowy doktora, która w okresie 10 lat (2006-2015) przed rokiem wystąpienia z wnioskiem w ramach konkursu SYMFONIA kierowała (przez kierowanie rozumie się również kierowanie/koordynację pracami polskiej grupy badawczej realizującej projekt w ramach konkursów międzynarodowych) realizacją co najmniej dwóch, zakończonych projektów badawczych wyłonionych w drodze konkursów ogólnokrajowych lub międzynarodowych.

UWAGA: kierownikiem projektu nie może być osoba, która w chwili wystąpienia z wnioskiem kieruje trzema projektami badawczymi finansowanymi przez NCN lub kieruje dwoma projektami i trzeci wniosek o finansowanie projektu badawczego, w którym występuje w roli kierownika projektu, znajduje się w trakcie oceny. Można kierować więcej niż jednym projektem badawczym, ale tylko wtedy, kiedy projekty były zgłoszone w różnych edycjach konkursów (np. SYMFONIA 3 i OPUS 9). Dana osoba nie może pełnić w projekcie więcej niż jednej roli (np. osoba będąca w projekcie kierownikiem nie może być w tym samym projekcie wykonawcą).

W realizacji projektu, oprócz kierownika projektu mogą brać udział kierownicy zespołów naukowych wskazani:

• w porozumieniu o współpracy przy realizacji międzydziedzinowego projektu badawczego w przypadku, gdy wnioskodawcą jest jednostka naukowa;
• w umowie o utworzeniu konsorcjum w przypadku, gdy wnioskodawcą jest konsorcjum naukowe.

Do realizacji projektu badawczego kierownik projektu może zaangażować również partnerów będących indywidualnymi uczonymi, którzy nie są zatrudnieni w żadnym z wnioskujących podmiotów, przy czym partnerzy mogą być liderami polskich lub zagranicznych zespołów naukowych. Partnerzy załączają list intencyjny. W skład zespołu badawczego mogą wchodzić badacze niezależnie od swojego wieku, obywatelstwa oraz kraju rezydencji.

Łączna liczba kierowników i partnerów nie może przekroczyć czterech, przy czym w realizacji projektu może występować dowolna (uzasadniona zakresem tematycznym projektu) liczba wykonawców powiązanych ze wskazanymi zespołami naukowymi.

W konkursie SYMFONIA oceniany jest zarówno dorobek naukowy kierownika projektu, jak i dorobek naukowy kierowników zespołów badawczych oraz partnerów.

W polskich zespołach badawczych muszą zostać utworzone nowe, pełnoetatowe miejsca pracy dla przynajmniej dwóch osób ze stopniem naukowym doktora (stanowisko typu „post-doc” – łączny okres zatrudnienia osób na tym stanowisku nie może być krótszy niż dwukrotność zaplanowanego czasu trwania projektu oraz przynajmniej czterech doktorantów. Łączny okres zaangażowania doktorantów nie może być krótszy niż czterokrotność zaplanowanego czasu realizacji projektu.

W ramach jednego pełnego etatu można zatrudniać więcej niż jedną osobę. Na przykład w ramach etatu zaplanowanego na 5 lat można zatrudnić jedną osobę na 2 lata, następnie kolejną osobę na kolejne 2 lub 3 lata. Osoby zatrudniane w ramach ww. etatów powinny być wybierane w ramach otwartych konkursów. Zaplanowanie zatrudnienia w projekcie osoby będącej już etatowym pracownikiem danej jednostki nie będzie traktowane jako stworzenie nowego miejsca pracy.

Stypendia dla co najmniej 4 doktorantów muszą być zaplanowane zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku nr 4 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich, określonego uchwałą Rady NCN nr 98/2015 z dnia 10 grudnia 2015 r., zwanego dalej „Regulaminem”.

Zgodnie z zapisami uchwały, stypendystą może być tylko doktorant, który będzie wybrany zgodnie z zasadami konkursowymi opisanymi w ww. regulaminie. Nie może to być osoba wymieniona z imienia i nazwiska we wniosku. Wysokość stypendium musi mieścić się w granicach 500-3000 zł/miesiąc, każde stypendium musi być przyznane na okres mieszczący się w granicach od 6 do 60 miesięcy.

Zgodnie z ww. regulaminem, w jednym wniosku można zaplanować maksymalnie 10 stypendiów NCN: oprócz 4 stypendystów, którzy muszą być doktorantami można zaplanować jeszcze 6 stypendiów dla osób wymienionych w regulaminie, czyli:

1. studenta studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych II stopnia,
2. studenta co najmniej 4 roku studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych jednolitych studiów magisterskich,
3. doktoranta.

Kierownik projektu i wszyscy wykonawcy planujący wynagrodzenie jako członkowie zespołu badawczego zlokalizowanego na terenie Polski muszą być zatrudnieni przez polski podmiot, do którego zostaną przekazane środki finansowe.

Budżet wynagrodzeń może obejmować środki na wynagrodzenia etatowe, wynagrodzenia dodatkowe oraz stypendia naukowe. Wprowadzone zmiany mają na celu tworzenie opłacanych ze środków grantu nowych, pełnoetatowych miejsc pracy dla kierowników projektu oraz osób zatrudnianych na stanowiskach typu post-doc. Wysokość budżetu wynagrodzeń uzależniona jest od wielkości zespołu naukowego. Kierownik projektu oraz kierownik zespołu otrzymuje do dyspozycji pulę na wynagrodzenia, które może wykorzystać w określonym czasie dla określonego typu zatrudnienia. W konsekwencji, na etapie sporządzania wniosku nie trzeba już szczegółowo planować dystrybucji puli wynagrodzeń dodatkowych – będzie nią na bieżąco dysponować kierownik, co pozwoli mu elastycznie kształtować skład zespołu badawczego, adekwatnie do potrzeb projektu. Proszę pamiętać, że z formularza wniosku zniknął wymagany dotychczas wskaźnik procentu czasu poświęconego na realizację projektu w ramach wszystkich obowiązków zawodowych oraz kwoty za jednostkę czasu.

7. Okres realizacji projektu

Okres realizacji projektu musi wynosić 36 lub 48 lub 60 miesięcy.

8. Finansowanie projektu

UWAGA: wysokość finansowania wszystkich składowych projektu, w tym kosztów aparatury, na cały okres realizacji projektu nie może być niższa niż 2 mln zł.

Planowane koszty uwzględniają zasady określone w załączniku nr 5 do Ogłoszenia o konkursie SYMFONIA 4 (załączniku nr 4 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich, określonego uchwałą Rady NCN nr 98/2015 z dnia 10 grudnia 2015 r., zwanego dalej „Regulaminem”, dotyczącym kosztów w projektach badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki);

NCN nie narzuca procentowego udziału poszczególnych rodzajów kosztów w kosztorysie. Wszystkie koszty muszą być uzasadnione w przekonujący sposób.

Koszt zakupu pojedynczego aparatu naukowo-badawczego finansowanego ze środków NCN nie może być wyższy niż 150 tys. zł w dziale nauk humanistycznych, społecznych i o sztuce (HS) oraz 500 tys. zł w dziale nauk ścisłych i technicznych oraz nauk o życiu. W konkursie SYMFONIA 4 zapis należy interpretować w następujący sposób: grupa badawcza wykonująca część projektu o tematyce dotyczącej dziedziny HS może zaplanować zakup pojedynczego aparatu za maksymalną kwotę 150 tys. zł. Grupa badawcza wykonująca część projektu o tematyce dotyczącej działów ST lub NZ może zaplanować zakup pojedynczego aparatu za maksymalną kwotę 500 tys. zł.

Koszty pośrednie w projekcie nie mogą przekraczać  30% wnioskowanych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów ujętych w zakładce Aparatura.

Niedopuszczalne jest wielokrotne finansowanie tych samych zadań badawczych w projektach realizowanych przez dany zespół. Przystępujący do konkursu oświadczają więc, że zadania badawcze wskazane w projekcie nie są i nie były finansowane z innych źródeł. Jeśli kierownik równocześnie ubiega się o finansowanie projektu z innego źródła, zobowiązany jest podać to źródło. W przypadku otrzymania finansowania tego samego projektu z różnych źródeł, kierownik projektu informuje o tym fakcie Centrum oraz może wybrać źródło finansowania. Kierownik projektu jest ponadto zobowiązany przedstawić we wniosku zbliżone tematycznie projekty, w których biorą udział członkowie jego zespołu, już finansowane (w tym przez NCN) lub rozpatrywane w ramach aktualnych konkursów NCN. Należy wyszczególnić i opisać  różnice w tych projektach, żeby rozwiać ewentualne wątpliwości, które mogą się pojawić wśród ekspertów i/lub recenzentów i mogą dotyczyć nakładania się zadań badawczych i ich podwójnego finansowania.

UWAGA: wniosek oceniany w danym konkursie lub rozpatrywany w ramach postępowania odwoławczego nie może być złożony ponownie aż do czasu uzyskania ostatecznej decyzji.

Każdy partner przedstawia własny kosztorys cząstkowy projektu, w którym zawiera: koszty wynagrodzenia, koszty aparatury, inne koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. W przypadku uzyskania finansowania fundusze przelewane są na konto wnioskodawcy (lidera konsorcjum), który zobowiązany jest do odpowiedniego przekazania środków do partnerów projektu, zgodnie z kosztorysami cząstkowymi.

W projekcie można zaplanować koszty w ramach współpracy z partnerami zagranicznymi, koszty te może zaplanować tylko kierownik projektu w pozycji kosztorysu: „usługi obce w ramach współpracy z partnerami projektu”. Koszty te mogą obejmować: materiały potrzebne do wykonania części projektu wykonywanej przez zespół zagraniczny, inne koszty. Wszystkie te koszty muszą być opisane i uzasadnione w odpowiedniej sekcji dla każdego z partnerów zagranicznych osobno.

9. Ocena projektu

Ocena projektu przebiega w następujących etapach:

1. Ocena formalna wniosku wykonywana przez koordynatorów dyscyplin. Wniosek, który zostanie negatywnie zweryfikowany podczas oceny formalnej, nie jest przekazywany do oceny merytorycznej.

UWAGA: wniosek może być zdyskwalifikowany ze względów formalnych również na pozostałych etapach oceny.

2. I etap oceny merytorycznej, podczas którego troje członków międzynarodowego Zespołu Ekspertów ocenia wnioski indywidualnie. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz szczegółowy opis projektu badawczego. Oceny są uzgadniane podczas pierwszego posiedzenia Zespołu Ekspertów.
3. II etap oceny merytorycznej, podczas którego co najmniej troje ekspertów zewnętrznych (czyli spoza Zespołu Ekspertów) ocenia indywidualnie zakwalifikowane do drugiego etapu oceny wnioski. Na tym etapie oceniany jest formularz oraz szczegółowy opis projektu badawczego. Międzynarodowy Zespół Ekspertów przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną w języku angielskim z kierownikiem projektu.

Ostateczne oceny są ustalane na podstawie ocen indywidualnych, ocen specjalistycznych oraz rozmowy kwalifikacyjnej podczas drugiego posiedzenia Zespołu Ekspertów. Zespół rekomenduje wnioski do finansowania oraz rekomenduje wysokość kosztów projektu.

UWAGA: w drugim etapie oceny wnioski mogą być wysyłane do oceny do recenzentów zagranicznych, stąd tak ważne jest poprawne przygotowanie wersji anglojęzycznej wniosku.

10. Format i zawartość streszczenia, streszczenia popularnonaukowego oraz opisu szczegółowego projektu

Wymagany format tekstu to: rozmiar strony – A4, typ czcionki – Times New Roman, wielkość czcionki – przynajmniej 11 (preferowana 11-12), interlinia – pojedyncza, marginesy boczne – 2 cm, dolne – 1,5 cm.

Streszczenie nie może przekroczyć objętości 1 strony zdefiniowanego powyżej maszynopisu; należy je przygotować w języku polskim i angielskim.

Każdy projekt, który otrzyma finansowanie zostanie zaprezentowany na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki w postaci popularnonaukowego streszczenia po zakwalifikowaniu projektu do finansowania i ogłoszeniu wyników konkursu. W ten sposób NCN planuje przybliżyć szerokiemu gronu odbiorców badania finansowane za swoim pośrednictwem ze środków publicznych. W popularnonaukowym streszczeniu projektu należy podać cel projektu, opisać jakie badania podstawowe realizowane będą w projekcie oraz podać powody podjęcia danej tematyki badawczej. Streszczenie powinno zawierać wyłącznie takie dane, które podmiot wnioskujący i kierownik projektu chcieliby udostępnić na tej stronie.

Szczegółowy opis projektu badawczego nie może przekroczyć 15 stron maszynopisu; musi być przygotowany w języku angielskim, niezależnie od panelu, do którego wniosek jest składany.

Należy bezwzględnie przestrzegać podanych limitów objętości tekstu, bowiem ich zachowanie podlega ocenie formalnej. Wskazana dopuszczalna liczba stron obejmuje opis projektu wraz z literaturą.

Streszczenie oraz popularnonaukowe streszczenie oraz szczegółowy opis projektu można załączyć do systemu tylko w postaci plików PDF.

Przy tworzeniu pliku PDF dla streszczenia oraz opisu projektu należy zachować wymaganą strukturę informacji (właściwa kolejność i nazwy sekcji w odpowiedniej wersji językowej).

11. Dodatkowe zgody

Jeżeli zgłaszany projekt obejmuje badania związane z wymogiem uzyskania dodatkowych zezwoleń (właściwej komisji bioetycznej, lokalnej komisji etycznej do spraw przeprowadzania doświadczeń na zwierzętach, zgody wymaganej na podstawie przepisów o ochronie przyrody lub przepisów o organizmach genetycznie modyfikowanych lub innych pozwoleń zgodnych z zasadami dobrych praktyk obowiązujących w danej dyscyplinie/dyscyplinach naukowych), wnioskodawca samodzielnie deklaruje we wniosku, czy planowane przez niego badania wymagają dodatkowych zgód lub pozwoleń. Deklaracja jest weryfikowana przez Zespół Ekspertów.

Jeśli Zespół Ekspertów stwierdzi, że badania zaplanowane w projekcie wymagają odpowiednich zgód lub pozwoleń, a nie zostało to oświadczone przez kierownika, projekt może zostać odrzucony z dalszego postępowania ewaluacyjnego.

Jeśli badania mogą nasuwać wątpliwości etyczne, kierownik może je wyjaśnić w oknie: „Opis działań podjętych w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie/dyscyplinie naukowej (maks. 2,5 tys. znaków ze spacjami)”. Należy wówczas przedstawić nr uzyskanych zgód lub wyjaśnić, dlaczego zgoda nie jest konieczna.

Wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku kopii właściwych zgód, natomiast, będąc świadomy odpowiedzialności karnej, oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

12. Wysyłanie/przekazanie wniosku do NCN

Wnioski muszą być kompletne (kompletność sprawdza się w systemie OSF przyciskiem Sprawdź kompletność i następnie Pokaż szczegóły). System nie zezwala na przesłanie do NCN wniosku, w którym nie zostały wypełnione wymagane pola lub dołączone obowiązkowe załączniki.

Wniosek należy złożyć w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. Do konkursu dopuszczane są jedynie te wnioski, które zostały poprawnie i terminowo złożone, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Wersje elektroniczna i papierowa wniosku muszą być tożsame. Każda zmiana treści w wersji elektronicznej pociąga za sobą konieczność sporządzenia nowego wydruku wniosku. Kierownik projektu składa oświadczenie o zgodności wersji elektronicznej i papierowej formularza. Prosimy zwrócić uwagę, że wersja drukowana wniosku obejmuje tylko niektóre sekcje.

Wnioski niekompletne, niespełniające warunków określonych w ogłoszeniu o konkursie, dostarczone tylko w wersji elektronicznej lub tylko w wersji papierowej, nadesłane po terminie lub pod niewłaściwy adres nie będą rozpatrywane.

Wniosek w wersji elektronicznej składa się poprzez system OSF. W celu przesłania wniosku należy użyć opcji Wyślij do NCN. System jest zamykany o godz. 23:59:59 ostatniego dnia składania wniosków. Po tym terminie wniosku nie da się ani edytować, ani wysłać do NCN drogą elektroniczną, choć możliwe jest jego wydrukowanie. Potwierdzeniem faktu, że wniosek został prawidłowo wysłany jest zmiana jego statusu w systemie z w przygotowaniu na wysłany. NCN nie odpowiada za trudności ze złożeniem wniosku w przypadku przeciążenia systemu w ostatnich dniach składania wniosków.

Formularz drukuje się z systemu OSF przy użyciu przycisku Drukuj wersję do NCN. Wydruk ten jest jedyną akceptowaną przez NCN wersją papierową wniosku.

UWAGA: przed wydrukowaniem należy zwrócić uwagę na ustawienia druku, bowiem wydruk musi zawierać wszystkie niezbędne elementy: nagłówki stron, stopki itp. Samo wydrukowanie wniosku z systemu nie oznacza jego przesłania do NCN-u. Wersja papierowa wniosku musi być opatrzona oryginałami wymaganych pieczęci oraz podpisana przez osobę/osoby reprezentujące kierowników. Skany ani faksymile nie są akceptowane.

Wniosek w wersji papierowej wydrukowany z systemu OSF w jednym egzemplarzu, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami (np. formularzem występowania/niewystępowania pomocy publicznej), należy przekazać do siedziby Narodowego Centrum Nauki, ul. Królewska 57, 30-081 Kraków, dopisując na kopercie nazwę konkursu (SYMFONIA 4). Wniosek można doręczyć do NCN-u osobiście lub przesłać za pośrednictwem dowolnego operatora pocztowego, o ile wpłynie on do NCN-u przed upływem terminu naboru wniosków. W przypadku wniosków wysyłanych w ostatnim dniu naboru termin uważa się za zachowany, jeżeli wniosek został nadany w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (aktualnie Poczty Polskiej): decyduje wówczas data stempla pocztowego. Z powodu dużej liczby zgłoszeń do konkursu, NCN nie wysyła potwierdzenia otrzymania papierowej wersji wniosku. W celu uzyskania takiego potwierdzenia należy nadać wniosek specjalnym listem za potwierdzeniem odbioru.

W przypadku sygnowania wniosku przez pełnomocnika kierownika projektu należy wraz z wnioskiem przesłać oryginał pełnomocnictwa.

Do wniosku nie należy dołączać innych załączników niż wymagane.