Zmiana zasad dostarczania dokumentów do NCN

W związku z istniejącym w Polsce stanem epidemii i związanymi z tym ograniczeniami Narodowe Centrum Nauki zwraca się z prośbą o przesyłanie wszelkiej korespondencji wyłącznie drogą elektroniczną. Informujemy, że Centrum nie będzie przyjmowało korespondencji związanej z projektami naukowymi, stażami, stypendiami i działaniami naukowymi w formie papierowej nadanej od dnia 3 kwietnia 2020 r. aż do odwołania. Dodatkowo Centrum informuje, że od dnia 2 kwietnia 2020 r. osoby nie będące pracownikami Biura, kurierami czy pracownikami poczty nie będą miały wstępu na teren siedziby NCN. 

Wszelka dokumentacja dotycząca umów na realizację i finansowanie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora, stypendiów doktorskich, działań naukowych (dalej „Umowy grantowe”) powinna być od ww. dnia wyłącznie opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym właściwych osób i przesłana na adres ESP Centrum (/ncn/SkrytkaESP). Dotyczy to zarówno dokumentów, które Beneficjenci NCN zobowiązani są złożyć na podstawie zapisów Umów grantowych, jak i tych do złożenia których są uprawnieni.

W przypadku braku możliwości podpisania dokumentacji, o której mowa powyżej, kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez kierownika projektu możliwe jest:

1. gdy dokument powinien być podpisany tylko przez kierownika projektu - przesłanie do Centrum skanu/zdjęcia dokumentu odręcznie podpisanego przez kierownika projektu. Dokument taki powinien być wysłany na adres ESP Centrum lub mailowo do opiekuna projektu.

2. gdy dokument powinien być jednocześnie podpisany przez kierownika projektu i osoby reprezentujące podmiot, w którym realizowana jest Umowa grantowa:

1. przesłanie (wyłącznie na adres ESP Centrum) podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby reprezentujące podmiot zeskanowanego dokumentu podpisanego odręcznie przez kierownika projektu lub
2. przesłanie (wyłącznie na adres ESP Centrum) dwóch plików: skanu/zdjęcia dokumentu podpisanego odręcznie przez kierownika projektu i tego samego dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób reprezentujących podmiot.

Po odwołaniu tego komunikatu dokumenty oryginalnie podpisane przez kierowników projektów będą musiały być dostarczone do Centrum na zasadach dotychczasowych, o czym Centrum bezzwłocznie poinformuje odrębnym komunikatem.

Powyższe zasady dotyczą Umów grantowych, w których zapisy wymagają przesyłania dokumentów w formie pisemnej (papierowej). Dokumenty dotyczące Umów grantowych, w których zapisy wymagają przesyłania dokumentów w formie elektronicznej muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym właściwych osób i przesłane na adres ESP Centrum.

Za powyższe zmiany i ewentualne wynikające z nich utrudnienia, Centrum przeprasza, jednakże niniejsze działania są konieczne i służą ograniczaniu ryzyka zarówno dla osób przygotowujących i nadających korespondencję po Państwa stronie, jak i kurierów, listonoszy oraz pracowników NCN ją odbierających. W związku z powyższym bardzo prosimy o bezwzględne zastosowanie się do niniejszego komunikatu.

Przypominamy również, że już 20 marca 2020 r. Dyrektor NCN pismem poinformował Państwa o formie elektronicznej jako preferowanej przy wykonywaniu obowiązków wynikających z umów grantowych.