Instrukcja przygotowania i składania wniosku w konkursie SONATA BIS 5 – wypełnianie zakładek formularza

Przejdź do:

• INFORMACJE OGÓLNE
• PRZYGOTOWANIE WNIOSKU W SYSTEMIE OSF

1. Zakładka: WNIOSKODAWCA/PODMIOT REALIZUJĄCY

Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować niżej wymienione podmioty, dla których finansowanie projektu nie będzie stanowić pomocy publicznej:

1. jednostka naukowa;
2. konsorcjum naukowe;
3. sieci naukowe i jednostki organizacyjne uczelni niebędące podstawowymi jednostkami organizacyjnymi;
4. centrum naukowo-przemysłowe;
5. centrum naukowe Polskiej Akademii Nauk;
6. centrum naukowe uczelni;
7. biblioteka naukowa;
8. jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną i siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
9. osoba fizyczna.

UWAGA! Z wnioskami o przyznanie środków finansowych na realizację projektów badawczych mogą występować wyżej wymienione podmioty, pod warunkiem, że finansowanie projektu nie będzie stanowić dla nich pomocy publicznej.

W sekcji Status wnioskodawcy należy za pomocą przycisku Edytuj z listy wybrać właściwy status. Po wyborze system tworzy odpowiedni formularz wniosku.

UWAGA! W trakcie tworzenia wniosku można zmienić status wnioskodawcy, ale to wiąże się z koniecznością aktualizacji innych danych w formularzu.

W sekcji Wnioskodawca należy zidentyfikować wnioskodawcę: podmiot składający wniosek samodzielnie lub lider podmiotu złożonego, czyli podmiot reprezentujący wszystkich członków podmiotu złożonego. Podmiotami złożonymi są konsorcja naukowe, sieci naukowe, centra naukowo-przemysłowe, centra naukowe Polskiej Akademii Nauk oraz centra naukowe uczelni (z wyjątkiem centrów naukowych uczelni utworzonych w ramach struktury jednej uczelni). Informacje o pozostałych członkach/uczestnikach podmiotu złożonego (poza liderem) podawane są w zakładce Partnerzy.

UWAGA! Uprzejmie informujemy, że przed pobraniem jakichkolwiek informacji z bazy OPI należy sprawdzić, czy dane w powyższym systemie są aktualne. Jeśli którekolwiek z danych są nieaktualne prosimy o niezwłoczny kontakt z działem technicznym OPI pod adresem e-mail: aktualizacja@opi.org.pl

Dla osób fizycznych zakładka Wnioskodawca zmienia nazwę na Jednostka realizująca: należy w niej podać dane dotyczące jednostki, w której będzie wykonywany projekt.

Jako wnioskodawcę można wskazać podmiot figurujący w bazie OPI (przycisk Wybierz z bazy OPI) lub wprowadzić nowy podmiot (przycisk Dodaj spoza bazy). Dane wnioskodawcy muszą być kompletne, zgodne z dokumentami rejestrowymi oraz ze stanem faktycznym: należy więc je zweryfikować i uzupełnić. Kolejne okna otwiera się przyciskami Edytuj. Wszystkie wymagane rubryki muszą być starannie wypełnione.

Przed wypełnieniem formularza należy uzyskać odpowiednie informacje z jednostki, w której będzie realizowany projekt. Narodowe Centrum Nauki udostępnia bazę linków odnoszących się do danych jednostek pod adresem https://ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/konkursy/dane-jednostek. Proszę pamiętać, że jeśli baza nie zawiera odnośnika do formularza z danymi Państwa jednostki, uprzejmie prosimy o kontakt z działem administracyjnym lub finansowym właściwym dla Państwa jednostki.

Po określeniu Wnioskodawcy/Podmiot realizujący sekcja ta podzieli się na dwie części:

• Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 1,
• Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 2.

Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 1

1. Nazwa podmiotu (w języku polskim i angielskim) i adres siedziby – należy podać pełną nazwę podmiotu oraz kompletny adres siedziby.   
2. Siedmiocyfrowy identyfikator gminy  – należy wpisać numer gminy, na obszarze której podmiot ma siedzibę. Można go odnaleźć, używając przycisku Wykaz identyfikatorów (wykaz jest zgodny z Wykazem identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnego kraju Głównego Urzędu Statystycznego). Należy odszukać właściwą gminę, a przypisany jej siedmiocyfrowy numer wpisać do formularza. Na podstawie tego numeru system wpisze odpowiednią nazwę gminy.
3. Adres korespondencyjny – poprawnie wprowadzone aktualne dane korespondencyjne (m.in. telefon, adres e-mail, opcjonalnie – fax, www itd.) umożliwią szybką i skuteczną komunikację; dane będą wykorzystywane do przesyłania oficjalnej korespondencji w sprawie projektu. Jeżeli te dane zmienią się w trakcie oceny lub wykonywania projektu, należy niezwłocznie powiadomić o tym NCN.
4. Status organizacyjny – wybiera się z listy oznaczonej kodami od A.1 do B.1. W przypadku, kiedy  wnioskodawca należy do kategorii szkoły wyższej (A.1), podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni (A.2) lub jednostki organizacyjnej uczelni niebędącej podstawową jednostką organizacyjną (A.3), należy dodatkowo określić rodzaj podmiotu sprawującego nadzór oraz zakres uprawnień do nadawania stopni naukowych oraz profil działalności. W tym celu należy wybrać odpowiednie kategorie z list rozwijanych.
5. Pytanie: Czy podmiot stanowi jednostkę zaliczaną do sektora finansów publicznych? wymaga odpowiedzi tak lub nie. Wskazana odpowiedź zostanie przeniesiona do treści oświadczenia osoby upoważnionej/osób upoważnionych do reprezentowania  podmiotu.
6. We wniosku należy podać właściwy numer NIP, REGON i KRS. Jeżeli wnioskodawca nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorstw KRS, należy z prawej strony zaznaczyć nie dotyczy; można podać również numer EDG (numer wpisu do ewidencji działalności gospodarczej).
7. Pytanie: Czy podmiot pozostaje pod zarządem komisarycznym lub znajduje się w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego? wymaga odpowiedzi tak lub nie.
8. Kwestionariusz niewystępowania pomocy publicznej wypełniają WSZYSCY wnioskujący. Kwalifikacja zależy od statusu podmiotu zatrudniającego kierownika projektu. Na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki znajduje się baza linków do formularzy zawierających informacje dotyczące statusów niektórych jednostek, z których można skorzystać przy wypełnianiu tej sekcji wniosku. Jeśli danych Państwa jednostki nie ma w wykazie, zalecamy przed wypełnieniem kwestionariusza skonsultować się z pracownikami działów administracyjno-finansowych instytucji, w których ma być realizowany projekt. Przed wypełnieniem Kwestionariusza należy wybrać Wzór oświadczenia i zapoznać się z tekstem informującym o zasadach występowania pomocy publicznej i kwalifikowania danego podmiotu do kategorii przedsiębiorstw. Kwestionariusz uzupełnia się po naciśnięciu przycisku Edytuj oświadczenie, odpowiadając na pytania wygenerowane przez system. Po udzieleniu odpowiedzi należy je zapisać. Jeśli w wyniku udzielonych odpowiedzi okaże się, że wnioskowane finansowanie stanowiłoby dla wnioskodawcy pomoc publiczną, wówczas nie będzie możliwości uzupełnienia dalszych części wniosku. Oznacza to jednocześnie, że taki podmiot nie może złożyć wniosku w konkursie. Po wypełnieniu Kwestionariusza należy wybrać przycisk Drukuj oświadczenie. Na ekranie otworzy się utworzone przez system Oświadczenie o niewystępowaniu pomocy publicznej wraz z wypełnionym kwestionariuszem. Oświadczenie należy wydrukować i przekazać wraz z wnioskiem do podpisu osobie upoważnionej/osobom upoważnionym do reprezentacji podmiotu. Podpisane oświadczenie należy dołączyć do papierowej wersji wniosku: jest to obligatoryjny załącznik do wniosku. UWAGA! Zmiana w Kwestionariuszu może powodować zmiany zakresu wymaganych danych.
9. Dane kierownika jednostki uzupełnia się w następnym oknie, po naciśnięciu przycisku Edytuj. System automatycznie wpisuje nazwę jednostki w formularzu.

Wnioskodawca/Podmiot realizujący poziom 2

Część danych w tej sekcji zaciąga się automatycznie po wybraniu  podmiotu realizującego, pozostałe informacje należy uzupełnić za pomocą przycisku Edytuj.

10. Pytanie: [w sekcji Wnioskodawca (poziom 2)] Czy jednostka otrzymuje dotację na działalność statutową z budżetu nauki? (działalność statutowa jest to realizacja określonych w statucie jednostki naukowej zadań związanych z prowadzonymi przez nią w sposób ciągły badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi) – wymaga odpowiedzi tak lub nie. UWAGA! Osoba fizyczna podaje w tym punkcie dane instytucji, w której zamierza realizować projekt. Jeżeli podmiot nie otrzymuje dotacji na działalność statutową z budżetu nauki, zarówno do wersji elektronicznej wniosku, jak i do wersji papierowej dołącza informacje dotyczące:
    
    • badań naukowych zrealizowanych w ostatnich 2 latach przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji pracowników;
    • aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych.

2. Zakładka: PARTNERZY

Ta zakładka jest aktywna wyłącznie w przypadku wniosków składanych przez podmioty złożone. Należy w niej podać dane wszystkich (oprócz lidera) członków podmiotów złożonych: zgodnie z wytycznymi do części Wnioskodawca.

3. Zakładka: INFORMACJE OGÓLNE

1. Tytuł projektu podany przy zakładaniu wniosku można dowolnie modyfikować w trakcie przygotowywania wniosku, nie można go natomiast formatować, tj. użyć kursywy, podkreśleń, indeksów dolnych i górnych, symboli itd. Tytuł wprowadzany jest za pomocą edytora tekstu w systemie OSF, bez możliwości wklejenia tekstu. Tytuł podaje się w dwóch tożsamych wersjach językowych, po polsku i po angielsku. Tytuł powinien być zwięzły i dobrze charakteryzować tematykę projektu.
2. Nr panelu dyscyplin; w tej zakładce można go zmienić.
3. Pomocnicze określenia identyfikujące wybiera się z listy po naciśnięciu przycisku Dodaj: najpierw wybieramy określenie nadrzędne, tj. NZ, HS lub ST, a następnie określenie z niższego poziomu. Co najmniej jedno z określeń musi być z panelu, do którego składany jest wniosek, pozostałe dwa określenia mogą być wybrane spoza panelu i działu, do którego składany jest wniosek, np. panel: HS6 (Człowiek i życie społeczne: psychologia, pedagogika, socjologia), pomocnicze określenie identyfikujące: NZ4_10 (Neuroobrazowanie). Należy wybrać co najmniej jedno określenie identyfikujące, ale nie można wybrać ich więcej niż trzy.
4. Planowany okres realizacji projektu podaje się w miesiącach. Należy wybrać z listy rozwijanej spośród następujących wariantów: 36, 48, 60. Czas trwania projektu, a co za tym idzie, planowane zadania badawcze, powinny być przemyślane i zaplanowane z najwyższą starannością, ponieważ  ewentualne zmiany w planie badań projektu po podpisaniu umowy są możliwe tylko w szczególnych przypadkach, za zgodą Dyrektora NCN i po aneksowaniu umowy. Okres realizacji projektu liczy się od dnia podpisania umowy.
5. Liczba wykonawców projektu (bez wykonawców zbiorowych) jest to liczba osób zaangażowanych w realizację projektu, obejmuje kierownika oraz wykonawców. Liczba wykonawców nie jest ograniczona, ale skład zespołu badawczego, w tym zasadność powołania do zespołu poszczególnych osób i koszty związane z ich zatrudnieniem, podlegają ocenie Zespołu Ekspertów. Liczba wykonawców wskazana w tej zakładce musi zgadzać się z liczbą wykonawców podaną w części dotyczącej wynagrodzeń. Wśród osób realizujących projekt, poza kierownikiem projektu, przez cały okres jego trwania, nie może być osób posiadających stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytułu naukowego. Wyłączeniu podlegają osoby realizujące projekt, które stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy uzyskają w trakcie realizacji projektu badawczego.
6. Słowa kluczowe nie mogą być identyczne ze słowami podanymi w opisie paneli, mają natomiast dobrze odzwierciedlać tematykę projektu. Polskie i angielskie słowa kluczowe muszą być tożsame, wpisywane słowa należy oddzielać przecinkami lub średnikami.
7. Pytanie: Czy projekt jest realizowany we współpracy międzynarodowej? należy wybrać tak lub nie, następnie z listy rozwijanej wybrać ten kraj / te kraje, z których pochodzą badacze z zagranicznych instytucji badawczych realizujących zadania badawcze (o ile tacy występują). Powyższe informacje wykorzystywane są do zestawień przygotowywanych przez NCN i nie wpływają na ocenę wniosku.  Za współpracę międzynarodową uważa się realizację zadań badawczych wraz z badaczami z zagranicznych instytucji badawczych. Za współpracę międzynarodową nie uznaje się:

• uczestnictwa w konferencjach międzynarodowych,
• upowszechniania wiedzy o projekcie za granicą,
• realizacji zadań badawczych przez zespół polski za granicą bez udziału badaczy z zagranicznych instytucji badawczych,
• współpracy z badaczami z zagranicy zatrudnionymi w polskich jednostkach badawczych.

8. Planowane nakłady, Ogółem oraz Na pierwszy rok realizacji projektu: te rubryki zostaną uzupełnione automatycznie przez system na podstawie danych z sekcji Kosztorys.

4. Zakładka: STRESZCZENIE – wypełniana po polsku i angielsku

Maks. 1 strona zdefiniowanego maszynopisu (rozmiar strony: A4, typ czcionki: Times New Roman, wielkość czcionki: 11-12 pkt, interlinia: pojedyncza, marginesy: boczne po 2 cm, dolne i górne – po 1,5 cm).

Tekst streszczenia wprowadza się w obu językach, polskim i angielskim. Treść streszczenia można wpisać albo (1) bezpośrednio w formularzu, albo (2) w osobnym pliku, który załącza się do wniosku: pliki muszą być zapisane w formacie PDF.

1. Przycisk Edytuj otwiera okna w zakładkach, tekst wpisuje się w edytorze. W formularzu należy otworzyć i wypełnić wszystkie kolejne zakładki. Przypominamy, że wpisywany tekst trzeba zapisywać każdorazowo, w każdej zakładce.
2. Treść podana w plikach PDF musi mieć taką samą strukturę jak w formularzu, tzn. tekst musi być podzielony na sekcje:
   
   1. Cel prowadzonych badań/hipoteza badawcza(Research project objectives/Hypothesis)
   2. Zastosowana metoda badawcza (Research project methodology)
   3. Wpływ spodziewanych rezultatów na rozwój nauki, cywilizacji, społeczeństwa (Research project impact)

Przypominamy, że streszczenie projektu nie może być identyczne ze skróconym opisem projektu badawczego.

UWAGA! Jeżeli streszczenie będzie dołączone w odrębnym pliku, proszę otworzyć kolejne zakładki w systemie i przeczytać krótkie wyjaśnienia dotyczące treści żądanej w każdym punkcie.

Zarówno podczas tworzenia pliku PDF, jak i zamieszczania streszczenia poprzez wypełnianie  poszczególnych zakładek, powinien być zachowany sumaryczny limit jednej strony (sprawdzenie objętości tekstu w systemie odbywa się na poziomie pliku wygenerowanego z tekstu zawartego w zakładkach za pomocą opcji: Pdf aktualnej wersji wniosku lub dołączonego pliku PDF). Prosimy o zwrócenie uwagi na umieszczenie właściwych wersji językowych nagłówków w pliku PDF.

5. Zakładka: POPULARNONAUKOWE STRESZCZENIE PROJEKTU - wypełniana w języku polskim i języku angielskim

Maks. 1 strona zdefiniowanego maszynopisu (rozmiar strony: A4, typ czcionki: Times New Roman, wielkość czcionki: 11-12 pkt, interlinia: pojedyncza, marginesy: boczne po 2 cm, dolne i górne – po 1,5 cm), wypełniana w języku polskim i angielskim.

Każdy projekt, który otrzyma finansowanie zostanie zaprezentowany na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki w postaci popularnonaukowego streszczenia po ogłoszeniu wyników konkursu. W ten sposób Centrum planuje przybliżyć szerokiemu gronu odbiorców badania finansowane za swoim pośrednictwem ze środków publicznych. Streszczenie powinno zawierać wyłącznie te dane, które podmiot wnioskujący i kierownik projektu chcieliby udostępnić na tej stronie.

Streszczenie powinno być przedstawione w języku polskim i angielskim. Należy pamiętać, że ta forma streszczenia będzie dostępna dla każdego zainteresowanego, również nie zajmującego się profesjonalnie badaniami naukowymi, dlatego warto odpowiednio dostosować jego styl językowy. Umieszczenie streszczenia popularnonaukowego projektu jest obowiązkowe, ale nie podlega ono ocenie merytorycznej.

6. Zakładka: UZASADNIENIE BADAŃ PODSTAWOWYCH – wypełniana wyłącznie w języku angielskim

W tej zakładce kierownik projektu może uzasadnić, że składany projekt dotyczy badań podstawowych. Podane informacje mogą pomóc Zespołowi Ekspertów w rozwianiu ewentualnych wątpliwości co do charakteru planowanych badań. Tekst wpisuje się w edytorze OSF, można wprowadzić maksymalnie 2500 znaków ze spacjami. Wypełnienie zakładki nie jest obowiązkowe.

7. Zakładka: WNIOSEK NOWY/ SKORYGOWANY – wypełniana wyłącznie w języku angielskim (maksymalnie 10 tys. znaków ze spacjami)

W tej zakładce kierownik projektu może poinformować, czy wniosek był już składany we wcześniejszych edycjach do NCN. Po podaniu numeru rejestracyjnego poprzedniego wniosku można wymienić zarzuty sformułowane przez ekspertów i zamieścić odpowiedzi na nie, a także wyjaśnić co zostało zmienione w projekcie (do 10000 znaków).

Proszę mieć na uwadze, że ze względu na nowe postępowanie konkursowe, wprowadzenie zmian we wniosku zgodnie z zaleceniami Ekspertów i Ekspertów zewnętrznych nie gwarantuje uzyskania finansowania w konkursie, w którym składany jest wniosek.

8. Zakładka: KIEROWNIK PROJEKTU/WYKONAWCY

UWAGA! W konkursie SONATA BIS 5 nie ma możliwości wskazania w projekcie imiennie głównych wykonawców, a ankietę dorobku naukowego przedstawia tylko kierownik projektu.

Liczba wymienionych członków zespołu badawczego musi być zgodna z liczbą wykonawców podaną w zakładce Informacje ogólne.

Dana osoba nie może pełnić w projekcie więcej niż jednej roli (np. osoba mająca we wniosku status kierownika projektu nie może mieć w tym samym wniosku statusu wykonawcy).

Liczba wykonawców i wykonawców zbiorowych nie jest ograniczona.

WAŻNE! przy obliczaniu wysokości budżetu wynagrodzeń dodatkowych ze składu zespołu (kierownik projektu i wykonawcy) wyłącza się osoby, które w okresie realizacji projektu będą:

• zatrudnione z puli wynagrodzeń etatowych tego lub innego projektu NCN,
• będą pobierać stypendia naukowe w ramach tego lub innego projektu NCN.

Kierownikiem projektu może być osoba posiadająca stopień naukowy lub tytuł naukowy, która uzyskała stopień naukowy doktora w okresie od 2 do 12 lat przed rokiem wystąpienia z wnioskiem i tylko dla niej oceniana będzie ankieta dorobku naukowego. Dla konkursu ogłoszonego w 2015 r., kierownik projektu powinien mieć nadany stopień naukowy doktora w latach 2003 – 2012. Jeżeli kierownik przebywał w tym okresie na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim, urlopie rodzicielskim i urlopie wychowawczym udzielonym zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy lub pobierał zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji i leczenia, to dziesięcioletni okres wydłuża się o czas trwania urlopu, o ile kierownik projektu może go potwierdzić odpowiednim dokumentem. Stopień doktora musi być oficjalnie zatwierdzony w dniu złożenia wniosku. Kierownikiem może być doktor habilitowany, jak również profesor. Wiek metrykalny kierownika projektu nie ma znaczenia.

Podczas tworzenia nowego zespołu naukowego należy zwrócić szczególną uwagę na zasadność jego powołania, konieczność przeprowadzenia rekrutacji nowych osób do zespołu oraz nowatorskość prowadzonych badań o charakterze podstawowym. Osoby wchodzące w skład zespołu nie powinny ze sobą wcześniej współpracować przy realizacji projektów badawczych finansowanych w drodze konkursu. Poza kierownikiem projektu wśród osób realizujących projekt nie można planować zaangażowania osób posiadających stopień naukowy doktora habilitowanego lub tytuł naukowy, z wyłączeniem osób które w trakcie realizacji projektu uzyskają habilitację lub tytuł naukowy.

Ponadto wymaga się zaangażowania w projekcie doktoranta lub doktorantów na łączny okres co najmniej 36 miesięcy w trybie zgodnym z zasadami zawartymi w Regulaminie przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w projektach badawczych oraz regulaminie przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w ramach stypendiów doktorskich ETIUDA finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki.

Przez pojęcie doktorant należy rozumieć, zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz. U. z 2012, poz. 572, z późn. zm.), uczestnika studiów doktoranckich.

Członków zespołu badawczego wprowadza się przyciskami Wybierz z bazy OPI, Spoza bazy lub „Moi” wykonawcy.

• Osoby w bazie OPI wyszukuje się wg numeru PESEL, który jest  identyfikatorem każdej z osób w Bazie Nauki Polskiej. W razie konieczności dane wprowadzonej osoby należy uaktualnić, otwierając okno przyciskiem Edytuj. Należy wybrać podmiot, z ramienia którego dana osoba występuje (w projektach, dla których wnioskodawca składa wniosek samodzielnie – jako podmiot pojedynczy, system wypełnia podmiot automatycznie).
• Osoby spoza bazy: w formularzu podaje się dane wprowadzanej osoby.

W przypadku zatrudniania obcokrajowca należy zaznaczyć opcję obcokrajowiec oraz wprowadzić datę urodzenia oraz kraj pochodzenia osoby.

• W oknie Edytuj wprowadza się dane kierownika projektu i wykonawców oraz podaje:
  
  1. Typ zatrudnienia w projekcie:
     
     1. wynagrodzenie pełnoetatowe: dla kierownika projektu oraz osób na stanowisku typu post-doc można zaplanować wynagrodzenie w ramach budżetu wynagrodzeń etatowych pod warunkiem, że:

• Kierownik projektu

- nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub mianowania w podmiocie prowadzącym działalność dydaktyczną lub naukowo badawczą lub jest zatrudniony jako pracownik naukowy, naukowo-dydaktyczny lub badawczo-techniczny na podstawie umowy o pracę na czas określony, z terminem zakończenia tej umowy upływającym nie później niż 18 miesięcy od dnia zakończenia naboru wniosków w konkursie,

- w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie będzie pobierał innego wynagrodzenia w żadnej formie z projektów finansowanych przez NCN,

- w okresie pobierania tego wynagrodzenia nie będzie zatrudniony na podstawie umowy o pracę u jakiegokolwiek innego pracodawcy (również tego posiadającego siedzibę poza terytorium RP), jak również nie pobiera świadczeń emerytalnych,

- wysokość środków na zatrudnienie nie powinna przekraczać kwoty 140 tys. zł rocznie, w przypadku wskazania kwoty wyższej niż zalecana konieczne jest przedstawienia szczegółowego uzasadnienia we wniosku (w polu, które zostanie automatycznie wygenerowane podczas określania całkowitego wynagrodzenia w projekcie kierownika w kosztorysie).

• Osoba na stanowisku typu post–doc

- w okresie pobierania wynagrodzenia nie pobiera innego wynagrodzenia w żadnej formie ze środków NCN,

- kierownik projektu nie był promotorem/promotorem pomocniczym w jej przewodzie doktorskim,

- została wybrana w ramach otwartego konkursu, w którym kierownik projektu przewodniczył komisji rekrutacyjnej.

- wysokość środków na zatrudnienie nie przekracza kwoty 85 tys. zł rocznie

WAŻNE! Łączny okres zatrudnienia osób na stanowisku typu post–doc nie może przekraczać dwukrotności zaplanowanego czasu trwania projektu! Zatrudnienie jednej osoby na powyższym stanowisku nie może być krótsze niż 6 miesięcy.

2. wynagrodzenie dodatkowe: w przypadku gdy kierownik  posiada zatrudnienie w jednostce naukowej na czas nieoznaczony lub na czas oznaczony z terminem zakończenia tej umowy upływającym później niż 18 miesięcy od dnia zakończenia naboru wniosków w konkursie istnieje możliwość zaplanowania dla kierownika wynagrodzenia w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych. W projekcie indywidualnym będzie to kwota 4 tys. zł na każdy miesiąc realizacji projektu, w przypadku zaangażowania w projekcie większej ilości wykonawców kwota ta staje się kwotą maksymalną wynagrodzenia dla osoby pełniącej rolę kierownika projektu. Możliwa jest jednak częściowa rezygnacja z wynagrodzenia na rzecz zwiększenia puli środków na wynagrodzenia dla ewentualnych wykonawców.

Budżet wynagrodzeń dodatkowych przeliczany będzie w oparciu o ilość osób zaangażowanych w realizację projektu, w przypadku gdy kierownik projektu nie planuje swojego wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę w ramach budżetu wynagrodzeń etatowych, będzie to: 4 tys. zł w projekcie indywidualnym / 5 tys. zł dla dwóch osób / 6 tys. zł dla trzech osób / 7 tys. zł dla czterech lub więcej osób na każdy miesiąc realizacji projektu. W przypadku gdy kierownik projektu planuje swoje wynagrodzenie w ramach budżetu wynagrodzeń etatowych, będzie to 1 tys. zł dla jednej osoby /2 tys. zł dla dwóch osób/3 tys. zł dla trzech lub więcej osób na każdy miesiąc realizacji projektu.

Podane stawki należy pomnożyć przez okres realizacji projektu (w miesiącach); wyliczona w ten sposób kwota staje się maksymalnym budżetem środków finansowych, które kierownik projektu może przeznaczyć na wynagrodzenia w ramach projektu.

3. stypendium naukowe: budżet stypendiów naukowych na każdy miesiąc realizacji projektu w konkursie SONATA BIS 5 może wynosić co najwyżej 6 tys. zł. Stypendia są przyznawane w oparciu o Regulamin przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w projektach badawczych oraz regulaminie przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w ramach stypendiów doktorskich ETIUDA finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki.

W okresie pobierania stypendium młody naukowiec nie może pobierać wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji wykonawcy w projektach finansowanych ze środków NCN, a łączna kwota pobieranych przez wykonawcę stypendiów finansowanych ze środków NCN nie może przekraczać 3 tys. zł/mies.

4. bez wynagrodzenia: w przypadku osób, które zrezygnują z możliwości pobierania wynagrodzenia lub osób, które nie mogą zaplanować swojego wynagrodzenia z uwagi na zatrudnienie z puli wynagrodzeń etatowych ze środków innego projektu NCN.
5. Rodzaj stanowiska:
1. typu post-doc – pełnoetatowe stanowisko pracy (finansowane w ramach budżetu wynagrodzeń pełnoetatowych) przeznaczone dla osoby rozpoczynającej karierę naukową, która uzyskała stopień naukowy doktora nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie. Do okresu tego nie wlicza się urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego i urlopu wychowawczego udzielonych na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy albo pobierania zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji i leczenia;
2. typu doktorant – zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 r. (Dz. U. z 2012, poz. 572, z późn. zm.), pod pojęciem doktoranta należy rozumieć uczestnika studiów doktoranckich (stanowisko finansowane w ramach budżetu na stypendia naukowe lub budżetu wynagrodzeń dodatkowych);
3. pozostałe: dla wszystkich innych rodzajów stanowisk (stanowisko finansowane w ramach budżetu wynagrodzeń dodatkowych);
4. student: student studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych II stopnia, jak również student co najmniej 4 roku studiów stacjonarnych lub niestacjonarnych jednolitych studiów magisterskich (stanowisko finansowane w ramach budżetu na stypendia naukowe lub budżetu wynagrodzeń dodatkowych);
3. Czas pobierania wynagrodzenia  w projekcie (w miesiącach) – sumaryczna liczba miesięcy pobierania wynagrodzenia.

• Wykonawcę wprowadza się przez naciśnięcie guzika Dodaj wykonawcę oraz podanie wymaganych danych jw.

UWAGA! W polu Rola pełniona w projekcie NIE WOLNO podawać danych osobowych wykonawców (imię i nazwisko).

• Kolejność wykonawców w projekcie można ustawić dowolnie. W tym celu należy wcisnąć przycisk Ustaw kolejność i postępować zgodnie ze wskazówkami.

WAŻNE! W przypadku planowania stypendium naukowego należy zapoznać się z Regulaminem przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w projektach badawczych oraz regulaminem przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w ramach stypendiów doktorskich ETIUDA finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki.

• Stypendium może być zaplanowane tylko dla osób wymienionych w pkt. I. 2 regulaminu i musi mieścić się w przedziale 500-3000 zł miesięcznie.
• Stypendium musi być zaplanowane na okres 6-60 miesięcy.
• Stypendysta wybierany jest w drodze konkursu. Nie można więc zaplanować stypendium dla konkretnej osoby, kandydata nie można wymienić z imienia i nazwiska.

Ankietę dorobku naukowego wypełnia wyłącznie Kierownik projektu.

1. Planowany charakter udziału w realizacji projektu wypełniany jest automatycznie przez system na podstawie danych podanych przy wprowadzaniu nowego członka zespołu badawczego.
2. Podmiot wypełniany jest automatycznie przez system na podstawie danych podanych przy wprowadzaniu jednostki naukowej wskazanej jako miejsce realizacji projektu w zakładce – Wnioskodawca.
3. Dane osobowe należy wypełnić, używając przycisku Edytuj. PESEL nie jest wymagany po zaznaczeniu statusu obcokrajowiec: wówczas należy wprowadzić datę urodzenia oraz kraj pochodzenia.  Dane kontaktowe powinny być aktualne, a w przypadku ich zmiany kierownik projektu powinien niezwłocznie powiadomić NCN. Członkowie zespołu badawczego wskazują podmiot, z ramienia którego występują: dla podmiotów złożonych system wprowadza nazwę lidera (w przypadku kierownika) lub umożliwia wybór z listy zawierającej wnioskodawcę/lidera oraz partnerów (w przypadku wykonawcy); dla pozostałych podmiotów informacja wprowadzona jest automatycznie.
4. W przypadku Kierownika projektu należy dodatkowo odpowiedzieć na trzy pytania:

1) Kierownik projektu spełnia kryteria określone dla osoby rozpoczynającej karierę naukową, zgodnie z art. 2 pkt. 3 ustawy z 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki, tj. czy uzyskał stopień doktora nauk nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie;

2) Kierownik projektu jest w trakcie studiów doktoranckich? W przypadku odpowiedzi tak pojawia się dodatkowa zakładka Uczelnia doktoranta, w której należy wskazać jednostkę, w której kierownik projektu odbywa studia doktoranckie. Możliwy jest wybór jednostki z bazy OPI lub dodanie jednostki spoza bazy.

3) Czy w ostatnich pięciu latach przed złożeniem wniosku korzystał(a) Pani/Pan z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na zasadach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego i wychowawczego, udzielanych na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy lub pobierał zasiłek chorobowy lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji i leczenia? W przypadku odpowiedzi tak pojawia się pole, w którym należy wpisać liczbę miesięcy urlopu.

5. Dane adresowe należy wypełnić używając opcji Edytuj:
   • adres zamieszkania jest obowiązkowy w przypadku kierownika projektu,
   • adres do korespondencji.
6. Miejsca pracy w jednostkach naukowych i innych instytucjach związanych z nauką oraz zajmowane stanowiska wypełniane są automatycznie na podstawie danych dostępnych w  Bazie Nauki Polskiej. W przypadku gdy kierownik planuje swoje wynagrodzenie w ramach budżetu wynagrodzeń etatowych, a termin wygaśnięcia stosunku pracy przypada nie później niż 18 miesięcy od dnia zakończenia naboru wniosków, powinien przy aktualnie zajmowanym stanowisku pracy ująć taką informację.
7. Informacje o całkowitej liczbie cytowań oraz indeksie H wypełnia tylko kierownik projektu:
8. dla paneli ST i NZ – należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H. Jeżeli prace danej osoby nie są cytowane, należy wpisać 0 jako liczbę cytowań oraz 0 jako wartość indeksu H. Dane o dorobku naukowym (liczbie cytowań i indeksie Hirscha) dla paneli ST i NZ należy podawać wg Web of Science ™ Core Collection.
9. dla paneli HS – jeśli jest to możliwe należy podać łączną liczbę cytowań wszystkich dotychczasowych publikacji bez autocytowań oraz indeks H. Dla paneli HS dane o dorobku naukowym należy podawać wg. Web of Science ™ Core Collection lub Scopus. Dodatkowo dla paneli HS możliwe jest wybranie przycisku N/A, ale tylko w przypadku, gdy dane takie są niemożliwe do podania (np. jeśli osiągnięciem nie są publikacje, a dzieła artystyczne).Wartości pięcioletniego Impact Factor czasopism należy podawać za Journal Citation Reports (Thomson Reuters).

1. Szczegółowa ankieta dorobku kierownika projektu.

UWAGA! W tej sekcji dane mogą być wprowadzone jedynie w formularzu, przy pomocy edytora uruchamianego przyciskiem Edytuj;  nie jest możliwe załączenie ankiety w formacie PDF. Informacje należy podać w języku angielskim.

1. Przebieg kariery naukowej (Academic and Research Career) – należy przedstawić opis kolejnych stopni w karierze naukowej, podając nazwę uczelni, instytutu lub innej jednostki organizacyjnej, specjalność, datę uzyskania tytułu zawodowego, stopnia naukowego lub tytułu naukowego. W tej pozycji należy również podać informacje mogące mieć wpływ na przebieg kariery naukowej oraz osiągnięcia naukowe (dłuższe przerwy w karierze naukowej, informacje o urlopach macierzyńskich/wychowawczych oraz nazwiska (np. panieńskie) używane w publikacjach).
2. Dorobek naukowy (Publication Record) – należy przedstawić informacje o dorobku naukowym:
   • dla paneli ST i NZ należy podać od 1 do 10 najważniejszych (reprezentatywnych) prac opublikowanych w okresie ostatnich 5 lat przed zgłoszeniem wniosku. Publikacje powinny pochodzić z lat 2010-2015, wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku. Kolejne publikacje należy wprowadzić stosując przycisk Dodaj, a następnie wypełnić dane: autor/autorzy; tytuł; źródło (czasopismo, wydawnictwo itp.); rok wydania; aktualny pięcioletni Impact Factor (IF; jeśli czasopismo nie posiada IF – należy wpisać wartość zero); liczba cytowań bez autocytowań (jeśli podana publikacja nie ma cytowań – należy wpisać wartość zero). Po zapisaniu danych, w oknie głównym aplikacji, pod rekordem danej publikacji pojawi się przycisk Załącz plik. Najważniejszą publikację spośród zaprezentowanych w wykazie prac należy obowiązkowo dołączyć w formacie PDF.
   • dla paneli HS należy podać od 1 do 10 najważniejszych (reprezentatywnych) prac opublikowanych w okresie ostatnich 10 lat przed zgłoszeniem wniosku. Publikacje powinny pochodzić z lat 2005-2015, wcześniejsze publikacje nie będą brane pod uwagę podczas oceny dorobku. Kolejne publikacje należy dodać za pomocą przycisku Dodaj,  a następnie wypełnić dane: autor/autorzy; tytuł; źródło; rok wydania; jeśli jest to możliwe należy podać aktualny pięcioletni Impact Factor (IF) oraz podać liczbę cytowań bez autocytowań. Najważniejszą publikację spośród zaprezentowanych w wykazie prac należy obowiązkowo dołączyć w formacie PDF.
   • dorobek naukowy – sztuka (Scientific Achievements – Art) dla paneli HS i/lub nauk o sztuce: muzyka, sztuki plastyczne, teatr, film, należy podać do 10 najważniejszych dokonań artystycznych i artystyczno-naukowych o znaczeniu międzynarodowym i krajowym, np. autorstwo dzieła sztuki i jego publikacja (partytura, nagranie CD), reżyseria filmu, spektaklu teatralnego, operowego, rola pierwszoplanowa, autorstwo indywidualnej wystawy, udział w zagranicznym lub krajowym festiwalu o zasięgu międzynarodowym, kierownictwo artystyczne międzynarodowego przedsięwzięcia artystycznego).

Tytuły publikacji, nazwy periodyków lub monografii należy podać w języku oryginalnym (np. języku polskim, francuskim, niemieckim).

3. Projekty badawcze (Research Projects) należy przedstawić wyłącznie projekty, w których pełni/pełniło się rolę kierownika. Projekty, wyłonione w drodze konkursów ogólnokrajowych i/lub międzynarodowych. Projekty już zamknięte muszą być zakończone w okresie 5 lat przed zgłoszeniem wniosku (czyli w latach 2010-2015). Nie należy wymieniać projektów, które są/były finansowane ze środków na działalność statutową, ale te które są/były finansowane ze środków finansowych na naukę. Jeśli osoba wypełniająca ankietę nie realizowała wcześniej projektów, należy użyć przycisku Nie dotyczy. Realizowane projekty wprowadza się przyciskiem Dodaj, po czym należy podać w języku angielskim: charakter udziału w projekcie, tytuł projektu, numer projektu, źródło finansowania, wysokość finansowania (wraz z walutą), miejsce realizacji, lata realizacji oraz wykaz publikacji. Obowiązkowo dla każdego projektu należy podać wykaz najważniejszych publikacji będących efektem realizacji projektu.  Brak podanych publikacji będzie traktowany jako brak efektów realizacji projektów. Nie należy podawać publikacji niezwiązanych z przedstawianymi projektami, ani prac zgłoszonych do recenzji. W opublikowanych pracach musi być podane źródło finansowania. Informacje należy podać w języku angielskim, ale tytuły publikacji, nazwy periodyków lub monografii należy podać w języku, w którym się ukazały (np. języku polskim, francuskim, niemieckim).
4. Zbliżone zadania badawcze (Similar research tasks) powinna zawierać informację o zbliżonych tematycznie zadaniach badawczych zgłoszonych do finansowania w ramach aktualnych konkursów NCN przez kierownika projektu lub innych wykonawców projektu, będących w trakcie realizacji lub zakończonych w ramach finansowania z innych źródeł, w tym z NCN. Należy podać: tytuł i numer projektu, imię i nazwisko kierownika projektu, główne zadania badawcze oraz informację, czy projekt jest realizowany w ramach projektu NCN, złożony do konkursu NCN, finansowany poza NCN, a jeśli tak, to przez kogo; a także przedstawić wyjaśnienie zasadności finansowania zbliżonych, proponowanych zadań badawczych, a więc ewentualnych różnic pomiędzy wnioskiem już finansowanym a składanym do oceny. Celem podania tej informacji jest rozwianie wątpliwości dotyczących podwójnego finansowania badań.
5. Doświadczenie naukowe (Research Stays) powinna opisywać doświadczenie zdobyte w Polsce i za granicą w ciągu ostatnich 10 lat. Należy podać państwo, nazwę instytucji, rodzaj/charakter pobytu np. stypendium, fellowship, visting professor, oraz okres pobytu.
6. Wyróżnienia (Prizes/Awards) powinna zawierać najważniejsze międzynarodowe i prestiżowe polskie wyróżnienia wynikające z prowadzenia badań naukowych. Należy podać rodzaj wyróżnienia, miejsce i datę jego otrzymania.

WAŻNE! Jeżeli wypełnienie którejkolwiek części ankiety jest niemożliwe (np. kierownik projektu nie ma wyróżnień), należy w odpowiedniej zakładce napisać not applicable (N/A).

Informacje dodatkowe, inne niż wymagane w formularzu, nie będą oceniane.

9. Zakładka: PLAN BADAŃ – wypełniana w języku polskim i angielskim

W planie badań należy przedstawić zadania badawcze, które będą realizowane w ramach projektu.

Zadania badawcze to syntetyczny opis planowanych badań, kolejnych etapów w realizacji projektu. Zadania powinny być formułowane jasno, wyraźnie, jednoznacznie i konkretnie. Zadaniami badawczymi nie są czynności związane z  logistyką projektu, takie jak np. zakup aparatury, materiałów, prace redakcyjne, wyjazdy na konferencje, przygotowanie publikacji, itp.; są nimi natomiast analiza i opracowanie wyników badań.

Plan badań otwiera się przyciskiem Edytuj. Kolejne zadania wpisuje się po naciśnięciu przycisku Dodaj zadanie; zadania można usunąć przyciskiem U (usuń).

Dla każdego zadania badawczego należy sprecyzować:

1. Nazwę zadania badawczego (w języku polskim i angielskim)
2. Opisy poszczególnych zadań badawczych charakteryzujących kolejne etapy realizacji projektu wpisywane w języku polskim i angielskim muszą być tożsame.
3. W przypadku podmiotu złożonego należy dodatkowo wskazać, który z podmiotów wchodzących w jego skład będzie realizował dane zadanie badawcze, wybierając z listy zawierającej wnioskodawcę/lidera oraz partnerów. W przypadku pozostałych podmiotów, zakładka Podmiot realizujący zostanie wypełniona automatycznie przez system.

10. Zakładka: KOSZTORYS (w przypadku podmiotów złożonych: KOSZTORYS ZBIORCZY – wszystkie opisy wypełniane w języku angielskim.

WAŻNE! Naukowcy, którzy chcą złożyć wniosek w konkursach NCN ogłaszanych od 15 czerwca 2015 r. – MAESTRO7, HARMONIA7 i SONATA BIS 5 muszą przygotować kosztorys projektu zgodnie z nowymi wytycznymi Rady NCN: Koszty w projektach finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki. Należy pamiętać, iż w kosztorysie umieszczać można tylko koszty, które mieszczą się w kategorii kosztów kwalifikowalnych dla danej pozycji kosztorysu (czyli przykładowo nie można umieszczać pozycji z kategorii kosztów pośrednich w części poświęconej kosztom bezpośrednim).

 Zachęcamy również do zapoznania się z dokumentem Koszty w projektach – przewodnik dla wnioskodawców.

Kosztorys określa wysokość środków planowanych na realizację projektu w kolejnych latach kalendarzowych, przez cały okres realizacji projektu (36 lub 48 lub 60 miesięcy). W konkursie SONATA BIS 5 nie ma ograniczenia limitu środków, które można przeznaczyć na dany rok kalendarzowy. Należy dostosować się do limitów finansowych określonych w warunkach konkursu dotyczących np. wysokości kosztów pośrednich, limitu środków na wynagrodzenia, dopuszczalnych kosztów aparatury naukowo-badawczej. Generator wniosków w OSF nie daje możliwości sprawdzenia poprawności wszystkich danych (nie blokuje niepoprawnych formuł), dlatego należy je uważnie zweryfikować. Część z nich można jednak sprawdzać, używając linku Sprawdź kompletność w górnej tabeli informacyjnej wniosku.

Jednostka jest zobowiązana do uzgodnienia z kierownikiem projektu zagospodarowania co najmniej 25% wartości kosztów pośrednich. Forma porozumienia pomiędzy kierownikiem i jednostką powinna być ustalona na początku realizacji projektu.

Należy pamiętać, że w ramach konkursu możliwe jest wnioskowanie o zakup aparatury naukowo-badawczej, przy czym jednostkowy koszt zakupu aparatury nie może przekraczać wartości odpowiednio 500 tys. zł w dziale nauk ścisłych i technicznych (ST) i w dziale nauk o życiu (NZ) oraz 150 tys. zł w dziale nauk humanistycznych, społecznych i o sztuce (HS).

Kwoty należy podawać w pełnych złotych. Podane kwoty powinny zawierać VAT (o ile jest on kwalifikowalny). Stawki wynagrodzeń należy podawać w kwotach brutto brutto, zwracając uwagę na ich zgodność z wyznaczonymi limitami w poszczególnych konkursach.

Przedstawiony w projekcie kosztorys powinien być skalkulowany precyzyjnie i realistycznie, nie może być ani przeszacowany, ani niedoszacowany, każda pozycja w kosztorysie musi być racjonalnie i przekonująco uzasadniona. Kosztorys jest rygorystycznie oceniany przez Zespół Ekspertów i może być powodem niezakwalifikowania projektu do finansowania. Jakakolwiek korekta proponowanego przez wnioskodawcę kosztorysu nie jest możliwa, co oznacza, że zakwalifikowane projekty są finansowane w całości wnioskowanej kwoty.

Na koszty projektu składają się koszty bezpośrednie i koszty pośrednie.

•     Koszty bezpośrednie są to koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu: koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, koszty aparatury oraz inne koszty bezpośrednie, np. koszty podróży, konferencji, materiałów, odczynników, usług obcych,

•     Koszty pośrednie są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego. Koszty pośrednie mogą wynosić maksymalnie 20% wysokości kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem „Kosztów aparatury naukowo-badawczej, urządzeń i oprogramowania”.

Zestawienie planowanego dofinansowania z Narodowego Centrum Nauki wypełniają jedynie osoby fizyczne składające wniosek do NCN. Dla pozostałych wnioskodawców zawartość tabeli wypełnia się automatycznie po wypełnieniu zakładki Kosztorys – podmioty. W przypadku wniosków składanych przez podmioty złożone, koszty wynikają z kosztów podanych w kosztorysach poszczególnych podmiotów.

Koszty przedstawione w kosztorysie należy uzasadnić w części Kalkulacja poszczególnych pozycji kosztorysu, wypełniając w języku angielskim wszystkie zakładki. Wszystkie planowane wydatki powinny być uzasadnione merytorycznie, logicznie, klarownie i zwięźle; w taki sposób, żeby wpisywane treści były zrozumiałe nie tylko dla autora wniosku, ale – zwłaszcza – dla oceniających ekspertów. Nie wystarczy np. w zakładce Wynagrodzenia/zakres prac wykonywanych w projekcie opisać obowiązków kierownika jako kierowanie projektem badawczym.

Pole „Number of Investigators” (liczba wykonawców) oraz „The number of individuals to constitute the basis for the calculation of additional remuneration budget” (liczba osób stanowiąca podstawę do obliczenia budżetu wynagrodzeń dodatkowych) zostanie wypełniona automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w zakładce: „Kierownik projektu / wykonawcy”.

1. Wszystkie osoby otrzymujące wynagrodzenie w ramach projektu powinny być uwzględnione w kosztorysie. Zakładka: Wynagrodzenia (Investigator/Staff Costs) powinna precyzować:
   • Liczbę wykonawców projektu, przenoszoną automatycznie przez system z sekcji Informacje ogólne.
   • Dla każdej osoby należy podać:
     • Charakter udziału  w projekcie/Typ i rodzaj stanowiska/Forma zatrudnienia w projekcie (Nature of contribution in the project /Position) –  wypełnia się automatycznie na podstawie danych z sekcji Kierownik projektu/Wykonawcy;
     • Podmiot zatrudniający (Employing entity) wypełnia automatycznie system;
     • Zakres prac wykonywanych w projekcie (Scope of work within individual project tasks) zwięzły, ale wyczerpujący opis funkcji, jaką dana osoba będzie pełnić w projekcie);
     • Czas pobierania wynagrodzenia  w projekcie (Project-related remuneration period months) w miesiącach – system wypełnia automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w sekcji: Kierownik projektu/Wykonawcy;
     • Całkowite planowane wynagrodzenie w projekcie [Total salary cost on grant (PLN)] – w przypadku gdy przekracza ono limit zalecany przez NCN, pojawia się przycisk Edytuj uzasadnienie, gdzie należy wyjaśnić, dlaczego dana osoba miałaby otrzymywać wyższą kwotę wynagrodzenia od zalecanej. Uzasadnienie to podlega ocenie przez Zespół Ekspertów wraz z oceną kosztorysu i w przypadku niewystarczającego uzasadnienia lub jego braku kosztorys może zostać zakwestionowany.

Suma wnioskowanych wynagrodzeń w tabeli Wynagrodzenia musi być równa całkowitym kosztom wynagrodzeń ujętym w tabeli Zestawienie planowanego dofinansowania z NCN (wiersz: Wynagrodzenia wraz z pochodnymi). W przypadku błędu system wygeneruje komunikat o niezgodności.

2. W zakładce: Aparatura (Planned Equipment), przyciskiem Dodaj, tworzy się wykaz planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej. Przypominamy, że wartość pojedynczego aparatu naukowo-badawczego finansowanego ze środków NCN nie może przekraczać kwoty 150 tys. zł w dziale HS oraz 500 tys. zł w dziale ST i NZ.

Aparatura naukowo-badawcza(wg definicji GUS) rozumiana jest jako zestaw/zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych (zazwyczaj wyższych o kilka rzędów dokładności pomiaru w stosunku do typowej aparatury stosowanej dla celów produkcyjnych lub eksploatacyjnych), która zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości obowiązującymi w podmiocie realizującym projekt zaliczana jest do środków trwałych. Zakup aparatury naukowo-badawczej nie może być głównym celem projektu.

W tej pozycji należy również ująć Inne urządzenia niespełniające definicji aparatury naukowo-badawczej, które zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości obowiązującymi w podmiocie realizującym projekt zaliczane są do środków trwałych.

W tej sekcji wykazywane jest też zakupione na potrzeby projektu Oprogramowani, które zgodnie z zasadami (polityką rachunkowości) obowiązującymi w podmiocie realizującym projekt zaliczane jest do wartości niematerialnych i prawnych. Wartość aparatury naukowo- badawczej ustala się zgodnie z ustawą o rachunkowości i obejmuje ona m.in.: koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, instalacji/montażu, cła i podatku akcyzowego oraz wartość oprogramowania, jeżeli jest traktowane jako część składowa aparatury.

Wprowadzić należy:

• nazwę aparatury naukowo-badawczej (w języku polskim oraz w języku angielskim);
• merytoryczne uzasadnienie – przeznaczenie aparatury, uzasadnienie konieczności zakupu (w języku angielskim);
• podmiot realizujący zakup (dla podmiotu złożonego należy wskazać nazwę podmiotu realizującego zakup i dokonującego jego odpisów amortyzacyjnych w okresie realizacji projektu/ dla pozostałych podmiotów wypełniany automatycznie przez system);
• planowany rok zakupu;
• koszt jednostkowy w zł;
• liczbę (sztuk);
• koszt całkowity (wyliczany jest automatycznie poprzez przemnożenie kosztu jednostkowego i liczby kupowanych sztuk);
• wnioskowane dofinansowanie z NCN (zł).

Kolejność pozycji aparaturowych można ustawić dowolnie. W tym celu należy wcisnąć przycisk Ustaw kolejność i postępować zgodnie ze wskazówkami.

3. W zakładce: Inne koszty (Other costs) (w języku angielskim). W tym miejscu wskazuje się i uzasadnia kwoty przeznaczone na sfinansowanie innych kosztów realizacji projektu oraz powiązanie tych kosztów z planowanymi badaniami. Takimi kosztami są m. in. zakup środków nietrwałych (np. odczynników), zlecanie części badań podmiotom zewnętrznym (np. wykonanie badań ankietowych na wskazanej populacji). UWAGA: Koszty związane z obsługą administracyjną projektu nie powinny być umieszczone w zakładce Inne koszty, pokrywa się je z kosztów pośrednich.
   
   1. Materiały (Materials): zakup środków nietrwałych (np. odczynników), przeznaczonych do bezpośredniego zużycia przy realizacji projektu oraz drobnego sprzętu laboratoryjnego i biurowego niezaliczanego do środków trwałych, w tym m.in.: surowce, półprodukty, odczynniki, materiały biurowe, artykuły piśmiennicze, drobny sprzęt laboratoryjny, sprzęt informatyczny/biurowy (np. komputer, drukarka, skaner, monitor, kserokopiarka), inne urządzenia, o ile zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości podmiotu realizującego nie są zaliczane do środków trwałych
   2. Usługi obce (Outsourcing and subcontracting): Koszty dotyczące usług nabywanych od podmiotów zewnętrznych (instytucjonalnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą), w tym m.in.:

• koszty zakupu usług badawczych (analizy laboratoryjne, opracowania statystyczne, badania ankietowe itp.),
• koszty zakupu innych usług specjalistycznych niezbędnych dla prawidłowej realizacji projektu (korekty językowe, usługi edytorskie, graficzne, doradcze, monitoringowe itp.),
• koszty usług pocztowych, kurierskich lub transportowych bezpośrednio związanych z realizacją konkretnego zadania badawczego,
• koszty wynajmu sali, cateringu itp. niezbędne do prowadzenia realizacji zadań badawczych z udziałem osób badanych.
  
  3. Wyjazdy służbowe (Travel and subsistence costs): Koszty wyjazdów służbowych członków zespołu badawczego, w tym m.in.:

• koszty udziału w seminariach / konferencjach związanych z tematyką projektu,
• koszty wyjazdów (w tym delegacji) niezbędnych dla realizacji projektu np. kwerendy, badania terenowe itp.

Koszty wyjazdów służbowych obejmują:

• diety i zwrot kosztów podróży na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 775§ 2 Kodeksu pracy,
• ubezpieczenie osobowe,
• opłaty konferencyjne,
• inne uzasadnione i niezbędne do realizacji projektu koszty takie jak: wizy, koszty wymaganych szczepień itp.
  
  4. Wizyty i konsultacje (Visits and consultations): Koszty przyjazdów/wizyt współpracowników zewnętrznych i/lub konsultantów oraz koszty spotkań. W tej kategorii kwalifikowalne są wyłącznie koszty osobowe w postaci diet, zwrotu kosztów podróży i noclegów.
  5. Inne koszty (Other costs): Inne koszty, niemieszczące się w pozostałych kategoriach, w tym koszty upowszechniania wyników.

• koszty zakupu danych / baz danych lub dostępu do nich,
• specjalistyczne publikacje / pomoce naukowe i fachowe,
• koszty publikacji wyników badań (o ile spełniają warunki określone w umowie)
  
  6. Wykonawcy zbiorowi (Collective investigators): Ujęte zbiorczo koszty gratyfikacji dla osób o jednorodzajowym zakresie obowiązków (np. ankieterzy oraz uczestnicy badań). Minimalna liczba takich wykonawców to 5 osób. Należy przedstawić szczegółowy kosztorys, w tym cel poniesienia wydatków i łączny koszt, oraz liczbę osób otrzymujących świadczenia, wartość świadczeń jednostkowych i formę świadczeń (pieniężna, rzeczowa).

UWAGA! Koszty związane z obsługą administracyjną projektu nie powinny być umieszczone w zakładce Inne koszty, pokrywa się je z kosztów pośrednich.

W przypadku wniosków składanych przez podmioty złożone, wymagane dane należy podać z podziałem dla tych poszczególnych podmiotów. Podziału danych ze względu na podmioty należy dokonać samodzielnie w polu tekstowym.

4. Zakładka: Opis koniecznych kompetencji wykonawców projektu (Investigators qualifications), została wprowadzona w miejsce już nieistniejącej, a dokładnie „Procedury Zatrudnienia (Recruitment procedure)”. W tej sekcji kierownik projektu będzie miał możliwość przedstawienia kwalifikacji wymaganych od badaczy zaangażowanych do realizacji projektu, co pozwoli dodatkowo ocenić poziom naukowy planowanych badań i możliwość ich realizacji przez kierownika projektu oraz wykonawców.

Wszystkie informacje należy przedstawić wyłącznie w języku angielskim. Zwracamy szczególną uwagę na przestrzeganie regulacji dotyczących kwalifikowalności kosztów zawartych w dokumencie Koszty w projektach badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki.

UWAGA! Koszty związane z obsługą administracyjną projektu nie powinny być umieszczone w zakładce Inne koszty, pokrywa się je z kosztów pośrednich.

11. Zakładka: KOSZTORYS – PODMIOTY

Ta część formularza nie jest aktywna, jeżeli wnioskodawcą jest osoba fizyczna. W przypadku podmiotów innych niż złożone, zakładka zawiera tabelaryczne Zestawienie planowanego dofinansowania z Narodowego Centrum Nauki. W przypadku podmiotów złożonych, zakładka składa się z podsekcji odpowiadających każdemu z podmiotów wchodzących w skład podmiotu złożonego. Podmioty złożone wypełniają rubryki odpowiadające każdemu z podmiotów wchodzących w skład podmiotu złożonego.

Należy podać, z rozbiciem na kolejne lata kalendarzowe: koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, koszty aparatury, inne koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. Koszty realizacji projektu ogółem stanowią sumę powyższych kosztów dla poszczególnych lat kalendarzowych.

Wnioskodawcy wypełniają Zestawienie planowanego dofinansowania z NCN  przyciskiem Edytuj. W przypadku podmiotów złożonych system wymaga wypełnienia kilku osobnych tabel, po jednej dla każdego podmiotu wskazanego w sekcji Wnioskodawca oraz w sekcji Partnerzy.

12. Zakładka: OŚWIADCZENIA

Przed wypełnieniem tej sekcji należy wypełnić sekcję Wnioskodawca.

Sekcja Oświadczenia zawiera tylko te oświadczenia, w których należy podać i/lub zweryfikować specyficzne dane wprowadzane do treści oświadczeń. Komplet wymaganych oświadczeń dostępny jest do wglądu poprzez opcję wydruku wniosku. Należy zapoznać się z treścią wszystkich oświadczeń, składanych przez kierownika oraz osobę/osoby reprezentującą/-e jednostkę składającą projekt.

W sekcji Oświadczenia kierownik deklaruje, czy ubiega się o finansowanie zadań badawczych objętych wnioskiem również z innych źródeł. Jeśli tak, musi szczegółowo to opisać. W przypadku zaakceptowania wniosku do finansowania przez NCN i innego grantodawcę, Wnioskodawca musi wybrać jedno źródło finansowania. Jeśli podczas rozpatrywania wniosku w NCN wniosek uzyska finansowanie z innego źródła, wnioskodawca zobowiązany jest wycofać wniosek z konkursu NCN.

W sekcji Oświadczenia kierownik projektu deklaruje, czy proponowane badania wymagają specjalnej zgody odpowiedniej komisji np. komisji bioetycznej. Jeśli badania będą nasuwać wątpliwości etyczne, kierownik może je wyjaśnić w oknie: Opis działań podjętych w celu zapewnienia wykonywania badań zgodnie z zasadami dobrej praktyki w danej dziedzinie/dyscyplinie naukowej (maks. 2,5 tys. znaków ze spacjami). Należy wówczas przedstawić numery uzyskanych zgód lub wyjaśnić, dlaczego zgoda nie jest konieczna. Wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku kopii właściwych zgód, natomiast będąc świadomy odpowiedzialności karnej oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

Oświadczenie podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy, o zakresie zaangażowania w realizację tego projektu jest to informacja o udzielanym wsparciu kierownikowi projektu przez jednostkę, w której będzie wykonywany projekt. Należy sprecyzować, czy i jakie zatrudnienie oferuje jednostka kierownikowi i jego współpracownikom, jakie zapewnia pomieszczenia, aparaturę naukowo-badawczą i obsługę administracyjno-finansową oraz podać inny wkład jednostki w realizację projektu badawczego. Powyższe informacje zostaną ocenione przez Ekspertów. Opis należy wprowadzić po angielsku (przycisk Edytuj). Nie powinien on przekraczać 2 stron zdefiniowanego maszynopisu. W wersji drukowanej oświadczenie musi zostać podpisane przez osobę/osoby reprezentujące jednostkę, w której będzie realizowany projekt.

Wnioskodawca nie musi dołączać do wniosku kopii właściwych zgód, natomiast będąc świadomy odpowiedzialności karnej oświadcza, że zadania nimi objęte będą wykonywane dopiero po ich uzyskaniu.

13. Zakładka: SKRÓCONY OPIS PROJEKTU BADAWCZEGO

Przypominamy, że w pierwszym etapie merytorycznej oceny wniosku oceniany jest jedynie  formularz i skrócony opis projektu. Na tym etapie szczegółowy opis projektu badawczego nie będzie dostępny dla ekspertów. W związku z tym opis skrócony powinien zawierać wszystkie istotne informacje o projekcie, przedstawione w sposób merytoryczny, logiczny i jasny. Skrócony opis musi być przygotowany w taki sposób, żeby był zrozumiały nie tylko dla bardzo wąskiego grona ekspertów w konkretnej, ściśle zdefiniowanej dziedzinie, której dotyczy dany projekt, ale tak, żeby mógł być oceniony przez szersze grono Ekspertów zajmujących się pokrewnymi dziedzinami. W opisie należy unikać ogólników oraz wyrażeń typu: wydaje się, że …., warto przeanalizować, projekt może… itp.; język opisu powinien być staranny.

Przypominamy również, że skrócony opis nie może być identyczny ze streszczeniem projektu. Dla wszystkich paneli wymagana jest jedynie wersja polskojęzyczna. Objętość skróconego opisu wraz z literaturą nie może przekroczyć 5 stron zdefiniowanego maszynopisu (objętość tekstu jest weryfikowana na poziomie pliku PDF wygenerowanego z systemu lub dołączonego do wniosku).

Skrócony opis  można sporządzić na dwa sposoby:

1. Bezpośrednio w formularzu w systemie OSF: do kolejnych zakładek wpisuje się żądaną treść. Zakładki otwiera się przyciskiem Edytuj, a wpisany tekst zapisuje przy pomocy przycisku Zapisz w każdym oknie.
2. W osobnym pliku, który należy załączyć do wniosku. Jedynym akceptowanym formatem jest PDF. Tekst pliku musi mieć taką samą strukturę jak treść, która byłaby wpisana do zakładek w formularzu. Musi więc zawierać następujące punkty:
   • cel naukowy – opis problemu, którego rozwiązania podejmuje się wnioskodawca, hipotezy badawcze;
   • znaczenie projektu – dotychczasowy stan wiedzy, uzasadnienie podjęcia problemu badawczego, uzasadnienie nowatorskiego charakteru badań, znaczenie wyników projektu dla rozwoju danej dziedziny i dyscypliny naukowej oraz rozwoju cywilizacyjnego;
   • koncepcja i plan badań – ogólny plan badań, szczegółowe cele badawcze, wyniki badań wstępnych;
   • metodyka – sposób realizacji badań, metody, techniki i narzędzia badawcze, metody analizy i opracowania wyników, urządzenia i aparatura wykorzystywane w badaniach;
   • powołanie zespołu – uzasadnienie powołania nowego zespołu naukowego. Należy opisać na czym polega odrębność nowo powstałej grupy, na jakich zasadach będą rekrutowane nowe osoby;
   • literatura.

UWAGA! Przed sporządzeniem opisu w odrębnym pliku prosimy otworzyć poszczególne zakładki w systemie i przeczytać krótkie wyjaśnienia dotyczące treści żądanej w każdym punkcie.

14. Zakładka: SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU

Przypominamy, że w drugim etapie merytorycznej oceny wniosku oceniany jest jedynie formularz i szczegółowy opis projektu. Szczegółowy opis projektu badawczego należy przygotować w języku angielskim dla wszystkich paneli (HS, ST i NZ).

Objętość szczegółowego opisu wraz z literaturą nie może przekroczyć 15 stron zdefiniowanego maszynopisu (objętość tekstu jest weryfikowana na poziomie pliku PDF wygenerowanego z systemu lub dołączonego do wniosku).

Szczegółowy opis można sporządzić na dwa sposoby, analogicznie jak skrócony:

1. Bezpośrednio w formularzu w systemie OSF: do kolejnych zakładek wpisuje się żądaną treść. Zakładki otwiera się przyciskiem Edytuj, a wpisany tekst zapamiętuje przyciskiem Zapisz w każdym oknie.
2. W osobnym pliku, który należy załączyć do wniosku. Jedynym akceptowanym formatem jest PDF. Tekst pliku musi mieć taką samą strukturę jak treść, która byłaby wpisana do zakładek w formularzu. Musi więc zawierać następujące punkty:
   • objective:   scientific problem aimed to be solved by the proposed project, project scientific hypotheses;
   • significance: state of the art, justification for tackling specific scientific problems by the proposed project, pioneering nature of the project, the impact of the project results on the development of the research field and scientific discipline, economic and societal impact;
   • work plan: outline of the work plan, critical paths, state of pre-existing and initial research indicating feasibility of research objectives;
   • methodology: underlying scientific methodology, data reduction and treatment schemes, type and degree of access to the equipment to be used in the proposed research;
   • appointing a new scientific team – justification;
   • literature references.

UWAGA! Przed sporządzeniem opisu w odrębnym pliku prosimy otworzyć poszczególne zakładki w systemie i przeczytać krótkie wyjaśnienia dotyczące treści żądanej w każdym punkcie.

15. Zakładka: ZAŁĄCZNIKI

W tej zakładce system podaje listę załączników, które należy dodać do drukowanej wersji wniosku oraz przekazać do systemu OSF (przycisk: Załącz plik). Lista załączników zależy od treści wniosku.

Załącznik nr 1 – wyłącznie w wersji elektronicznej wniosku

Podmiot niebędący osobą fizyczną nieotrzymujący dotacji na działalność statutową z budżetu nauki przekazuje w formie pisemnej informacje dotyczące:

1. badań naukowych zrealizowanych w tej jednostce w ostatnich 2 latach przed złożeniem wniosku wraz z wykazem publikacji afiliowanych w podmiocie wnioskującym/ realizującym.
2. aparatury naukowo-badawczej i innego wyposażenia umożliwiającego prowadzenie badań naukowych.

UWAGA! Osoba fizyczna podaje w tym punkcie dane instytucji, w której zamierza realizować projekt.

Załącznik nr 2 – wyłącznie w wersji elektronicznej wniosku

Podmioty złożone przekazują w wersji elektronicznej potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o utworzeniu konsorcjum naukowego, sieci naukowej, centrum naukowo-przemysłowego, centrum naukowego Polskiej Akademii Nauk, centrum naukowego uczelni. Zakres danych wymaganych w umowie o utworzeniu konsorcjum został określony przez Narodowe Centrum Nauki, w sekcji „Dla wnioskodawców” na stronie internetowej Centrum pod linkiem ZAKRES DANYCH UMOWY KONSORCJUM.

Załącznik nr 3 – wyłącznie w wersji papierowej wniosku

Każdy wnioskodawca przekazuje Oświadczenie o niewystępowaniu pomocy publicznej wraz z kwestionariuszem wyłącznie w wersji papierowej. Nie ma możliwości załączenia tego dokumentu w systemie OSF w sekcji Załączniki (Załącznik nr 3).

W szczególnych sytuacjach mogą być wymagane dodatkowe załączniki, np. zaświadczenie o urlopie macierzyńskim/wychowawczym/ojcowskim etc.

Zakres wymaganych podpisów na wniosku w wersji papierowej:

1. W przypadku wnioskodawcy będącego osobą fizyczną wersję papierową wniosku podpisuje wyłącznie wnioskodawca. Oświadczenie podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy, o zakresie zaangażowania w realizację tego projektu podpisuje(ą) osoba(y) uprawniona(e) do reprezentacji podmiotu.
2. W przypadku wnioskodawcy niebędącego osobą fizyczną np. jednostka naukowa, wersję papierową wniosku podpisuje osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu (Rektor/Prorektor ds. nauki).

W przypadku wnioskodawcy będącego podmiotem złożonym wersję papierową wniosku podpisują osoby reprezentujące wnioskodawcę (lidera) i wszystkie podmioty wchodzące w skład podmiotu złożonego.