Jak współpracuje się z NCN – wyniki badania ankietowego pracowników administracyjnych jednostek naukowych

Dokument umieszczony poniżej prezentuje wyniki badań empirycznych przeprowadzonych na zlecenie Narodowego Centrum Nauki wśród przedstawicieli jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych w jednostkach naukowych za obsługę projektów badawczych finansowanych przez NCN. Na badanie składały się między innymi indywidualne wywiady pogłębione oraz wspomagane komputerowo wywiady telefoniczne wśród przedstawicieli działów nauki beneficjentów konkursów NCN, którzy są w stałym kontakcie z biurem Centrum. Były to pierwsze tego typu i zrealizowane na taką skalę badania zlecone przez Narodowe Centrum Nauki.

Badanie zostało przeprowadzone między październikiem 2013 r. a lutym br. przez firmę badawczą Instytut Badawczy ProPublicum Sp. z o.o. Prezentacja przedstawia podstawowe cele badawcze, wyniki, wnioski oraz rekomendacje.

Wyniki badania przyniosły szereg interesujących, z punktu widzenia NCN informacji. Stanowią one niewątpliwie istotne źródło wiedzy na temat postrzegania Centrum przez przedstawicieli instytucji, będących „klientami”, a jednocześnie odbiorcami i współpracownikami NCN w zakresie finansowania i administrowania badań naukowych. W tym miejscu chcielibyśmy podziękować wszystkim uczestnikom badania za poświęcony czas i zaangażowanie w ważne dla nas, ale miejmy nadzieję także dla nich, przedsięwzięcie badawcze.

Wyniki badania – prezentacja

Komentarz NCN do prezentacji

Poniżej zamieszczamy komentarze Narodowego Centrum Nauki odnoszące się do niektórych, wybranych zaleceń wykonawcy badania oraz do wskazanych w prezentacji utrudnień we współpracy z NCN. Oczywiście, wszystkie rekomendacje firmy badawczej będą szczegółowo analizowane, jednak do niektórych z nich już teraz można przedstawić wyjaśnienia.

• Niestabilnie działający OSF – jeden z krytyczniej ocenianych przez badanych elementów

W kontekście dyskusji nad efektywnością i sprawnością funkcjonowania systemu Obsługi Strumieni Finansowania (OSF) należy uwzględnić fakt, że Narodowe Centrum Nauki jedynie korzysta z systemu OSF, którego operatorem na zlecenie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego jest Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy w Warszawie. System OSF wykorzystuje serwery OPI i w gestii tego ośrodka leży obsługa techniczna systemu. NCN współpracuje z operatorem systemu w celu jego dostosowywania do potrzeb obsługi konkursów.

• Należy dokonać rzetelnej weryfikacji wniosku o finansowanie pod kątem logicznym i technicznym (wersja elektroniczna), z włączeniem w ten proces najbardziej krytycznych recenzentów (przedstawicieli środowiska naukowego, ale nie tylko) i opracować na tej podstawie wersję udoskonaloną, wolną od zgłaszanych wad (rekomendacja 4, slajd 42)

Odpowiedź na ten postulat przynosi między innymi lektura artykułu „Wniosek o finansowanie badań okiem koordynatorki dyscyplin" dr Doroty Kiebzak-Mandery (Koordynatora Dyscyplin w NCN), który opublikowano w najnowszym numerze Forum Akademickiego (01/2014).

• Wobec dużego stopnia kontrowersji wokół oceny wniosków przez zagranicznych recenzentów wskazane jest opublikowanie statystyk na temat liczby wniosków kierowanych do oceny zagranicznych recenzentów (rekomendacja 6, slajd 43)

Tego rodzaju zestawienia statystyczne dotyczące udziału recenzentów zagranicznych wśród naszych ekspertów były już prezentowane m.in. w sprawozdaniu z działalności NCN za 2012 r., które jest dostępne na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (str. 58-59).

Dla celów wewnętrznych Centrum takie analizy prowadzone są na bieżąco. W związku ze zgłaszaną między innymi ze strony wnioskodawców oraz pracowników obsługujących projekty badawcze potrzebą dostępu do tego typu informacji, NCN planuje w najbliższym czasie opublikować szczegółowe dane na temat recenzentów zagranicznych, którzy brali udział w drugim etapie oceny konkursów rozstrzygniętych w 2013 r.

• Należy zwiększyć dostępność pracowników NCN, przy czym badanie nie wskazuje jednoznacznie ani na skalę problemu „niewielkiej dostępności”, ani też nie wyjaśnia jego przyczyn (rekomendacja 9, slajd 44)

Jako komentarz do rekomendacji warto w tym miejscu przedstawić informację na temat liczby wniosków przypadających na jednego pracownika NCN w porównaniu do innych zagranicznych agencji finansujących badania naukowe, która została opublikowana w artykule „NCN – pierwsze doświadczenia” w Forum Akademickim (11/2011, str. 30). Dane te dotyczą pierwszego roku funkcjonowania NCN. W kolejnych latach średnio na jednego pracownika biura NCN przypadało: w 2012 r. ok. 120 wniosków, natomiast w 2013 r. ok. 112. Równocześnie NCN w 2013 r. nadzorował realizację ponad 10 tys. projektów, co daje niemal 100 projektów przypadających na pojedynczego pracownika.

• Wskazane jest skrócenie czasu oceny wniosków (także raportów) (rekomendacja 10, slajd 45)

Narodowe Centrum Nauki sukcesywnie udoskonala także pod względem czasowym procedurę oceniania wniosków. W 2012 r. średnia liczba dni od zakończenia naboru do opublikowania list rankingowych dla wszystkich edycji konkursów NCN wyniosła 127 dni, natomiast w 2013 – 130 dni. W 2013 r. czas oceny projektów żadnego z konkursów nie trwał dłużej niż pięć miesięcy, przy czym dla niektórych konkursów projekty zostały ocenione w czasie krótszym niż cztery miesiące (konkursy ETIUDA 1, FUGA 2, HARMONIA 4 oraz MAESTRO 4).

Narodowe Centrum Nauki umieszcza również w systemie OSF informacje o wynikach pierwszego i drugiego etapu oceny wniosków, zaś czas pomiędzy opublikowaniem rozstrzygnięć danego rodzaju konkursów a kolejnym naborem tego rodzaju konkursów wynosi co najmniej miesiąc.

Warto w tym miejscu przywołać dotyczący tej sprawy komentarz Dyrektora NCN, prof. Andrzeja Jajszczyka zawarty w artykule „Dziesięć mitów na temat NCN", który ukazał się w najnowszym numerze „Forum Akademickiego” (01/2014).

Mit 5. Proces oceny wniosków jest zbyt długi. Cykl przetwarzania wniosków grantowych w NCN, od chwili zamknięcia naboru zgłoszeń do ogłoszenia końcowych wyników, wynosi pięć miesięcy. Czas ten wynika z konieczności przeprowadzenia dwóch etapów oceny środowiskowej, w  tym pozyskania recenzji zewnętrznych, również zagranicznych. Ten krótki okres stanowi znaczne obciążenie zaangażowanych w ocenę ekspertów, a  także etatowych pracowników NCN. Nie pozwala także prak-tycznie na interakcje między wnioskodawcami a  pracownikami agencji na etapie składania wniosków i ich oceny formalnej. Chodzi między innymi o to, by po ogłoszeniu wyników zostało jeszcze nieco czasu przed zamknięciem zgłoszeń na kolejne konkursy. Warto tu przypomnieć, że amerykańska agencja NSF chwali się na swojej stronie internetowej, że aż 70% wniosków udaje się im załatwić w czasie nie dłuższym niż sześć miesięcy. Tym, którzy tęsknią do możliwości wielokrotnego wprowadzania poprawek w już zgłoszonych wnioskach, można przypomnieć, że przed powstaniem NCN były trzy rodzaje standardowych konkursów (obecnie jest ich dziesięć), ogłaszanych co pół roku (obecnie konkursy NCN ogłasza się co kwartał).

Jednocześnie należy podkreślić, że obowiązujący obecnie czas oceny wniosków w NCN nie odbiega od standardów innych europejskich agencji tego typu. Europejska Rada ds. Badań Naukowych (European Research Council), na której wzorowane jest NCN, informuje na swoich stronach, że czas oceny wniosków wynosi około 5 miesięcy (dla Starting Grants oraz Consolidator Grants).[1]